ZVSHK - Artikel schneller finden - Praxistest: Datenkommunikation optimieren

Ralf Walch ist Junior-Chef in einem SHK-Betrieb mit einem 15-Personen-Team. Er begeistert sich für EDV-Themen und versucht seit Längerem, die elektronischen Möglichkeiten für den Familienbetrieb gewinnbringend zu nutzen. Was ihn unzufrieden gemacht hat, ist der Umgang mit den Stammdaten der Großhändler. Ralf Walch erfuhr vom Pilotprojekt „Prozeus“, in dem der ZVSHK herausfinden wollte, welche Rationalisierungen machbar sind, wenn eine zeitgemäße EDV in den betrieblichen Abläufen eines SHK-Betriebes die Regie übernimmt. Genau das deckte sich mit seinen Interessen.
Bisher arbeitete sein Handwerksbetrieb mit den Artikelstammdaten im Format „Datanorm 4.0“, die vom Großhandel bereitgestellt werden. In diesen Daten stehen bekanntlich zumeist die Großhandelsnummern, Artikeltexte und die wichtigen Preisinformationen mit Rabattgruppen. Weitere wichtige Informationen zum Produkt, z.B. Bilder, Maßzeichnungen, Einbauanleitungen oder Verpackungsmaße, sind aber bisher in den Stammdaten nicht erhältlich und nutzbar.

BMEcat: zeitgemäße Antwort auf Datanorm
Als Alternative zu Datanorm gibt es inzwischen ein zukunftsfähiges Artikelstammdatenformat, das diese zusätzlichen Planungsinformationen transportiert. Dieses Stammdatenformat ist BMEcat.
Ralf Walch konnte die Entscheider im Pilotprojekt „Prozeus“ davon überzeugen, dass er der Richtige war für den Praxistest. Zu den ersten Schritten gehörte die Modifizierung der Handwerkersoftware „HWP“ in der neuesten Version. Das Softwarehaus Sage war bereit, für das kaufmännische Programm eine Anpassung zu entwickeln, sodass die Firma Walch jetzt auch BMEcat-Testdaten nutzen kann. Angereichert wurden die Teststammdaten unter anderem mit folgenden zusätzlichen Informationen:

• Artikel- und Verpackungsmaße,
• Gefahrengutkennzeichen,
• Zolltarifnummer,
• Ersatzteilkennzeichen.

Zudem wurden vom teilnehmenden Fachgroßhändler in Saarbrücken sowie von Herstellern die EAN-Nummern bereitgestellt und für den Test in die ­BMEcat-Stammdaten integriert. Was sich daraufhin offenbarte, waren beeindruckende Messergebnisse: Angebotserstellung und Artikelrecherche liefen wesentlich schneller ab. Auch der Barcodescanner für den Barverkauf in der eigenen Sanitärausstellung brachte erhebliche Nutzungsvorteile durch die Verarbeitung von BMEcat-Stammdaten und der EAN.

Schnellere Artikelsuche
Am PC-Arbeitsplatz der Firma Walch waren bisher bis zu sechs Großhändler-Webshops gleichzeitig geöffnet, um eine ausführliche Artikelrecherche zu realisieren. Nun zeigte der Test, dass die Suche mit einer eindeutigen sowie einheitlichen EAN diesen umständlichen Job überflüssig macht. Eine Stoppuhr lieferte den Beweis, um wie viele Sekunden Ralf Walch mit der neuen EAN-Recherche die herkömmliche Praxis alt aussehen ließ. Insgesamt liefen 45% seiner Suchanfragen schneller ab. Durchsuchen ließen sich sowohl Großhandels- als auch Herstellerdaten.
Eine Vereinfachung ergibt sich auch durch die Bündelung der weiterführenden Planungsinformationen (z.B. Zeichnungen oder Bilder), weil sie dem Artikel im Stammdatensatz BMEcat direkt zugeordnet sind. Der Abruf von zusätzlichen Informationen kann in BMEcat ebenso über einen Link erfolgen, der direkt auf die Bilder und Zeichnungen beim Großhändler bzw. Hersteller verweist. Dieses Verfahren bedeutet einen erheblichen Zeitgewinn, denn man muss nicht umständlich durch die Shopseiten der Großhändler und Hersteller klicken. Wichtig ist auch, dass der Zugriff unmittelbar auf die Herstellerseiten erfolgt, denn wo sonst kann man sicher sein, dass die Daten in der aktuellen Fassung zur Verfügung stehen?

