Digital vernetzte Prozesse schaffen Mehrwerte
Welche Anwendungen, Ergänzungen und Erweiterungen pds künftig in seine Software integriert
pds integriert künftig unterschiedliche Cloud-Dienste in seine Handwerkersoftware. (AVNSURESH, pixabay.com)
Formulare lassen sich mit dem Cloud-Dienst „Offpaper“ als Ergänzung zur Handwerkersoftware von pds erstellen. Programmierkenntnisse bedarf es dafür nicht. (pds GmbH, Offpaper Screenshot)
Die KI-Telefonassistenz „Hey Telo“ erfasst eingehende Anrufe in einem Telefonprotokoll und legt diese Daten in der „pds Software“ ab. (pds GmbH, Hey Telo Screenshot)
Mit Jobcluster als weiteren Ergänzung können Handwerksbetriebe Stellenanzeigen schalten, Bewerbungen managen oder Mitarbeiterempfehlungen einholen. (pds GmbH, Jobcluster Screenshot)
Die digitale Transformation in SHK- und Gebäudetechnikbetrieben schreitet voran – und mit ihr die Ansprüche an moderne IT-Infrastrukturen und vernetzte Systeme. Der Rotenburger Spezialist für cloudfähige Handwerkersoftware und Apps, die pds GmbH, bietet auf Grundlage integrierter Schnittstellen (REST-API) und Multi-Cloud-Diensten1, zusätzliche Ergänzungen und Erweiterungen zur eigenen Handwerkersoftware. Wie sich damit bisher analoge Abläufe digitalisieren lassen.
Die Anforderungen an moderne SHK- und Gebäudetechnikbetriebe steigen kontinuierlich: Mehr Effizienz, weniger Papier, schnellerer Informationsfluss und rechtssichere Dokumentation sind längst keine Kür mehr, sondern Voraussetzung, um im Wettbewerb zu bestehen. Gleichzeitig wächst die Erwartungshaltung der Kunden an digitale Angebote: Vom Konfigurator auf der Webseite bis zum Auftragsbeleg in Echtzeit. Damit Handwerksbetriebe eine durchgängige und vernetzte IT-Landschaft nutzen, auf neue Anforderungen reagieren und mit branchenspezifischen Software-Werkzeugen flexibel wachsen können, bieten Multi-Cloud-Dienste Lösungen, um die zentrale Handwerker-Software von pds gezielt erweitern zu können. Diese digitalen Bausteine werden über Schnittstellen (REST-API) angebunden.
Im Mittelpunkt stehen dabei keine voneinander getrennten Soft wareanwendungen, sondern die intelligente Vernetzung digitaler Dienste über diese Schnittstelle mit der REST-API-Technologie. Ob mit KI-Telefonassistenzen, im Bewerbermanagement, bei Formularen oder im Verkaufsprozess vor Ort: Multi-Cloud-Dienste können den bestehenden Leistungsumfang der „pds Software“ ergänzen, wo betriebliche Prozesse bisher nicht vernetzt oder unstrukturiert ablaufen. Diese Dienste kommunizieren mit der Handwerkersoftware im Hintergrund und tauschen Daten automatisch aus – ganz ohne händische Importe oder Eingaben. So lassen sich sogenannte Medienbrüche vermeiden.
Formulare digitalisieren
Ein Beispiel: Die Lösung „Off paper“ ermöglicht es, digitale Formulare selbst zu gestalten – auch ohne Programmierkenntnisse. Checklisten, Prüfprotokolle oder Übergabeberichte lassen sich per Drag and Drop zusammenstellen, mobil ausfüllen und direkt in der digitalen Projektakte oder im Servicerücklauf der Handwerkersoft ware speichern. Dabei gibt es die Möglichkeit, die Berichte auch individuell zu gestaltet, zum Beispiel mit dem eigenen Firmenlogo. Auf Wunsch können sie auch automatisiert an den Kunden – oder weitere beteiligte Kollegen und Geschäftspartner – per Mail versendet werden.
Neben der Ablage von PDF-Berichten lassen sich die Daten aus „Offpaper“ auch automatisiert in Felder der „pds Software“ übertragen, um Folgeabläufe anzustoßen. Der gesamte Erfassungs- und Dokumentationsprozess läuft somit strukturiert und frei von Medienbrüchen. Das sorgt für mehr Transparenz, etwa bei Projektaufnahmen oder der Nachweispflicht gegenüber Auftraggebern. Gleichzeitig spart es auch Zeit im Büro.
KI-Telefonassistenz „Hey Telo“
Ein weiteres Beispiel für einen Multi-Cloud-Dienst sind Anbieter von Telefon-KI-Lösungen. Einer davon ist „Hey Telo“. Die KI-basierte Telefonassistenz kann eingehende Anrufe automatisch entgegennehmen, Kundenanliegen erfassen und diese strukturiert als Aufgabe oder Serviceauftrag in der Handwerkersoftware von pds anlegen. So geht kein Anruf verloren – auch bei hohem Aufkommen, im Notdienst oder außerhalb der Geschäftszeiten. Über die REST-API werden vorhandene Kundendaten identifiziert, relevante Informationen wie Problemstellung, Einsatzort und Kontaktdaten übernommen und in den digitalen Prozess überführt.
