Digitalisierungsservice für Handwerksbetriebe

Das Unternehmen Streit Datentechnik, Hersteller der SHK-Branchensoftware Streit V.1, bietet Handwerksbetrieben Beratung und ­Services für den Ausbau von digitalisierten Arbeitsprozessen. Dazu ermitteln die Softwarespezialisten u. a. mit einem Analyse- und Planungstool den Digitalisierungsgrad eines Betriebs und planen zusammen mit den Entscheidern die nächsten Schritte. In der ­Analyse werden neben den betriebsindividuellen Maßnahmen auch die notwendigen Aufwendungen für das Handwerksunternehmen und der Amortisationszeitraum bestimmt. Für welche Betriebe das Angebot ist, was es genau umfasst und wie es funktioniert, haben wir im Interview bei Roland Gmeiner, Geschäftsführer der Streit Datentechnik GmbH, nachgefragt.

IKZ-HAUSTECHNIK: Der Markt liefert unzählige Digitalisierungstools. Welche Leistungen bieten Sie mit Ihrem neuen Service an?
Roland Gmeiner: Die Tools zur Digitalisierung, die Sie ansprechen, erledigen einzelne Aufgaben, die man als Baustein eines Digitalisierungskonzeptes verstehen kann. Mit unserem neuen Produkt, dem „Digitalisierungsassistent“ setzen wir vorher an. Digitalisierung ist ja nicht irgendetwas Neumodisches, das über das Handwerk hereinbricht. Die meisten Betriebe haben schon angefangen, sich zu digitalisieren, als der Begriff noch nicht in aller Munde war. Aber viele tun sich schwer, bei dem komplexen Thema zu priorisieren wie es weitergehen soll.
Unser neues Planungs- und Analyseinstrument ermittelt den aktuellen Digitalisierungsgrad und zeigt Betrieben genau, wo sie bereits optimal arbeiten und wo sie Prozesse durch weitere Digitalisierung verschlanken können. Auf dieser Basis wird ein mit den Kunden abgestimmter, individueller Maßnahmenplan entwickelt, der dann Schritt für Schritt umgesetzt werden kann.
Grafiken machen das Kosten-/Nutzenverhältnis sofort nach der Analyse sichtbar. Die Frage „Was bringt mir die Digitalisierung?“ wird damit konkret beantwortet, und auch finanziell für jeden greifbar.

IKZ-HAUSTECHNIK: Warum ist dieses Angebot entstanden?
Roland Gmeiner: Der Digitalisierungsassistent ist die Antwort auf die Fragen, die uns jeden Tag aus dem Markt erreichen. Sowohl von unseren Kunden als auch von Interessenten, die sich Gedanken um die digitale Zukunft ihres Handwerksbetriebs machen. Die zentralen Fragen sind vereinfacht gesprochen: „Was sollte ich tun?“, „Wann sollte ich es tun?“, „Was kostet es mich?“ und „Rechnet sich das?“. Mit unserem neuen Service beantworten wir jede dieser Fragen. Wir wollten das große Wort „Digitalisierung“ zugänglich und planbar machen.
Aus Sicht unserer Kunden ging es uns zudem darum, in der Software-Beratung die richtigen Prioritäten für den jeweiligen Betrieb zu setzen und die Kunden ausgiebig über ihren Digitalisierungsstatus und ihre Möglichkeiten zu informieren. Nur wer weiß wo er steht, kann wissen wo er hinwill.

IKZ-HAUSTECHNIK: Von der Theorie zur Praxis. Wie läuft der Beratungsservice konkret ab?
Roland Gmeiner: Nach Terminvereinbarung ermittelt ein Streit V.1-Berater gemeinsam mit dem Ansprechpartner des Handwerksbetriebs zunächst den aktuellen Digitalisierungsgrad des Betriebs. Abteilung für Abteilung wird hierzu angegeben, ob bestimmte Maßnahmen bereits umgesetzt, geplant oder zunächst nicht geplant sind. Beispielsweise wird abgefragt ob und in welchem Umfang das ZUGFeRD-Rechnungsformat genutzt wird. Diese Analyse gibt genug Raum für Rückfragen durch den Ansprechpartner und für Erläuterungen durch unsere Berater.
Das Ergebnis zeigt dann den aktuellen Digitalisierungsgrad in Prozent und schlüsselt die einzelnen Unternehmensbereiche genau auf. Schnell werden so die Entwicklungspotenziale ersichtlich. Es lassen sich verschiedene Szenarien durchspielen die z. B. anzeigen, wie sich der Digitalisierungsgrad durch den Einsatz von ZUGFeRD oder durch die Einführung eines digitalen Dokumentenmanagements verbessert.
Durch die Analyse wird nur angepackt, was dem Betrieb wirklich etwas bringt. Diese Maßnahmen werden anschließend priorisiert. Das Ergebnis ist ein Digitalisierungsfahrplan. Dieser enthält die geplanten Maßnahmen, die Kosten für die Umsetzung, Angaben zu eingesparten Arbeitszeiten unter Berücksichtigung der Mitarbeiterzahl sowie die Informationen zu Amortisationszeiträumen.
Steht der Plan, dann kann auf Wunsch des Kunden von unserer Seite aus auch mit der Umsetzung der Maßnahmen begonnen werden.

