Das Inkasso im Blick haben

Erst Anfang dieses Jahres hat bei einer Befragung der Creditreform jeder fünfte Handwerker dem Zahlungsverhalten seiner Auftraggeber bestenfalls die Schulnote 4 "verpasst". Konzentriert man sich auf die Ausbaubranchen im Handwerk, dann klagten knapp 10 % der Chefs darüber, ihre Privatkunden würden mehr als die fristgerechten 30 Tage verstreichen lassen, bevor die Rechnung erledigt wird. Sogar bei einem knappen Drittel nahmen sich die öffentlichen Auftraggeber diese Zeit. Schlichtweg nutzen sie damit die Mittelständler als günstige Bank. Erfreulicherweise sank die Quote der Ausbaubetriebe, die mehr als ein Prozent ihrer Forderungen abschreiben mussten, von fast 20 auf 16 %. Derartig hohe Ausfälle bringen viele Handwerker zumindest an den Rand des Ruins.

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Auf der anderen Seite hat der aktuelle Betriebsvergleich der Landes-Gewerbeförderungsstelle des nordrhein-westfälischen Handwerks (LGH) für das Sanitär-, Heizungs- und Klimahandwerk in NRW ergeben, dass die teilnehmenden Betriebe am Jahresende im Durchschnitt teilfertige Arbeiten für fast 125 000 Euro, offene Forderungen an Kunden von über 150 000 Euro und sonstige Forderungen von etwa 20 000 Euro hatten. Das machte immerhin fast drei Fünftel der Aktiva dieser SHK’ler aus und entsprach einem Viertel ihrer Betriebsleistung.

Schlechte Zahlungsmoral wird zunehmend zum Problem
All diese Zahlen verdeutlichen, dass es heute mehr denn je überlebenswichtig ist, das Inkasso im Blick zu haben. Eine schlechte Zahlungsmoral und hohe Außenstände werden gerade in wirtschaftlich schwierigen Phasen zu einem großen Problem für Mittelständler und deren Liquidität. Dabei legen Betriebsinhaber selbst zu einem Gutteil die Basis dafür, ob, wie und wie schnell ihre Rechnungen beglichen werden. Dies be­ginnt bereits bei der Auftragsausführung. Ein zufriedener Kunde wird eher gewillt sein, die Rechnung zeitnah und ohne übermäßigen Abzug zu bezahlen. Die Qualität der Arbeit und der Umgang mit dem Kunden setzen also einen ersten "Markstein". Wichtig ist auch, die Rechnung möglichst kurz nach der Leistungserbringung auszustellen. Die Zahlungsfreudigkeit steigert zumeist ein Auftragsabschlussgespräch, bei dem der Unternehmer die Rechnung persönlich überreicht - eventuell sogar zusammen mit einer kleinen Aufmerksamkeit, die zum jeweiligen Auftrag passt. Skonti sowie vorbereitete Überweisungsträger forcieren ebenfalls den Geldeingang.

Vor allem bei größeren Aufträgen ist es aus wirtschaftlichen Gründen unumgänglich, Abschlagszahlungen zu vereinbaren. Die Reaktion des Kunden auf dieses Anliegen kann im Übrigen durchaus ein Hinweis auf seine Bonität und Zahlungsfreudigkeit sein. Lediglich unwesentliche Mängel geben inzwischen laut Forderungssicherungsgesetz auch nicht mehr das Recht, solche Abschläge zu verweigern.

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Apropos Bonität: Insbesondere wenn es um höhere Summen geht, sollten Unternehmer im Vorfeld alle Möglichkeiten der Information über den potenziellen Auftraggeber nutzen. Das Wissen dazu liegt im eigenen Haus (Rechnungswesen, Außendienst, Verkaufsmitarbeiter), unter Umständen auch bei befreundeten Unternehmen oder anderen Geschäftspartnern. Es kann aber ebenso von entsprechenden Dienstleistern bezogen werden (Banken, Wirtschaftsauskunfteien, Inkassoorganisationen). Bei Stammkunden gibt die Auswertung der eigenen Außenstände und Debitorenkonten eine wichtige Hilfe, um die Bonität zu beurteilen. Krisensymptome können die Änderungen des Zahlungsverhaltens sein, eine Rechtsformänderung, die Verlegung des Firmensitzes in einen anderen Amtsgerichtsbezirk, eine hohe Fluktuation im Management, Einstellungsstopp oder Kurzarbeit sowie häufige Reklamationen.

Wie können sich Unternehmer schützen?
Die Allgemeinen Geschäftsbedingungen sollten einen Eigentumsvorbehalt umfassen in dem Sinne, dass sich Unternehmer das Eigentum bis zur restlosen Bezahlung des Kaufpreises vorbehalten oder sogar, dass alle gelieferten Waren bis zur Erfüllung sämtlicher Ansprüche aus der Geschäftsverbindung Eigentum des Betriebs bleiben. Auch eine selbstschuldnerische Bürgschaft durch einen Dritten, etwa eine Bank, kann "im Falle eines Falles" helfen, ans Geld zu kommen. Die Bauhandwerkersicherung nach § 648a des BGB stärkt Betriebsinhabern in diesem Punkt erheblich den Rücken.

