Wie finde ich die richtigen Heinzelmännchen?

Auf die es keine einfache Antwort gibt. Denn es wäre ungefähr so, als wenn ich fragen würde, welche Dusche können Sie mir für mein Badezimmer empfehlen – schwierig, denn Sie waren noch nicht in meinem Badezimmer. Das bedeutet, dass die vorhandenen Gegebenheiten bekannt sein müssen, damit das richtige Produkt ausgewählt werden kann. Welche diese im Fall einer Dusche sind, wissen Sie besser als ich!

Für eine Soft - und Hardwarelösungen sind dies Gegebenheiten, beispielsweise die

• Arbeitsabläufe im jeweiligen Betrieb: Hier sind die vielen „W-Fragen“ zu beantworten: Wer macht wann, was, warum, wie und mit welchem Werkzeug?
• vorhandene Infrastruktur: bereits vorhandene Hard- und Soft ware und die Möglichkeiten dies mit neuen Werkzeugen zu verbinden, sodass auch eine Durchgängigkeit der Daten sichergestellt wird,
• Aufgaben, welche digital erledigt werden sollen: Also welche Prozesse und Handlungsfelder sollen abgearbeitet werden?

Nicht zu vergessen sind die Kompetenzen der Mitarbeitenden. Die vorhandenen Kompetenzen können Sie nutzen, um gemeinsam eine Strategie für den Betrieb aufzusetzen. Neue, notwendige Kompetenzen ergeben sich aus den Lösungen. Denn für ein neues Werkzeug werden meist auch neue Kompetenzen erforderlich, um dieses zielgerichtet und problemfrei – insbesondere im Kundenkontakt – einsetzen zu können. So werden auch die Akzeptanz und der Einsatz der neuen Werkzeuge sichergestellt. Denn sind wir mal ehrlich, würden Sie ein Werkzeug nutzen, mit dem Sie nicht sicher umgehen können? Und im schlimmsten Fall vor einem Dritten wie ein Trottel dazustehen? Gut für das Unternehmen wäre es auch nicht, wenn der Mitarbeitende beim Kunden den Eindruck erweckt, er wüsste nicht, was er tut. Leider ist dies aber wiederum der häufigste gemachte Fehler. „Learning by doing“ ist erst ein guter Weg, wenn der Weg dafür geebnet wurde.

Auch wenn Sie alles bedacht haben, ist die Einführung einer neuen Lösung ein Weg, der Schritt für Schritt gegangen werden muss. Leider muss ich Ihnen sagen, dass sich das Tal der Tränen (Bild 1) nicht ganz vermeiden lässt. Aber lassen Sie sich nicht entmutigen: Der Mensch ist ein „Gewohnheitstier“ und auch wenn der Weg beschwerlich ist, halten wir gern an alten – wenn auch schlechten – Routinen fest. Und so stoßen wir immer an den Punkt, wo wir uns fragen, warum wir die Änderung überhaupt vornehmen. Aber: Wir können durch eine gute Vorbereitung die Täler im Veränderungsprozesses nicht so tief werden lassen und so schneller den Gipfel erklimmen.

Aber wie? Jede Veränderung beginnt mit einer Strategie. Um die richtige Digitalisierungsstrategie für Ihren Betrieb zu finden, starten Sie am besten mit einer Prozessanalyse. Dafür müssen Sie und Ihr Team sich als erstens die Frage stellen: „Wie sieht der aktuelle Prozess aus?“. Sie erinnern sich, die Lösung muss immer zu den vorhandenen Gegebenheiten passen. Diese Gegebenheiten sind zuerst einmal Ihre Arbeitsabläufe (Prozesse) im Unternehmen. Und diese helfen nicht weiter, wenn sie nur in einem Kopf vorhanden sind, sie müssen für die Lösungsanbieter verständlich und transparent sein.

Zur Aufnahme der Prozesse hilft Ihnen ein Prozessaufnahmebogen und zur Visualisierung kann ein BPMN-Programm¹) hilfreich sein. Das klingt nur im ersten Moment komplex. Schauen Sie in den Digitalisierungspfad – Kapitel 2/Beobachten – führt Sie Schritt für Schritt durch die Aufgaben und bietet neben den oben genannten Hilfsmitteln auch Vorlagen zur BPMN-Modellierung. Über den QR-Code gelangen Sie dorthin. Damit können Sie den aktuellen Prozess transparent für alle darstellen und müssen keine Papierordner durchforsten, denn mit der Modellierung ist der Prozess einfach zu lesen.

