„Schritt für Schritt und nicht alles auf einmal“

Bernd Schöllgen ist seit Mitte November 2017 neuer Landesinnungsmeister des Fachverbandes SHK NRW. In seiner Antrittsrede machte er deutlich, dass unter anderem das Vorantreiben der Digitalisierung innerhalb der 6000 angeschlossenen Innungsfachbetriebe weit oben auf seiner Agenda steht. Im Gespräch mit der IKZ beantwortet der Inhaber der Schöllgen Haustechnik GmbH aus Alfter bei Bonn erstmals, was das für ihn tatsächlich bedeutet.

IKZ-HAUSTECHNIK: Digitalisierung bedeutet für Sie?
Bernd Schöllgen: An dieser Stelle setze ich einmal eine moderne Firmenpräsenz im Internet voraus. Digitalisierung im Handwerk – und ganz speziell in einem SHK-Betrieb – gliedert sich für mich vorrangig in zwei Bereiche: in den technischen und den kaufmännischen. Der technische Bereich ist in den meis­ten Unternehmen bereits recht weit fortgeschritten. Technische Berechnungen und Planungen werden schon heute mit der entsprechenden Software erstellt. Für schnelle Berechnungen stehen von diversen Herstellern Programme oder Apps zur Verfügung, um z. B. Ausdehnungsgefäße, Pumpen usw. auszulegen, bzw. zu dimensionieren. Die Aufschaltung der Heizungsanlagen – und damit meine ich auch Kleinanlagen – auf entsprechende Software geht mit Riesenschritten voran. Bei Großanlagen ist eine Aufschaltung auf eine GLT bereits Stand der Technik.
Im kaufmännischen Bereich hinken viele Betriebe hinterher. Hier bedeutet Digitalisierung für mich, dass die Geschäftsprozesse – und damit meine ich vor allem die Auftragsabwicklung – digital durchs Unternehmen wandern. Angefangen von der ersten Kontaktaufnahme mit dem Kunden und die Beratung vor Ort über die Angebotserstellung und Auftragsplanung, den Einkauf und die Disposition bis hin zur Abrechnung und der Nachkalkulation des Auftrages. Hinzu kommt der Bereich Kundendienst und Service: von der Auftragsannahme über die Planung der Monteure bis hin zur Abrechnung und Verwaltung der Wartungsverträge. Hieraus werden Erlöse und Kosten auf Basis einzelner Projekte (Kostenträger) Geschäftsbereiche (Profitcenter) zusammengefasst und danach bewertet bzw. analysiert.  Das ist zur Unternehmenssteuerung unabdingbar.

IKZ-HAUSTECHNIK: Wie sieht das konkret bei Ihnen im Unternehmen aus?
Bernd Schöllgen: Den technischen Bereich bilden wir über die entsprechende Software komplett ab. Im kaufmännischen Bereich haben wir ca. 70 % des Weges hinter uns. Alle Mitarbeiter greifen auf den Kundenstamm, die zentrale Monteurplanung und den Artikelstamm zu. Die Kundendiensttechniker bekommen ihre Aufträge mobil auf einem Tablet bereitgestellt. Nach Auftragsabschluss unterschreibt der Kunde auf dem Tablet und der Auftrag geht digital zur Rechnungsschreibung. Die Rechnungen werden an die E-Postbusiness-Box versendet und die Post übernimmt Druck, Kuvertierung und Versand. Auftragszettel und Rechnungen werden digital abgelegt. Dokumente zum Auftrag werden eingescannt und digital zum Auftrag abgelegt.
Die anderen erwähnten Prozesse sind ebenfalls digitalisiert. Wir arbeiten zurzeit an der Digitalisierung der nachgelagerten Prozesse, wie beispielsweise Einkauf, automatisches Verbuchen und Archivieren der Wareneingangsrechnungen, dem allgemeinen Dokumentenmanagement etc.

IKZ-HAUSTECHNIK: Damit zeigt sich, die Umsetzung einer digitalen Strategie ist alles andere als trivial. Welchen Weg sind Sie dabei gegangen und wie weit sind Sie?
Bernd Schöllgen: Ich bin ja nicht mehr der Jüngste, daher kann ich sagen, dass ich früher im Zeitalter von DOS und Windows 3.x sicherlich EDV-affiner war. Heute bin ich Anwender. Die digitale Strategie wird von meiner Tochter und meinem Sohn bestimmt. Ihnen oblag die Auswahl der Software und sie übernehmen auch die Integration bzw. die Anpassung der Prozesse im Unternehmen oder in der Software.
Wichtig bei der Auswahl der Software-Branchenlösung ist, dass diese durchgängig alle Prozesse abbilden kann und es kein Stückwerk ist. Konkret halten wir es für wichtig, neben den Auftragsprozessen auch die Finanzbuchhaltung und den Lohn im eigenen Unternehmen und mit derselben Software abzuwickeln. Das ist zwar kein Muss, aber für größere Unternehmen organisatorisch besser. Wenn Fibu und Lohn ausgelagert sind, sollte es keine Einbahnstraße sein, sondern es sollten auch Daten, die für Auswertungen benötigt werden, zurückfließen.

IKZ-HAUSTECHNIK: Die größten Stolpersteine waren?
Bernd Schöllgen: Änderungen im Unternehmen, welcher Art auch immer, gehen nie reibungslos. Veränderungsprozesse müssen in kleinen Schritten und konsequent umgesetzt werden, und hierin liegt auch die Herausforderung für alle.

IKZ-HAUSTECHNIK: Welchen Rat würden Sie anderen Betrieben beziehungsweise ihren Kollegen mitgeben, um die digitale Transformation nachhaltig und möglichst reibungslos umzusetzen?
Bernd Schöllgen: Ohne einen verantwortlichen Mitarbeiter aus dem Unternehmen – das kann der Chef selbst sein, ein Meister, Techniker oder Ingenieur, der sowohl die betrieblichen Prozesse als auch die Software kennt und weiß, was geht und nicht geht – ist ein solcher Prozess nur schwer zu meis­tern. Eine Einführung, bei der man sich auf externe Kompetenz, beispielsweise die Mitarbeiter des Softwarehauses, verlässt, ist sehr nervenaufreibend. Diese Person von außen hat zwar Kompetenzen in Bezug auf die Software, aber nicht in Bezug auf die höchst individuellen betrieblichen Abläufe. Wichtig ist auch, dass man Schritt für Schritt umstellt und nicht alles auf einmal. Zudem ist es unerlässlich, die betroffenen Mitarbeiter von Anfang an in den Prozess einzubinden. 

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