GC-Gruppe forciert elektronische Rechnungsstellung
Stuhr. Rund 28,5 Mrd. Rechnungsseiten werden schätzungsweise jährlich auf dem Postweg in Europa versendet. Eine enorme Papier- und Ressourcenverschwendung.
Die GC-Gruppe unterstützt das Fachhandwerk mit der neuen Generation elektronischer Rechnungen.
In immer mehr Branchen hält deshalb die elektronische Rechnungsstellung als Alternative zur Papierrechnung Einzug. Auch die GC-Gruppe unterstützt das Fachhandwerk mit der neuen Generation elektronischer Rechnungen. ZUGFeRD steht für „Zentraler User Guide Forum elektronischer Rechnung Deutschland“ und will die Arbeit des Fachhandwerks künftig spürbar erleichtern. „Das neue einheitliche Rechnungsformat legt fest, wie Informationen in einer elektronischen Rechnung abgespeichert werden. Der Fachhandwerker erhält eine PDF-Datei, die gewohnt betrachtet werden kann, aber auch mit dem maschinenlesbaren, eingebetteten XML-Teil zur automatischen Buchung und Archivierung im System sichtbar ist. Zudem ist sie als rechtsgültiges Dokument anerkannt“, erklärt Erik Trümpler, PR-Referent der GC-Gruppe.
Vorteile der digitalen Bereitstellung von Rechnungsdaten sind laut Trümpler u.a.:
- Keine langen Postlaufzeiten – Erhalt direkt nach Rechnungsstellung
- Entfall von Druck- und Portokosten
- Einscannen und Texterkennungsprozesse gehören der Vergangenheit an
- Rechnungen können direkt elektronisch geprüft und verarbeitet werden
- Rechnungsaufbewahrung nur noch in elektronischer Form erforderlich
- Als PDF-Dokument jederzeit les-, druck- und speicherbar.
Als weiteren Vorteil von ZUGFeRD zählt das Großhandelshaus die revisionssichere Archivierung. Die PDF-Datei und der Buchungssatz sind fest miteinander verknüpft. Alle wesentlichen Informationen der Rechnung sind als XML-Code in die PDF-Datei eingebettet und gehen automatisch in die Buchhaltung ein. Erkennungsfehler sind ausgeschlossen, da kein Scan mehr nötig ist. Eine rein elektronische Archivierung wird möglich. Zudem kann mit ZUGFeRD der Eingangs- und Ausgangsprozess der Rechnungen weitgehend automatisiert werden. „Manuelles Prüfen oder Scannen, etwa von Dokumenten, werden überflüssig, der Personalaufwand sinkt deutlich“, hebt Trümpler hervor.
Der neue digitale Service der GC-Gruppe ist ab sofort für das Fachhandwerk nutzbar. Voraussetzung ist, dass die Software des Fachhandwerkers in der Lage ist, ZUGFeRD-Rechnungen zu verarbeiten.
