Wie SHK-Betriebe auch im Notfall handlungsfähig bleiben

Schon eine geordnete Nachfolge stellt für kleine und mittelständische SHK-Betriebe eine Herausforderung dar. Noch schwerer wiegt ein akuter Notfall – z. B. eine schwere Krankheit oder der plötzliche Tod des Firmenchefs. Was muss getan werden, um für den Ernstfall gewappnet zu sein und den Fortbestand des Unternehmens zu sichern? „Wenige Maßnahmen reichen aus, um jederzeit handlungsfähig zu bleiben“, sagt Nachfolgeexperte und Steuerberater Thomas Breit.

Vier von zehn Chefs in kleinen und mittelständischen Unternehmen sind Statis­tiken zufolge älter als 55 Jahre. „Das Thema Nachfolge ist aber unabhängig vom Alter brisant“, meint Breit und ergänzt: „Ich rate jedem Firmenchef dazu, umgehend für den Ernstfall vorzusorgen und die wichtigsten Dokumente anzulegen.“ Zentrales Dokument sei eine Generalvollmacht, die sich – beispielsweise bei einem Unternehmer-Ehepaar – beide Partner gegenseitig ausstellen können. „Die Vollmachten sollten in getrennten Safes aufbewahrt werden“, empfiehlt der Steuerberater. Alternativ könnten sie auch bei einem Notar hinterlegt werden. Ebenso wichtig für den Notfallkoffer: ein Testament sowie eine Betreuungs- und eine Patientenverfügung. Wenn die Patientenverfügung notariell erstellt werde und ein Arztbesuch vorausgegangen sei, bleibe sie dauerhaft gültig. „Andernfalls sollte sie jedes Jahr erneuert werden“, rät der Experte.
Auch in Bezug auf das Testament lohnt der Gang zum Notar. Breit: „Die Gebühr für die Beglaubigung eines Testaments wird anhand des aktuellen Vermögens berechnet – und sie schließt den Erbschein ein. Das kann eine erhebliche Kostenersparnis bedeuten, wenn sich bis zum Tod des Testamentsverfassers das Vermögen wesentlich vergrößert.“

Transparenz und Sicherheit durch Digitalisierung
Auch der Zugang zu geschäftlichen Kerninformationen entscheidet, ob eine plötzliche Nachfolge gelingt. „Ohnehin steigert eine gute Digitalstrategie den Wert von Unternehmen. Sie schafft aber auch Strukturen, die bei ungeplanten Veränderungen die Orientierung erleichtern“, meint Thomas Breit. Für Unternehmer, die mit der Digitalisierung zunächst über die Buchhaltung starten möchten, bietet die Steuerberatung ein stufenweises Programm an. Im ersten Schritt stellt Breit, der selbst komplett papierlos arbeitet, seinen Mandanten eine Cloud und eine spezielle Software zur Verfügung. Berechnet wird nur das Einrichten der Software. Nach etwa drei Monaten laufe die Buchhaltung vollständig digital. „Der Mandant entscheidet dann, ob er die Prozesse weiter über den Buchhaltungspartner der Kanzlei abwickeln möchte oder sie komplett selbst übernimmt.“
Als Ausbaustufen lassen sich ein automatischer Zahlungsverkehr und ein automatisches Mahnwesen einrichten. Alle Prozesse sind in ein internes Kontrollsys­tem (IKS) eingebunden, das wiederum eine Schnittstelle für Tax Compliance Management Systeme (Tax CMS) bietet. „So lässt sich ein Höchstmaß an Klarheit und Rechtssicherheit schaffen, für die Nachfolge wie auch für die Finanzverwaltung“, meint Breit.

Über das Beratungsunternehmen
Steuerberater Thomas Breit hat nach eigenen Angaben bisher rund 1400 Mandanten vor allem bei der Erb- und Nachfolgeplanung sowie der Unternehmens­umwandlung betreut. Er ist zudem als Gastdozent an der Hochschule Fresenius (Hamburg) aktiv. Auf seinem Blog gibt er Hinweise rund um die Unternehmensnachfolge und aktuelle Steuerthemen – Kurzlink: bit.ly/2ZcA0nQ.

www.steuerberatung-breit.de