Digitale Rechnungstellung wird Pflicht

Ab Ende November 2020 wird die elektronische Rechnungstellung an den Bund verpflichtend. Im Interview klärt Kerstin Moser, ­Leiterin Marketing des Softwarehauses MOSER aus Würselen/Aachen, über die E-Rechnung im Allgemeinen und die Formate XRechnung und ZUGFeRD auf.

IKZ-HAUSTECHNIK: Frau Moser, das E-Rechnungsgesetz verpflichtet ab dem 27. November 2020 zur elektronischen Rechnungstellung an den Bund – eine Entwicklung, die auch das Handwerk betrifft. Doch gerade hier fragen sich viele, was es mit der E-Rechnung überhaupt auf sich hat. Bitte geben Sie uns einen Überblick.
Kerstin Moser: Richtig, schon bald wird der Bund nur noch elektronische Rechnungen akzeptieren. Hintergrund ist die Richtlinie 2014/55/EU, die die Europäische Union mit dem Ziel, die Papierrechnung in der EU abzuschaffen, herausgegeben hat. In Deutschland werden die Vorgaben der Richtlinie mit dem sogenannten E-Rechnungsgesetz in nationales Recht umgesetzt. Für Handwerksunternehmer wird es also Zeit, sich mit den Möglichkeiten der digitalen Rechnung auseinanderzusetzen.

IKZ-HAUSTECHNIK: Welche Voraussetzungen müssen erfüllt sein, damit eine E-Rechnung rechtskonform ist?
Kerstin Moser: Schon seit 2011 gilt, dass Papier- und elektronische Rechnungen gleichwertig sind, wenn die digitale Rechnung in einem elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird. Zudem muss eine elektronische Rechnung die allgemein gültigen Voraussetzungen aus § 14 Abs. 4 des Umsatzsteuergesetzes erfüllen: Die Identität des Rechnungsausstellers muss für den Empfänger klar erkennbar, die Unversehrtheit und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet sein. Hier unterscheidet sich die E-Rechnung, übrigens ebenso wie bei den Regelungen zu Aufbewahrungsfristen oder dem Schutz personenbezogener Daten, nicht von der herkömmlichen Rechnung. Doch bietet die digitale Rechnung im Vergleich zur Rechnung auf Papier eine Reihe von Vorteilen, die sie für Handwerksbetriebe interessant macht.

IKZ-HAUSTECHNIK: Welche Vorteile sind dies?
Kerstin Moser: Ein digitaler Prozess für die Rechnungstellung ermöglicht – die richtigen Werkzeuge in Form von moderner Software vorausgesetzt – z. B. eine deutliche Reduzierung der Ausgaben: Es fallen weder Portogebühren für den Versand an, noch entstehen Kosten beim Druck. Und auch am Papier wird gespart. Zudem werden die manuellen Aufwände auf beiden Seiten reduziert, wodurch die Durchlaufzeiten in der Rechnungsabwicklung kürzer werden. Die Rechnungen können elektronisch erstellt werden, was in der Folge dazu führt, dass sie schneller zur Zahlung kommen.

IKZ-HAUSTECHNIK: Welche digitalen Rechnungsformate gibt es?
Kerstin Moser: Wichtig sind vor allem zwei Rechnungsformate: das ZUGFeRD-Format und die XRechnung. ZUGFeRD steht für Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland. Das branchenübergreifende Datenformat wurde vom Forum elektronische Rechnung und dem Bundesministerium für Wirtschaft und Energie entwickelt. Gesetzlich basiert die ZUGFeRD Rechnung auf der Richtlinie 2014/55/EU und auf der Norm DIN EN 16931.

Die Besonderheit bei einer ZUGFeRD Rechnung ist, dass es sich um ein hybrides elektronisches Rechnungsformat handelt, wobei sich dies hier auf die Lesbarkeit des Dokumentes bezieht: Die Rechnung besteht aus dem für Menschen lesbaren PDF-Format sowie aus dem für Maschinen lesbaren XML-Format. Inhaltlich unterscheiden sich die Datentypen nicht. Die XML-Datei ist im PDF eingebettet, sodass beim Versand immer beide Dateitypen verschickt werden. Eine ZUGFeRD-Rechnung kann über verschiedene Wege übermittelt werden, sei es über E-Mail, Datenaustausch, Upload oder Download.

IKZ-HAUSTECHNIK: Inwiefern unterscheidet sich dieses Format von der XRechnung?
Kerstin Moser: Bei einer XRechnung handelt es sich um ein XML basiertes Rechnungsformat. Hier gibt es keinen für den Menschen lesbaren Teil. Die XRechnung ist das Datenformat für die Zusammenarbeit mit öffentlichen Auftraggebern wie dem Bund oder den Bundesbehörden. Sie basiert ebenfalls auf der Richtlinie 2014/55/EU sowie der Norm DIN EN 16931 und erfüllt alle Voraussetzungen für eine Rechnungstellung, wie sie die ab November gültige Verordnung vorgibt. In Zukunft wird die Rechnung online über eine zentrale Rechnungseingangsplattform eingereicht. Daraufhin wird sie automatisch auf Fehler geprüft. Stimmt etwas nicht, erhält das einreichende Unternehmen eine entsprechende Rückmeldung. So kann schnell reagiert und der Fehler im Dokument behoben werden. Dieser Service ist neben der einfachen Handhabung ein weiterer großer Vorteil der XRechnung.

IKZ-HAUSTECHNIK: Welches Format ist aus Sicht von Handwerksbetrieben vorzuziehen?
Kerstin Moser: Während das ZUGFeRD-Format besonders für die digitale Rechnungsabwicklung zwischen Unternehmen zu empfehlen ist, ist die XRechnung für die Zusammenarbeit mit Behörden und Verwaltungsorganen geeignet. Unabhängig vom Format bietet die Rechnungstellung auf digitalem Wege so viele Vorteile, dass sie sich mit Sicherheit weiter etablieren wird. Handwerksbetriebe, die ihre Digitalisierungsstrategie mit der Anschaffung einer passenden Branchenlösung vorantreiben möchten, sollten bei der Anschaffung also darauf achten, dass die Lösung die elektronische Rechnungstellung unterstützt. 

Bilder: MOSER

www.moser.de