Ist die Rechnung dann geschrieben und überbracht, sollten Unternehmer "am Ball bleiben", was die Zahlungseingänge anbelangt. So erhält man einen Überblick, wer unter den Kunden prompt und korrekt zahlt und wer sich damit übermäßig Zeit lässt. Bei künftigen Aufträgen kann dieses Wissen bei der Entscheidung helfen, besondere Vorkehrungen zur Absicherung der künftigen Forderung zu treffen.

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Stets zeitnah den Stand der Zahlungseingänge zu kennen, ist zudem die Basis für ein funktionierendes Mahnwesen. Ein Ablaufplan über die einzelnen Schritte bei Zahlungsverzögerungen erleichtert die­se nicht immer angenehme Angelegenheit, wobei stets auf die "individuelle Dosierung des Drucks" zu achten ist: Besonders wichtige und langjährige Kunden verdienen, selbst wenn sie einmal säumige Zahler sind, eine andere Behandlung als die übrigen. Ein persönliches Gespräch ist bei ihnen deutlich angebrachter als ein Standard-Mahnschreiben.

Eine schriftliche Mahnung hat den Zweck der Erinnerung. Sie setzt aber auch den Schuldner offiziell in Verzug. Damit können ihm der Verzugsschaden, zum Beispiel Zinsen, die Einschaltung eines Inkassounternehmens oder Anwalts- und Prozesskosten, in Rechnung gestellt werden. Bleibt dieses Schreiben ohne Erfolg, muss die zweite Stufe "gezündet" werden. Bewährt hat sich hier ein Telefonanruf, zumal er den persönlichen Kontakt zum Schuldner herstellt. Dabei sollten konkrete Forderungen formuliert werden, zum Beispiel Zahlung innerhalb einer Woche, oder Abschlagszahlung sofort, der Rest innerhalb von 14 Tagen. Wichtig ist in diesem Zusammenhang, stets höflich und sachlich zu bleiben und sich im Vorfeld Antworten auf eventuelle Einwände und Ausflüchte des Gegenübers zu überlegen. Der Gesprächsinhalt sollte abschließend zusammengefasst und dann schriftlich bestätigt werden.

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Wenn gar nichts geht …
Leider wird man es immer wieder einmal mit Auftraggebern zu tun haben, die sich auch durch ein solches Vorgehen nicht zur Begleichung ihrer Rechnung bewegen lassen. Die­se Forderungen sollten - nach der zweiten schriftlichen Mahnung - durch ein Inkassounternehmen eingetrieben oder einem Anwalt übergeben werden. Dieser erlangt dann einen sogenannten Titel, also einen gerichtlich bestätigten Anspruch, um das Vermögen des Schuldners vollstrecken zu können. Einen einfachen Weg zu einem vollstreckbaren Titel bietet das Mahnverfahren. Es kann vom Gläubiger selbst, von einem Anwalt oder durch ein Inkassounternehmen beantragt werden. Gläubiger setzen damit ihre Forderungen durch, ohne eine deutlich zeit- und kostenintensivere Klage zu erheben. Das Gericht überprüft im Mahnverfahren nämlich nur, ob der Anspruch schlüssiger Weise bestehen könnte. Die tatsächliche Berechtigung oder die Höhe der Forderung stehen nicht zur Diskussion. Das bedeutet konkret: Der Gläubiger, respektive der Anwalt oder ein Inkassounternehmen, beantragt bei Gericht einen Mahnbescheid. Zwei Wochen ab Zustellung hat der Schuldner die Möglichkeit, Widerspruch einzulegen. Tut er das nicht, muss der Gläubiger einen Vollstreckungsbescheid beantragen. Gegen diesen Vollstreckungsbescheid hat der Schuldner zwei Wochen Zeit, Einspruch einzulegen. Nach Ablauf dieser weiteren zwei-Wochen-Frist wird der Vollstreckungsbescheid rechtskräftig. Er kann dann bis zum Eintritt der Verjährung, also mindestens 30 Jahre lang, durch den Gerichtsvollzieher vollstreckt werden.

Eine derartige Post vom Gericht zu bekommen, bewegt die meisten Schuldner dann zur Zahlung. Tun sie das nicht, sondern legen Wider- oder Einspruch ein, verwandelt sich das Mahnverfahren in ein ganz normales Klageverfahren vor Gericht.

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LGH-Broschüre: Außenstände minimieren, Zahlungen beschleunigen
Eine schlechte Zahlungsmoral wird gerade in wirtschaftlich schwierigen Phasen zu einem großen Problem für Mittelständler. Wenn Sie noch mehr über Strategien erfahren wollen, wie Sie möglichst schnell und sicher zu Ihrem Geld kommen, dann liefert Ihnen dies ein "Tipp zur Unternehmensführung” der Landes-Gewerbeförderungsstelle des nordrhein-westfälischen Handwerks (LGH). Unter dem Titel "Außenstände minimieren, Zahlungen beschleunigen - Der sichere Weg zu Ihrem Geld” führt RA Annemarie Sahm Verbesserungsmaßnahmen für das Rechnungs- und Mahnwesen auf. Zudem gibt sie Tipps, wie man sich vertraglich oder gesetzlich absichern kann und was man unternehmen sollte, wenn doch Zahlungsverzögerungen oder sogar Zahlungsausfälle drohen. Die 24-seitige Broschüre kann zum Preis von 8,00 Euro bei der LGH (Tel.: 0211 30108-321; E-Mail: siebert@lgh.de) angefordert werden.