Die E-Rechnung wird zur Pflicht
Mit pds Software fit für die E-Rechnungspflicht 2025: Ein Leitfaden für Handwerksbetriebe
Hersteller wie pds bieten nicht nur die technische Lösung zur Umsetzung der E-Rechnung, sondern begleiten Handwerksbetriebe mit Schulungen und Support durch den gesamten Umstellungsprozess. (Carsten Heidmann)
Sarah Tietjen, Head of Marketing bei der pds GmbH. (pds GmbH)
Mit pds Software setzen Handwerksbetriebe die Anforderungen der E-Rechnungspflicht schon heute um – und optimieren dabei gleichzeitig ihre gesamte digitale Ablauforganisation. (Carsten Heidmann)
Abweichungen zu den Einkaufsvorgängen sind sofort sichtbar. Darüber hinaus können sich Anwender der pds Software den Rechnungsbeleg als PDF ansehen und diesen digital kommentieren. (pds GmbH)
Die Ankündigung des Bundesfinanzministeriums, Unternehmen im Rahmen des Wachstumschancengesetzes künftig zur Umstellung auf elektronische Rechnungen zu verpflichten, markiert einen bedeutsamen Wendepunkt für Handwerksbetriebe bundesweit. Seit 2025 bedeutet die E-Rechnungs-Pflicht aber nicht nur eine Veränderung der Buchhaltungspraxis, sondern birgt für Handwerksbetrie-be auch die Chance, Effizienz- und Kostenoptimierungen in der Verwaltung zu realisieren. Welche Anforderungen damit verbunden sind und wie Handwerksbetriebe von der Umstellung profitieren können, erläutert Sarah Tietjen, Head of Marketing des Rotenburger Spezialisten für cloud-fähige Handwerkersoftware pds GmbH.
Bisher konnten Unternehmen frei entscheiden, ob sie im Geschäftsverkehr Papierrechnungen, PDF-Rechnungen oder elektronische Rechnungen für den Rechnungsversand nutzen. Was für öffentliche Auftraggeber bereits seit Jahren gängige Praxis ist, wird nun auch für den Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen zur Pflicht. Seit dem 01. 01. 2025 müssen Handwerksbetriebe Rechnungen im elektronischen Format entgegennehmen können. Dieser Wendepunkt markiert nicht nur den Übergang zu einer digitalisierten Ära der Buchhaltung, sondern läutet auch das Ende traditioneller Papierrechnungen ein. Im Gegensatz zum Empfang von E-Rechnungen gelten zwar für den Versand von Rechnungen noch Übergangsfristen. So dürfen Papierrechnungen noch bis zum 31. 12. 2026 versendet werden. Andere elektronische Formate (PDF) dürfen hingegen nur noch mit Einwilligung des Empfängers übermittelt werden.
Ab dem 01. 01. 2027 müssen Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800 000 Euro ausschließlich E-Rechnungen versenden. Ab 01 01. 2028 endet die Übergangsregelung.
Handwerksbetriebe stehen nun vor der Herausforderung, ihre bisherigen Prozesse zu überdenken, digitale Abläufe in den Fokus zu rücken und sich auf diese Umstellungen vorzubereiten. Doch was bedeutet das konkret?
Austausch digitaler Rechnungen
Als elektronische Rechnung werden aktuell die Formate XRechnung und ZUGFeRD (ab Version 2.0.1) akzeptiert. „Was zunächst nach einem bürokratischen Kraftakt klingt, gestaltet sich mit der pds Software jedoch unkompliziert ohne jegliche Betriebsunterbrechungen. Schon heute lassen sich die ZUG-FeRD- und XRechnung-Formate automatisiert in die pds Software importieren. Gleichzeitig können Betriebe Ausgangsrechnungen in beiden Formaten erstellen und ausgeben lassen. Damit erfüllen Handwerksbetriebe nicht nur die aktuellen Vorschriften, sondern auch zukünftige Standards, die erst ab 2027 für Be-triebe verpflichtend werden“, führt Sarah Tietjen aus.
E-Rechnung: die Basis digitaler Workflows
Fachhandwerksbetriebe ermöglichen damit aber nicht nur den E-Rechnungs-Empfang und die Einführung einer digitalen Rechnungsstellung, sondern erhalten zugleich ein Werkzeug an die Hand, um die vor- und nachgelagerten Abläufe zu automatisieren und die Produktivität des Betriebes zu steigern. Durch automatisierte Rechnungsbearbeitungs- und Freigabeprozesse sowie die Integration mit vorgelagerten Abläufen wie Angebotserstellung, Auftragsbearbeitung, Einkaufsvorgängen und Kundenservice erreichen Unternehmen eine hohe Prozesstransparenz und Geschwindigkeit in der Abwicklung geschäftlicher Vorgänge. Mit der Umsetzung der E-Rechnung eröffnen sich somit Möglichkeiten für Handwerksbetriebe, ihre digitale Infrastruktur umfassend zu modernisieren und ein solides Fundament für weitere Optimierungen im betrieblichen Alltag zu schaffen, indem sie die gesamte Buchhaltungsarbeit effizienter gestaltet – von Kostenvoranschlägen über Auftragsabwicklung bis hin zum Zahlungsverkehr und der revisionssicheren Archivierung.
Digitale Rechnungsprüfung und Verwaltung
Sind die elektronischen Rechnungen der Lieferanten einmal in die pds Software als X-Rechnung- oder ZUG-FeRD-Datei importiert, erfolgt zunächst ein systemseitiger Abgleich mit dem Wareneingang, der Bestellung oder der Auftragsbestätigung. Treten in dem automatisierten Rechnungsabgleich etwa Abweichungen bei Mengen oder Preisen zutage, wird der Vorgang einer fachlichen Überprüfung durch die zuständige Abteilung unterzogen. Indem die händische Erfassung und der Abgleich von Belegen wegfallen, sparen Handwerksbetriebe nicht nur viel Zeit bei der digitalen Abwicklung der Einkaufsprozesse und in der Verwaltung. Gleichzeitig behält der Innendienst einen Überblick über die Beschaffungsprozesse, die Materialflüsse und die Auswirkungen auf die Liquidität.
„Die pds Software führt Anwender dabei zu jedem Zeitpunkt durch den gesamten Rechnungsbearbeitungsprozess – von der Einrichtung eines digitalen Rechnungsformats bis hin zum Austausch mit Kunden und Lieferanten“, so Sarah Tietjen weiter. „Generell aber gilt, dass Unternehmen bereits heute mit pds Software die Anforderungen an die E-Rechnungspflicht erfüllen. Wir bieten aber nicht nur die technische Lösung zur Umsetzung der E-Rechnung, sondern begleiten mit unseren bundesweiten pds Partnern Handwerksbetriebe mit Schulungen und Support durch den gesamten Umstellungsprozess.“