Mit der erweiterten Integration erhalten Monteure nach dem Gespräch automatisch eine Zusammenfassung des Anliegens – telefonisch sowie ergänzend schriftlich, beispielsweise per WhatsApp inklusive Serviceauftragsnummer. Parallel steht der angelegte Serviceauftrag im Auftragspool der Service-App zur Übernahme bereit. Dadurch profitieren Handwerksbetriebe von dokumentierten Anfragen, weniger manueller Weitergabe, einer spürbaren Entlastung im Tagesgeschäft und einem durchgängigen Ablauf vom telefonischen Erstkontakt bis zur mobilen Abarbeitung – ohne Medienbrüche und doppelte Erfassung.
Digitales Recruiting
Auch das Recruiting in Handwerksunternehmen wird durch einen Multi-Cloud-Dienst gezielt unterstützt. Die Softwarelösung von Jobcluster gestattet es Anwendern, Stellenangebote automatisiert über zahlreiche Recruiting-Plattformen hinweg zu veröffentlichen und Bewerbungen zentral zu verwalten. So können Fachhandwerksbetriebe mit ihren Ausschreibungen mehr qualifizierte Fach- und Führungskräfte für ihren Betrieb erreichen – zum Beispiel bei der Arbeitsagentur, auf Stepstone, Social Media und mit einer verbesserten Sichtbarkeit in der Google-Suche.
Mit dem Karriereportal-Plugin von Jobcluster für die Unternehmenswebseite können Betriebe Bewerbern einen Einblick in das Unternehmen geben und offene Stellen veröffentlichen. Ist das Plugin in die Webseite eingebunden, werden alle Stellen aus Jobcluster automatisch auch dort angezeigt – mobil optimiert und DSGVO-konform. Alle in dem Prozess gewonnenen und relevanten Informationen werden an die Personalakte und den Personenstamm in der „pds Software“ automatisch weiter gegeben.
Digitales Kassensystem für Verkauf und Ausstellung
Für den Verkauf vor Ort ergänzt das digitale Kassensystem „Flour“ die Handwerkersoftware von pds. Kundendaten, Artikelkataloge, Lagerbewegungen oder Lieferscheine werden automatisch synchronisiert – vom Verkauf in der Ausstellung bis in die Buchhaltung. So entstehen durchgängig digitale Prozesse, die nicht nur effizienter, sondern auch kundenfreundlicher sind.
Wir sind ständig im Gespräch mit unterschiedlichsten Lösungsanbietern – von Spezialsoftware für das SHK-Handwerk bis hin zu innovativen KI-Services“, erklärt Bastian Kohlmeyer, Head of Product Growth bei pds. „Über die integrierte REST-API können unsere Kunden individuelle Anforderungen und Integrationen so umsetzen, dass sie wirklich einen Mehrwert im Alltag schaffen – nicht nur technisch sauber, sondern auch praxisnah in den Prozessen. So entsteht ein digitales Fundament, auf dem moderne SHK- und Gebäudetechnikbetriebe zukunftssicher arbeiten können.“ Mit den Multi-Cloud-Diensten in Ergänzung zur „pds Software“ gelinge dieser Prozess nicht nur strukturiert, sondern vor allem praxisnah.
Autorin: Sarah Tietjen, Head of Marketing der pds GmbH pds.de
1) Multi-Cloud bezeichnet Cloud-Dienste verschiedener Anbieter innerhalb einer IT-Infrastruktur. In diesem Fall der Handwerkersoftware von pds.
Die REST-API-Schnittstelle
Die technische Grundlage der Multi-Cloud-Dienste bildet eine sogenannte REST-API. Das ist eine Programmierschnittstelle, die den Datenaustausch zwischen un-terschiedlichen Programmen ermöglicht. Über diese Schnittstelle lassen sich weitere Software-Lösungen und digitale Anwendungen anbinden. Damit wird die „pds Software“ zu einer skalierbaren Plattform, die mit den individuellen Anforderungen eines Betriebs mitwachsen kann. So können KI-gestützte Anwendungen, bran-chenspezifische Tools oder erweiterte Berichtsfunktionen (Reporting-Tools) integriert werden. Diese Multi-Cloud-Dienste tragen dazu bei, Prozesse im Handwerk ganzheitlich zu digitalisieren – ohne Insellösungen, ohne doppelte Datenhaltung. So entsteht ein digitales Fundament, auf dem moderne SHK- und Gebäudetechnikbetriebe zukunftssicher arbeiten können. Wie diese einzelnen Dienste funktionieren und weiteres Informationsmaterial:
