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Bye, bye Stundenzettel

Nicht erst mit der Einführung des Mindestlohngesetzes zum 1. Januar dieses Jahres sind elektronische Systeme der Arbeitszeiterfassung von Mitarbeitern interessant

Jederzeit auch von unterwegs: Daten zwischen Hauptrechner im Büro und mobilen Geräten austauschen. Bild: Hottgenroth

Die kaufmännische Software „V.1“ (Streit) verfügt über ein eigenes Zeiterfassungsmodul, das mit stationären und mobilen Zeiterfassungsterminals kombiniert werden kann. Bild: Streit

Die „Mobile Zeiterfassung“ von Powerbird mit integrierter Stempelfunktion: Sie ermöglicht ein schnelles und einfaches Erfassen von Projektdaten per Smartphone und Tablet. Bild: Hausmann & Wynen

Das GPS-Monitoring zeigt Route, Zeiten und Stopps der Mitarbeiter auf der Karte an. Auch Geschwindigkeiten werden erfasst. Bild: Mobil Zeit

Die Fahrzeugdockingstation von Mobil Zeit ist für den robusten Einsatz auf der Baustelle geschaffen. Bild: Mobil Zeit

Mit der mobilen Rösler-App „da Time Personal“ kann der Mitarbeiter auf der Baustelle Fotos einbinden, kritische Stellen markieren und mit eigenen Stichworten versehen. Bild: Rösler

Zeiterfassung mit der Moser-App. Bild: Moser

Software „Kaufmann“ (Hottgenroth/ETU) erlaubt die projektbezogene Zeiterfassung von Mitarbeitern, der verwendeten Arbeitsmittel u. a. m. Bild: Hottgenroth/ETU

 

Die Aufzeichnungspflicht im neuen Mindestlohngesetz kann Handwerksbetrieben Kopfschmerzen bereiten. Denn die Dokumentation der Arbeitsstunden eines jeden Mitarbeiters umfasst den täglichen Beginn, das Ende und die Dauer der Arbeit. Wer dies handschriftlich löst und viele Mitarbeiter hat, sieht sich einem Wust von Stundenzettel ausgesetzt. Mobile Zeiterfassung kann die Aufzeichnungspflicht erleichtern1).

Traditionell erfassen die Monteure ihre Arbeitszeiten auf Stundenzetteln per Hand. Das ist häufig mit einem hohen Aufwand für die Auswertung und die manchmal späte Verfügbarkeit der Daten verbunden. Hinzu kommen möglicherweise Fehler bei der Übertragung unleserlicher Angaben, nicht mehr auffindbare Stundenzettel oder Probleme mit Kunden, die sich über zu viel angerechnete Arbeitszeit beschweren. Eine unzulängliche Fuhrpark-Transparenz kann darüber hinaus den Verdacht schüren, dass Mitarbeiter die Firmenfahrzeuge auch privat nutzen. Zusätzlich sorgen der Mindestlohn und die daraus abgeleiteten Aufzeichnungspflichten bei vielen Handwerksbetrieben für Unmut.
Hier setzen Lösungen an, die die Arbeitszeiten der Mitarbeiter elektronisch erfassen. Mit der mobilen Datenerfassung bzw. der mobilen Auftragsabwicklung werden die Arbeitszeiten derjenigen Mitarbeitern erfasst, die auf wechselnden Baustellen tätig sind. Häufig wird dabei nicht nur die reine Arbeitszeit festgehalten, sondern auch die Tätigkeiten bestimmten Projekten zugeordnet. So lassen sich einzelne Aktionen erfassen, Fahrtenbücher erstellen und Aufgaben an Mitarbeiter verteilen.
Für die Zeiterfassung sind derzeit unterschiedliche Varianten möglich. Zu unterscheiden sind Terminals, mobile Geräte sowie die web- und intranetbasierte Zeiterfassung. Über webbasierte Lösungen kann sich ein Handwerker von überall ein- und ausbuchen. Quelloffene Software hat dabei den Vorteil, dass sie kostenlos zum Download zur Verfügung steht.