Nach der Prozessaufnahme und Visualisierung folgt die Prüfung der IST-Prozesse hinsichtlich Schwachstellen und Verbesserungspotenzialen. Zur Identifikation von Verbesserungspotenzialen können Sie sich Fragen stellen, wie:

• Wird das Personal richtig in den Prozess integriert bzw. werden die Aufgaben vom Personal richtig ausgeführt?
• Ist diese Vorgehensweise des Prozesses sinnvoll?
• Wie werden Informationen weitergegeben?
• Werden IT-Systeme passend eingesetzt?

¹) Business Process Model and Notation (BPMN) ist eine Symbolsprache zur grafi schen Darstellung von Arbeitsabläufen.

Es können drei Kategorien unterschieden werden, in denen Sie die Schwachstellen identifizieren können:

Deutschlandweiter Partner bei der Digitalisierung im Handwerk – Das Mittelstand-Digital Zentrum Handwerk

Das Mittelstand-Digital Zentrum Handwerk unterstützt Handwerksbetriebe und Handwerksorganisationen seit 2016 dabei, die Chancen digitaler Technologien, Prozesse und Geschäft smodelle zu nutzen – kostenfrei, anbieterneutral und deutschlandweit. Es bietet praxisnahe Ratgeber und Seminare, zahlreiche interaktive Tools sowie einen Digitalisierungscheck, der zur digitalen (Weiter-) Entwicklung des eigenen Betriebs dient.

Regionale Technologie-Erlebniswelten laden zum Ausprobieren ein, Experten und Expertinnen unterstützen Betriebe mit vielfältigen Innovations- und Umsetzungsformaten und stehen für Fragen bereit. Mit dem monatlichen Newsletter bleiben Handwerksbetriebe informiert.

Mehr dazu unter www.handwerkdigital. de

Das Mittelstand-Digital Zentrum Handwerk gehört zur Förderinitiative Mittelstand-Digital. Mit dem Mittelstand-Digital-Netzwerk unterstützt das Bundesministerium für Wirtschaft und Klimaschutz die Digitalisierung in kleinen und mittleren Unternehmen und im Handwerk. 

1. Prozessqualität: Erfüllt der Prozess seinen Zweck, sodass das Prozessziel erreicht wird? Überprüfen Sie den Prozess vor allem auf Fehlerraten, Ausschuss, Störanfälligkeit, Ausfallrisiken.
2. Prozesszeit: Wie ist die Durchlaufzeit des Prozesses und welchen Zeitbedarf nehmen einzelne Prozessschritte ein? Prüfen Sie den Prozess vor allem auf die Bearbeitungszeit, Transportzeit, Liegezeiten, Wartezeiten, Rüstzeiten oder auch mangelhafte Termintreue.
3. Prozesskosten: Wie verhalten sich die mit dem Prozess verbundenen Kosten? Berücksichtigen Sie hier vor allem die Kosten für Personal, Maschinen, Fehlerraten, Effizienzgrade, Energie- und Materialverbrauch, Wartungsbedarf und Flächen.

Zur Entwicklung einer Strategie gehört auch, dass Sie sich im Prozess die Stellen markieren, an denen die Informationen bereits digital fließen – also von einer zur anderen Lösung ohne eine erneute Eingabe übergeben werden. Und in diesem Zuge auch, wo kann der digitale Informationsfluss verbessert werden? Wichtig für eine digitale Lösung ist, dass Sie genau wissen, welche Informationen von einem zum anderen System übergeben werden müssen, damit alles ohne Schnittstellenprobleme läuft.

Nun haben Sie schon einen großen Schritt gemacht. Mit den visualisierten Prozessen und den zusätzlichen Informationen kann auch ein Dritter Ihren Betrieb und die Abläufe verstehen. Er kann sehen, wie alles ineinandergreift und welche Daten/Informationen von einer zur anderen Lösung übergeben werden müssen. Denn eins ist sicher: Es gibt nicht ein digitales Werkzeug, das alle Funktionen abdecken wird. Wir sprechen immer von mehreren Lösungen, die miteinander kombiniert werden müssen – so wie es auch bei anderen Werkzeugen der Fall ist.

Nun haben wir heute die Frage, welche Software die Richtige ist, noch nicht beantwortet. Aber wir sind der Antwort einen Schritt nähergekommen. In der nächsten Ausgabe beschäftigen wir uns damit, wie Sie Ihren Handlungsbedarf entdecken können. Bis dahin viel Erfolg bei der Aufnahme der IST-Prozesse, der Identifikation von Schwachstellen und Verbesserungspotenzialen. Zusammen mit dem Handlungsbedarf und den Herausforderungen sind Sie auf dem besten Weg zu Ihrer Strategie. Und wie immer gilt: Wenn Sie Fragen oder Anregungen haben, kommen Sie auf das Mittelstand-Digital Zentrum Handwerk zu.

Autorin: Dr.-Ing. Martina Schneller, Mittelstand-Digital Zentrum Handwerk, Schaufenster Krefeld

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