IKZ-HAUSTECHNIK: Können Sie ein Beispiel für eine Digitalisierungsmaßnahme, deren durchschnittliche Kosten sowie Amortisationszeiträume nennen?
Roland Gmeiner: Gerne. Nehmen wir z. B. die Einführung der Archivierung eingehender Belege und Dokumente. Das integrierte Archiv und Dokumentenmanagement in Streit V.1 kann mit Papierdokumenten und digital eingehenden Dokumenten auf den verschiedensten Wegen gefüttert werden. Teilweise automatisch oder halbautomatisch.
Wer die Archivierung eingehender Dokumente einführen möchte, benötigt ca. 10 Beraterstunden zur Einrichtung der verschiedenen Wege ins Archiv und zur Anpassung an die individuellen Erfordernisse seines SHK-Betriebs. Pro Mitarbeiter und Jahr spart der Betrieb aber mindestens 62 Stunden ein. Die meiste Zeit übrigens nicht wegen der nicht mehr zwingenden Papierablage, sondern vor allem wegen der wegfallenden Zeiten für die Suche nach Belegen. Alles ist digital dort archiviert, wo es hingehört.
Eben sprachen wir von ZUGFeRD. Wer seine Rechnungseingangsprüfung digitalisiert, benötigt für deren Einrichtung nur zwei Beraterstunden. Pro involviertem Mitarbeiter und Jahr, spart der Betrieb aber ca. 36 Stunden ein. Je nach Schulungsaufwand für die Mitarbeiter hat sich eine Maßnahme wie die Einführung von ZUGFeRD also innerhalb von wenigen Monaten amortisiert.

IKZ-HAUSTECHNIK: Wie hoch sind durchschnittlich die Kosten für eine Organisationsberatung mit Analyse und Planung?
Roland Gmeiner: Die Analyse und Planung wird nach unseren aktuellen Beratungsstundensätzen abgerechnet. Grob sollte man einen Tag dafür einplanen. Die Analyse erfolgt vor Ort, die Umsetzung teils vor Ort, teils aus der Ferne und wird jeweils nach Aufwand abgerechnet.
Das Analyse- und Planungstool ist stetiger Begleiter im Digitalisierungsprozess und die Ergebnisse und Entwicklungen können jederzeit eingesehen werden.

IKZ-HAUSTECHNIK: Können Sie allen Unternehmen den Service bieten, festzustellen, wie der eigene Digitalisierungsprozess effizient umgesetzt werden kann? Oder muss der Betrieb Ihre Softwarelösung in der Anwendung haben?
Roland Gmeiner: Grundsätzlich können wir jedem Unternehmen eine Ermittlung des jeweiligen Digitalisierungsgrads anbieten.
Anwender unserer Software „Streit V.1“ finden im Streit Digitalisierungsassistenten Maßnahmen, die sich direkt auf Funktionalitäten ihrer kaufmännischen Software beziehen. Die Kosten-/Nutzenrechnungen beruhen auf unserer Praxis­erfahrung bei Streit V.1-Anwendern.
Handwerksbetrieben, die andere Branchenprogramme einsetzen oder deren Einsatz planen, bieten wir einen Digitalisierungs-Schnell-Check, der die Unternehmen in kleinerem Umfang analysiert und ihren Digitalisierungsgrad ermittelt. Vorteil ist aber auch hier, dass die Unternehmer sich ein Bild der möglichen Digitalisierungsschritte machen können und für sich priorisieren können, welche Maßnahmen für ihren Betrieb die dringlichsten sind.

Bilder: Streit Datentechnik

www.streit-datec.de