Entscheidungshilfen und Aspekte
Wer in ein mobiles Zeiterfassungssys­tem investieren möchte, sollte zunächst über einige Punkte nachdenken:

  • Wie genau sollen Mitarbeiter ihre Zeiten erfassen?
  • Wie viel Zeit muss ein Mitarbeiter darauf verwenden, seine Zeiten zu erfassen?
  • Mit welchen Geräten sollen Mitarbeiter ihre Zeiten erfassen?
  • Wie gelangen Projektdaten zum Mitarbeiter vor Ort?
  • Wie gelangen erfasste Zeiten zurück ins Büro?
  • Kann oder will der Chef erfahren, wo welcher Mitarbeiter sich gerade aufhält (Ortung) und was er gerade tut (Auftragszeiterfassung)?
  • Sollen Zeitkonten geführt werden?
  • Sollen die Zeiten auch der Lohnbuchhaltung zur Verfügung stehen?
  • Gibt es weitere Funktionen zur Verwaltung von Projekten, Aufgaben usw.?
  • In welcher Form können Daten aus dem Programm mit anderen Systemen weiterverarbeitet werden?
  • Wie werden die Mitarbeiter reagieren? Wie lässt sich eine positive Einstellung generieren?

Hersteller werben mit den Vorteilen, die solche Systeme mit sich bringen. Es darf aber nicht verschwiegen werden, dass sie auch Nachteile aufweisen. Hier gilt es individuell abzuwägen und für sich zu bewerten, ob eine Anschaffung sinnvoll ist. Die wesentlichen Vorteile einer mobilen Zeiterfassung gegenüber handschriftlichen Aufzeichnungen sind:

  • Die Arbeitszeiten erfasst der Monteur direkt vor Ort, möglicherweise durch einfaches Anklicken.
  • Die Arbeitszeiten können intern weiterverarbeitet werden.
  • Im Unternehmen ist für jeden Monteur einzeln ersichtlich, welche Tätigkeiten er gerade erledigt oder auf welcher Baustelle er arbeitet.
  • Buchungssätze für Arbeitszeiten, Überstunden sowie Auslöse/Reisekosten werden automatisch berechnet und an die Lohnsoftware übergeben.
  • Die Daten werden direkt in das unternehmenseigene EDV-System eingepflegt. So kommt es nicht zu Übertragungsfehlern, z. B. durch verschmutzte oder unleserliche Stundenzettel.
  • Durch die Verknüpfung der erfassten Zeiten und Orte ist es möglich, Arbeitszeitkonten, Überstunden, Fehlzeiten, Fahrtenbücher, Reisekostenabrechnungen, Fahrzeugkosten u. a. ebenfalls elektronisch zu verwalten.
  • Projekte können besser überwacht werden.
  • Die geleisteten Arbeitszeiten lassen sich gegenüber dem Kunden besser dokumentieren.
  • Eine schnelle Rechnungslegung wird unterstützt.
  • Der Nutzer hat über sein mobiles Gerät Zugang zu seinen gesammelten Daten.

Mit der mobilen Zeiterfassung sind aber auch Nachteile verbunden. Die wesentlichen sind:

  • Investitionskosten für den Unternehmer.
  • Ggf. laufende Kosten für Datenübertragung, z. B. per Mobiltelefon.
  • Mitarbeiter müssen in die Bedienung eingewiesen werden.
  • Ggf. schlechte Handhabbarkeit.
  • Eingabefehler des Mitarbeiters werden möglicherweise von der Software nicht erkannt.
  • Mit der Einführung der mobilen Zeit­erfassung kommen weitere Geräte in den Betrieb, um die sich jemand kümmern muss.
  • Die Mitarbeiter vermuten evtl. die Zeit­erfassung als Überwachungsinstrument.
  • Ggf. fehlt die Unflexibilität, z. B. lassen sich auf Papier zusätzliche Anmerkungen zur Arbeit und zum Auftrag eintragen.