Barcodescanner besonders rationell
Weitere deutliche Vorteile ergeben sich für den Handwerksbetrieb, wenn neben der EAN-Nutzung auch ein Barcodescanner zum Einsatz kommt. Die Firma Walch bedient nicht nur die klassischen Geschäftsfelder Sanitär, Heizung, Solar oder Kundendienst. Auch eine kleine einzelhandelsaktive Sanitärausstellung gehört zum Marktauftritt. Im Pilotprojekt ergaben sich die gleichen Effekte wie an der Supermarktkasse: Mit einem kurzen Lichtstrahl auf den Barcode erscheint nicht nur das Produkt im Display der Kasse, sondern die nachgeschaltete Warenlogistik macht dadurch einen Sprung in die Neuzeit.

Wer ist der interessante Partner im Markt?
Jetzt, nachdem die Praxiserfahrungen wichtige Informationen für das Projekt „Prozeus“ geliefert haben, möchte das Handwerksunternehmen Walch gerne weiterhin BMEcat für seine Arbeit nutzen. In der Testphase lieferte BMEcat zu den ausgewählten Produkten 17 zusätzliche Informationen – davon ist Datanorm 4 weit entfernt.
Der SHK-Handwerker Walch arbeitet mit vier bis sechs Großhändlern im Raum Saarbrücken zusammen und bestellt rein dreistufig. Leider stellen bisher die meisten Fachgroßhändler BMEcat nicht zur Verfügung. Auch der Einsatz einer eindeutigen und einheitlichen Artikelnummer steht auf der Wunschliste, doch zumeist ergeben sich Schwierigkeiten, weil Händler diese Codierung nicht herausgeben. Mangelnde Transparenz im Bestellwesen hat den Handwerksbetrieb schon sehr viel Arbeitszeit gekostet. Für Ralf Walch liegt es deshalb nahe, verstärkt mit den Großhändlern zusammenzuarbeiten, die ihm eine schnelle und bessere Artikelsuche ermöglichen.

Matthias Thiel ist IT-Projektleiter im ZVSHK, hat inzwischen eine Facebook-Gruppe Handwerkersoftware ins Leben gerufen und steht für Rückfragen und Anregungen zur Verfügung:

Matthias Thiel
ZVSHK-Geschäftsstelle Potsdam
Am Neuen Markt 11
14467 Potsdam
m.thiel@zvshk.de

* Die EAN wird seit 2010 als GTIN, Global Trade Item Number bezeichnet.

GTIN, die Global Trade Item Number
Die Globale Artikelidentnummer (ehemals EAN) ist eine weltweit überschneidungsfreie Nummer, die einen Artikel bzw. eine Handelseinheit in der jeweiligen spezifischen Ausführung (Farbe, Größe, Verpackungseinheit etc.) identifiziert. Dadurch ist eine eindeutige Codierung von Artikeln und Dienstleistungen möglich.
Der BMEcat ist ein XML-basierter Standard zur Übertragung elektronischer Stammdaten. Er wurde auf Initiative des Bundesverbandes Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik (BME), des Dachverbandes der deutschen Einkäufer und Logistiker in Zusammenarbeit mit der Praxis und Wissenschaftlern entwickelt und basiert auf den Erfahrungen der Anwender und der Mitarbeit in internationalen Standardisierungsinitiativen. Im BMEcat sind die Katalogdaten in Datenbereiche gegliedert, die sich bzgl. Inhalt, Erfassung, Pflege und Komplexität der Daten unterscheiden.

• Identifikation (Artikelnummer, EAN, ...)
• Beschreibung (Kurz- u. Langbeschreibung, Herstellertypbezeichnung, ...)
• Eingruppierung (ERP-Warengruppennummer, ...)
• Klassifikationsangaben
• Merkmale (Gewicht, Farbe, ...)
• Bestellinformationen (Bestelleinheit, Mindestbestellmenge, ...)
• Preise (Kundenendpreis, Listenpreis, ...)
• Logistikinformationen (Lieferdauern, Verpackungsangaben, …)
• Multimediale Zusatzdaten (Bilder, PDF-Dateien, ...)
• Referenzen auf andere Produkte
• Kennzeichner (Sonderangebot, Auslaufmodell, ...)