Flexibel arbeiten in der Cloud
Handwerksbetrieb setzt auf angepasste Branchensoftwarelösung
Um mobil und von der Hardware unabhängig arbeiten zu können, setzt Sascha Keil die cloudbasierte Software „Meisterbüro“ ein. (Keil GmbH)
Die Anwendung ist so aufgebaut, dass über die „wysiwyg“-Funktion – what you see is what you get – in der Dokumentenbearbeitung direkt in der Endansicht gearbeitet werden kann. (blue:solution software)
Als sich Sascha Keil 2018 selbstständig machte, wollte er es gleich richtig machen. Für sein Tätigkeitsfeld im Bereich der Lüftungs-, Klima- und Kältetechnik suchte er nach einer Softwarelösung, die seinen Anforderungen als Kleinunternehmer gerecht wird. Zum Einsatz kommt die Software „Meisterbüro“ aus dem Hause blue:solution software.
Der Meisterbetrieb hat zwischenzeitlich zwei Beschäftigte im Unternehmen aufgenommen. Zu den Kunden gehören sowohl private als auch gewerbliche Auftraggeber. Für die täglichen Aufgaben im Büro müssen alle Personen im Betrieb gleichermaßen Arbeiten erledigen. Vor diesem Hintergrund ist Sascha Keil von Beginn an begeistert von der einfachen Bedienbarkeit des Programms „Meisterbüro“ und dessen kostenfreien Support. „Eine neue Software bereitet immer etwas Anfangsprobleme und auch Kopfzerbrechen, da die Bedienbarkeit noch nicht so einfach von der Hand geht. Da ist ein verlässlicher Support wirklich Gold wert“, betont der 31-Jährige. Dass er „Meisterbüro“ mieten kann, sei für ihn ein weiterer Vorteil. So weiß er die Flexibilität und die Technik, die immer auf dem neuesten Stand ist, zu schätzen.
Cloudcomputing
Die Flexibilität und Softwareaktualität ergibt sich insbesondere dadurch, dass die Software in der Cloud liegt. So können er und seine Kollegen jederzeit mit der Software arbeiten, egal wo sie sich aktuell befinden. „Und wenn mein Computersystem mal defekt ist, kaufe ich einfach neue Hardware und kann mit der Bürosoftware direkt weiterarbeiten“, hebt der Geschäftsführer als einen Pluspunkt für sich hervor und erklärt weiter: „Somit drohen mir aus kaufmännischer Sicht nie Ausfälle.“
Mit dem mobilen Arbeiten hat der Handwerksmeister keine Berührungsängste. So hat er auf der Baustelle immer ein Tablet dabei, auf dem die App „TopApp“ installiert ist. Hierüber wickelt er die Aufträge ab. Dazu liegen in der App dann Basisinformationen vor wie Objektdaten und gegebenenfalls, mit welchen Materialen der Auftrag ausgeführt werden soll. Durch den Onlinezugriff auf sämtliche Stammdaten können weitere Positionen wie Artikel, Lohn und Textbausteine zu dem Auftrag hinzugefügt werden. Auch für den Fall, dass keine Online-Verbindung besteht, werden die wichtigsten Daten erfasst. Erledigte Aufträge werden anschließend direkt wieder an die Software in der Cloud übermittelt und können im Modul „Reparatur“ weiter bearbeitet werden.
Angebot und Rechnungen einfach erstellen
In der Software lassen sich selbstverständlich auch Angebote und Rechnungen erstellen. Dabei greift die Software auf die hinterlegten Informationen des Kunden zurück und erzeugt daraus z. B. die Rechnung oder wandelt Angebote zu Abschlags-sowie Schlussrechnungen um – „und das alles auf dem individuell gestalteten Briefbogen mit dem Logo des Unternehmens“, betont Sascha Keil und hebt weiter hervor: „Ich weiß, dass das Programm auch noch mehr kann, aber mir reicht das. Denn das Basismodul von ‚Meisterbüro‘ hat schon viel im Gepäck.“ Sascha Keil beruhigt der Gedanke, dass er keine, wie er selbst sagt „überladene“ Software hat. Das war auch die Empfehlung von dem Unternehmen blue:solution software, die – wie Keil erzählt – erst einmal abgeklopft hat, welche Anforderungen der Kälteanlagenbauermeister an das System hat. Dass er jederzeit Zusatzmodule dazubuchen kann, findet er gut. „So bin ich flexibel, zahle nur das, was ich brauche und kann jederzeit erweitern – auch monatlich.“
Die Oberfläche des Programms, aber auch die Handhabung orientiert sich an bekannten Office-Programmen. Keil: „Allein die einfache und intuitive Bedienbarkeit sowie die klare Struktur begeistern mich immer wieder. Zudem die ‚wysiwyg‘-Funktion – what you see is what you get – in der Dokumentenbearbeitung: Hier kann in allen Dokumenten, ob als Angebot, Auftrag oder Rechnung erstellt, direkt gearbeitet werden. Änderungen sind sofort sichtbar und Inhalte werden nicht erst in der Druckvorschau gezeigt.“
Offene-Posten im Blick
Zusätzlich hat der Geschäftsinhaber über das Modul „Finanzen“ die offenen Posten im Blick. Die offenen Rechnungen werden hier nach Fälligkeit sortiert und Sascha Keil entsprechend erinnert, den Zahlungseingang zu prüfen. Ist das nicht erfolgt, liefert das Programm ein fertiges Anschreiben für die erste Zahlungserinnerung mit dem neu errechneten Zahlungsziel. Diese nutzt Sascha Keil jedoch nicht. „Ich greife lieber zum Telefonhörer und erinnere persönlich an die offene Rechnung“, betont er. Weitere Mahnstufen und auch die vorformulierten Mahnanschreiben sowie entsprechende Erinnerungen von der Software braucht er dann in der Regel nicht mehr, „aber gut zu wissen, dass es die Möglichkeit gibt“, ergänzt er.