Möglichkeiten der mobilen Zeiterfassung
Grundsätzlich stehen verschiedene Lösungen zur mobilen Zeiterfassung zur Verfügung. Bei Offline-Lösungen werden die Daten zunächst auf einem mobilen Gerät erfasst und gespeichert. Im Unternehmen können die Arbeitszeiten dann über eine Schnittstelle auf eine Software übertragen werden. SMS-basierte Lösungen senden Buchungen an das Zeiterfassungssystem. Bei telefonbasierten Lösungen erfolgt die Buchung analog über einen Telefonserver. Internetbasierte Lösungen versenden die Buchungen als Datenpakete über das Internet an einen Server. Die Arbeitszeiten werden automatisch in die Software verbucht.
Zur Verifizierung der elektronischen Aufzeichnungen werden die Buchungen von einigen Arbeitszeiterfassungssystemen mit Lokalisierungstechniken verknüpft. Hier kommen Location Based Services oder GPS-Lösungen zum Einsatz2). Durch die Verknüpfung der Standortdaten mit den Buchungen kann ein Unternehmer z. B. prüfen, ob die Mitarbeiter sich im Moment der Eingabe am Arbeitsort befunden haben. Bei solchen technischen Lösungen müssen die Mitarbeiter ausdrücklich zustimmen. Und der Nutzer selbst sollte die Erfassung von Standortdaten ein- und ausschalten können. Einige ausgewählte Anbieter und Systeme werden im Folgenden nun vorgestellt.

Fazit
Für welche technische Lösung man sich entscheidet, ist in erster Linie eine Frage der Kosten und der Kompatibilität zu anderer Software, die man nutzen möchte oder bereits im Büro installiert hat. Hier muss sich jeder Betrieb individuell beraten lassen. Um vorab hinreichende Informationen einzuholen, können weitere Angebote von anderen Anbietern hilfreich sein. Das Portal www.mobile-zeiterfassung.info gibt eine Übersicht über nahezu alle Softwaresysteme, die auf dem Markt erhältlich sind.

Autorin: Angela Kanders, freie Journalistin, www.angelakanders.de


www.mobile-zeiterfassung.info

1) Die Dokumentation der täglichen Arbeitszeit betrifft nicht jeden Mitarbeiter eines Handwerksbetriebs. Näheres dazu findet sich in dem Artikel „Mindestlohn: Was Sie beachten müssen“ in der IKZ-HAUSTECHNIK 6/2015 und im Internet unter www.ikz.de.

2) Der Artikel „GPS hilft bei der Einteilung der Monteure“ beschreibt Ortungssysteme für Firmenfahrzeuge. Er ist erschienen in der IKZ-HAUSTECHNIK 17/2013. Abrufbar ist der Beitrag auch im Internet unter www.ikz.de

 

STREIT DATENTECHNIK GMBH

Mobile Auftrags- und Serviceabwicklung

„V.1“ von Streit ermöglicht die mobile Auftragsbearbeitung, Projektbearbeitung und Wartung/Service. Die Software kann sowohl online als auch offline genutzt werden. Im Online-Fall werden die Aufträge in Echtzeit auf das mobile Gerät des Monteurs übertragen und nach dem Bearbeiten durch den Monteur wieder an den Betrieb gesendet. Für diese Variante ist eine SIM-Karte im Notebook oder Tablet-PC erforderlich. Im Offline-Fall werden die Aufträge bereits im Betrieb auf das mobile Gerät übertragen, durch den Monteur offline erfasst und bearbeitet. Kehrt der Monteur in den Betrieb zurück, werden die bearbeiteten Aufträge zurückübertragen. In beiden Fällen kann der Monteur Angebots-, Arbeits- oder Wartungsaufträge und auch Rechnungen direkt beim Kunden vor Ort erstellen und bearbeiten. Nicht nur Beginn und Ende, auch An- und Abfahrt, Rüstzeiten, Zeiten für die Fahrzeugreinigung oder Fortbildungen kann der Mitarbeiter erfassen.
Baustellen- bzw. Baufortschrittsfotos mit dem Smartphone werden dem zugrunde liegenden Auftrag zugeordnet. Durch die Rückübertragung aller Zeit- und Auftragsdaten sind die Fotos automatisch im entsprechenden Kunden- bzw. Projektarchiv hinterlegt. Optional kann auch der Standort des Monteurs zum Zeitpunkt der Stempelung übermittelt werden.
www.streit-datec.de

