Lohnnachweis wird digital
BG Bau erwartet ab 2017 vom Arbeitgeber elektronische Lohndaten seiner Mitarbeiter
Ab dem 1. Januar 2017 müssen die Arbeitnehmerdaten dem Unfallversicherungsträger elektronisch übermittelt werden. Die Arbeitgeber erhalten die dafür notwendigen Freischaltcodes per Post. Bild: Hausmann & Wynen
Arbeitgeber erhalten im Dezember dieses Jahres Post von ihrer BG Bau: Der Unfallversicherungsträger verschickt die Zugangsdaten zum digitalen Lohnnachweis, mit dem die Unternehmen künftig Entgelte, Arbeitsstunden und die Anzahl der Beschäftigten an die Unfallversicherung melden müssen. Denn ab dem 1. Januar 2017 kommt der verpflichtende elektronische Lohnnachweis.
Rechtsgrundlage
Arbeitgeber sind verpflichtet, ihre Beschäftigten gegen Arbeitsunfälle und Berufskrankheiten bei der Berufsgenossenschaft zu versichern. Den Beitrag berechnet die BG Bau als Träger der gesetzlichen Unfallversicherung anhand der Lohndaten, die das Unternehmen mit dem Lohnnachweis meldet. Bislang geschah das mittels Papierformular oder per Extranet.
Rechtsgrundlage für das neue Verfahren ist das 5. Änderungsgesetz des Sozialgesetzbuchs IV, das der Deutsche Bundestag Ende 2014 verabschiedet hat. Vorteil nach Meinung der BG Bau: Der Arbeitgeber kann den Lohnnachweis nun direkt mithilfe seiner Software zur Entgeltabrechnung erstellen und verschicken. „Das verringert den Aufwand und das Risiko, Fehler bei der Datenübertragung zu machen“, ergänzt die Berufsgenossenschaft.
Softwareanpassung notwendig
Bevor diese Software für den digitalen Lohnnachweis verwendet werden kann, müssen die Mitgliedsunternehmen einen automatisierten Abgleich der Unternehmensdaten aus dem Entgeltabrechnungsprogramm vornehmen. „So wird sichergestellt, dass nur Meldungen mit korrekten Mitgliedsnummern und veranlagten Gefahrentarifstellen übermittelt werden“, erläutert die BG Bau. Deshalb wird sie Mitte Dezember die Zugangsdaten für den Abgleich schriftlich zur Verfügung stellen. Wenn Steuerberater oder andere Dienstleister mit der Meldung beauftragt sind, sollten die Zugangsdaten entsprechend weitergeleitet werden.
Die Zugangsdaten enthalten neben der Betriebsnummer der BG Bau auch die Mitgliedsnummer des Unternehmens sowie eine PIN. Arbeitgeber, die bis zum 16. Januar 2017 kein solches Schreiben erhalten haben, sollten sich an den Träger der Unfallversicherung wenden.
Wenn Unternehmen aber gar kein Personal, und zwar auch keine Aushilfen, beschäftigen, entfällt das elektronische Meldeverfahren. Hat das Unternehmen mehrere meldende Stellen, ist für jede dieser Stellen ein Abruf und Abgleich der Stammdaten erforderlich. Die BG Bau erwartet dann Teillohnnachweise und fasst diese in einem Beitragsbescheid zusammen. Die Meldedaten werden ausschließlich über eine gesicherte und verschlüsselte Datenleitung und ausschließlich aus systemgeprüften Entgeltabrechnungsprogrammen oder Ausfüllhilfen (z.B. SV-Net) übertragen. Unternehmen, die kein systemgeprüftes Entgeltabrechnungsprogramm nutzen, müssen zur Abgabe der Meldung eine systemgeprüfte Ausfüllhilfe verwenden. In diesem Fall werden die Stammdaten automatisch unmittelbar vor der Abgabe des Lohnnachweises abgerufen. Eine eigenständige Abfrage ist dort nicht notwendig. Gehen erwartete Lohnnachweise nicht ein, schätzt der Unfallversicherungsträger die zur Beitragsberechnung erforderlichen Daten.
Bereits seit dem 1. Januar 2016 ist der Unternehmer im Meldeverfahren zur Sozialversicherung verpflichtet, eine gesonderte Jahresmeldung zur Unfallversicherung (UV-Jahresmeldung) für jeden Arbeitnehmer abzugeben. Diese UV-Jahresmeldung ist ausschließlich für den Prüfdienst der Rentenversicherung bestimmt und ersetzt den bisherigen Datenbaustein Unfallversicherung (DBUV) in den Entgeltmeldungen. Die Beitragsberechnung zur Unfallversicherung erfolgt nicht auf Grundlage dieser Meldung. Nähere Informationen zur UV-Jahresmeldung erhalten Unternehmer bei der Deutschen Rentenversicherung.
2016 sowie 2017: Papier- und Onlinefassung
Für das Beitragsjahr 2016 ist bis zum 16. Februar 2017 der Lohnnachweis erstmals auf elektronischem Wege zu übermitteln. In einer zweijährigen Übergangsphase ist für die Beitragsjahre 2016 und 2017 zusätzlich zum elektronischen Lohnnachweis weiterhin der bisher bekannte Lohnnachweis im Online- oder Papierverfahren zu erstatten. „Dieses Parallelverfahren dient der Qualitätssicherung und soll für die Zukunft eine fehlerfreie Beitragsberechnung sicherstellen“, erklärt die BG Bau die Hintergründe. Ab dem Beitragsjahr 2018, d.h. ab 1. Januar 2019, erfolgt die Meldung ausschließlich mit dem elektronischen Lohnnachweis über das neue UV-Meldeverfahren.
Quelle: BG Bau, Berlin
www.bgbau.de
www.dguv.de