HAUSMANN & WYNEN DATENVERARBEITUNG GMBH

Zeit erfassen und dokumentieren

Für die mobile Zeiterfassung mit der Lösung von Hausmann & Wynen benötigt der Monteur lediglich ein internetfähiges Smartphone, Laptop oder Tablet. Nach der Installation der Software „Mobile Zeiterfassung“ kann der Monteur seine Stunden erfassen. Er kann mit seinem Endgerät auch Baustellenbilder aufnehmen und direkt dem Projekt zuordnen.
Während der Monteur beim Kunden ist, erkennt man im Büro über die Software „Powerbird“, wie viel Zeit er bislang dort verbracht hat. Alle Daten werden in Echtzeit übertragen. Gerät z. B. ein Monteur in Verzug, hat das der Projektleiter im Blick und kann ggf. personell umdisponieren. Alle Zeitdaten der Mitarbeiter, ob Anfahrt oder Montage, werden gespeichert und dem entsprechenden Projekt bzw. Kundendienst zugeordnet. Aber auch Kundenaufträge, die der Monteur zwischendurch erledigt, werden für eine spätere Abrechnung festgehalten.
Durch die sofortige Übertragung der Zeitdaten hat der Projektleiter die Stunden in Echtzeit auf dem dazugehörigen Projekt/Kundendienst zur Auswertung vorliegen. Damit ist eine Überwachung der Projekte bereits während der gesamten Laufzeit gegeben.
www.powerbird.de

Mobil Zeit GMBH

Modularer Aufbau

Das Winser Unternehmen Mobil Zeit beschäftigt sich seit mehr als 15 Jahren mit dem Thema mobile Personal- und Einsatzdatenerfassung für Handwerksbetriebe. Das an die verschiedensten Gewerke anpassbare Zeiterfassungssystem vom Typ „T 4“ besteht aus einer Blackbox und dem Erfassungsterminal. Ein dynamisches Menü führt durch die Erfassung der Daten. In dieser Kombination werden sämtliche Fahrzeiten inklusive der zurückgelegten Wegstrecken und Routen automatisch aufgezeichnet, ohne dass der Mitarbeiter Einfluss nehmen kann. Optional lassen sich die Systeme mit einer GPS Live-Ortung versehen. Für die Übertragung der Daten aus dem Fahrzeug wird das GPRS-Netz der deutschen Telekom genutzt. Nachdem die Daten auf die Auswertungssoftware „MZAS-4“ übertragen wurden, können sie bewertet und weiterverarbeitet werden.
www.mobilzeit.de

RÖSLER SOFTWARE-TECHNIK ENTWICKLUNGS- UND VERTRIEBSGESELLSCHAFT MBH

Elektronischer Stundenzettel

Wenig Aufwand und viel Gewinn verspricht Rösler mit der App „da Time Personal“. Die App wird auf das Smartphone oder Tablet der Mitarbeiter aufgespielt und integriert die bereits im Unternehmen vorhandenen Stunden- und Abrechnungsbögen. Der Mitarbeiter schickt mithilfe der App die ausgefüllten Stundenzettel am Ende des Tages oder der Woche direkt in die Verwaltung. Dort können sie in die eigene EDV übernommen und weiterverarbeitet werden. Zusätzliche Erfassungsgeräte sind nicht notwendig. Lediglich ein Android oder iOS-Gerät ist ausreichend.
Außerdem bietet Rösler mit der „Obserwando PMS“-App im Google- oder Apple-Store die Möglichkeit, eigene Checklisten und Aufträge zu bearbeiten sowie auf Fotos zu zeichnen oder zu schreiben. Der Mitarbeiter auf der Baustelle kann somit fotografieren, kritische Stellen markieren und mit eigenen Stichworten versehen. Diese Daten sendet er direkt ins Büro. Mit der „Obserwando PMS“-App ist es außerdem möglich, eigene Lieferscheine zu integrieren, Auftragsformulare zu bearbeiten, rechtssichere Dokumente zu erstellen, unerledigte Aufträge weiterzugeben sowie Auftragsstatus und Mitarbeiterposition einzusehen.
www.datime.de

MOSER GMBH & CO.KG

Kostenfreie App

Die Moser-App „Zeiterfassung“ ist seit Oktober vergangenen Jahres erhältlich. Mit ihr erfasst der Betrieb Arbeitsbeginn, teilt Mitarbeiter ein und weist die entsprechenden Arbeitszettel zu. Die App unterstützt Kolonnenbuchungen und kann die gespeicherten Daten durchsuchen. Unterschiedliche Bearbeitungsschritte sind verschiedenen Farben zugeordnet. So sieht der Nutzer direkt den aktuellen Stand der Stundenbuchung. Bilder vom Bauvorhaben können ebenfalls angefügt werden. Der Anwender kann auch GPS-Daten hinterlegen. Die Zeiterfassung ist für die Plattformen iOS und Android freigegeben. Sie kann kostenfrei heruntergeladen werden.
Bereits seit Langem unterstützt Moser mit der Handwerkersoftware „Mos’aik“ die Erfassung der Arbeitszeiten, auch in Kombination mit der Position oder mit unterschiedlichen Lohnarten. Die mit der neuen App elektronisch erfassten Daten können an die Handwerkersoftware übergeben und weiterverarbeitet werden.
www.moser.de

HOTTGENROTH SOFTWARE GMBH & CO. KG/ETU SOFTWARE GMBH

Kaufmännische Branchensoftware

Die App „Zeiterfassung“ von Hottgenroth/ETU ist die mobile Lösung in Verbindung mit der Software „Kaufmann“ aus dem gleichen Hause. Mit ihr lassen sich die Arbeitszeiten mit Beginn und Ende sowie Dauer und Pausen erfassen. Dies erfolgt entweder über eine Stoppuhr-Funktion oder über die Beginn- und Endzeit. Die App ermittelt die Dauer in Stunden und Minuten und übermittelt die Daten zur Abrechnung ins Büro. Handschriftliche Stundenzettel entfallen. Der Mitarbeiter hat zusätzlich die Möglichkeit, einen Kommentar zu schreiben sowie den Fortschritt der Arbeiten auf der Baustelle einzustellen. Da die Stundenerfassung projektbezogen durchgeführt werden kann, können die Daten für eine Projektnachkalkulation herangezogen werden. Nach der Übertragung in die Software „Kaufmann“ gibt es verschiedene Möglichkeiten der Auswertung. Es können z. B. Projektsummen und Monatssummen für die Mitarbeiter gebildet werden.
Mit der App „Kundendienst“ können alle Termine und Aufträge in einer Listen- und Kalenderversion dargestellt werden. Ein Bericht und die Kundenunterschrift vor Ort sind möglich. Auch diese Daten werden zur Abrechnung ins Büro übermittelt. Fotos können zugeordnet werden. Die App kann auch in Verbindung mit der Software „Wartungsmodul“ von Hottgenroth verbunden werden.
www.hottgenroth.de
www.etu.de

 


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