Zeit für andere Aufgaben

Unternehmer Benedikt Loy übernahm 2021 einen Betrieb, der auf den Anlagen- und Rohrleitungsbau für Gasversorgungsanlagen spezialisiert ist. In nur zwei Jahren stockte er die Mitarbeiterzahl von 8 auf 20 auf und digitalisierte Abläufe, um Arbeit zu erleichtern und das Unternehmen voranzubringen. Heute finden im Unternehmen dank Betriebssoftware und App nahezu alle Prozesse digital statt: Vom ersten Kundenkontakt, über den Kundendienst bis hin zur Rechnung und Dokumentation. Das Ziel: ein papierloses Büro.

Die TLM GmbH (Transfer-Leitungs-Montagen) wurde vor 35 Jahren gegründet und hat ihren Sitz in Meerbusch. „Wir beschäftigen uns mit technischen- und Reinstgas-Versorgungsanlagen. Dabei versorgen wir Labore, Forschungseinrichtungen, Blechverarbeitungsbetriebe, Institute, Hochschulen oder auch die Lebensmittelindustrie mit Gasen in unterschiedlicher Qualität. Wenn man irgendwo beispielsweise Wasserstoff, Argon, Helium, Stickstoff braucht, dann bauen wir dafür den kompletten Anlagenpark. Sobald Gase angeliefert werden, stellen wir sicher, dass die Anlagen damit gut versorgt sind“, erläutert Benedikt Loy.

„Unser Anspruch ist es, der Ansprechpartner in Nordrhein-Westfalen für Gasversorgungssysteme zu sein“. Um dieses Ziel zu erreichen, brachte der neue Geschäftsführer das Unternehmen auf Wachstumskurs – er vergrößerte das Team, stellte bisherige Prozesse und Strukturen auf den Prüfstand. Schnell stellte er fest, dass er eine neue Softwarelösung brauchte: „Vor zwei Jahren, als der Betrieb um die acht Mitarbeiter hatte, war es einfacher die Übersicht zu behalten. Da hatte man noch alles im Kopf: wer was macht, wer wohin fährt und wer welche Sachen eingepackt hat. Heute sind wir 6 Leute im Büro, 14 sind draußen unterwegs.“

Entschieden hat sich der Unternehmer letztlich für die Lösung aus dem Hause Label Software. Sie besteht aus dem Programm „Labelwin“ für das Büro und der App „Label Mobile“. Benedikt Loy startete bei der Umstrukturierung im Büro: „Wir haben Labelwin installiert, uns schulen lassen und legten direkt los: Mit dem Label-Partner Bunte und Klein hatten wir eine gute Betreuung und nach 3 bis 4 Monaten lief alles.“ Das Beste an dem schnellen Umstieg? Benedikt Loy lacht: „Ganz klar die Zeit, ein Riesenzugewinn. Vorher hatten wir uns an einem eigenen ‚Systembaukasten‘ versucht, der aus Trello, Office- Anwendungen wie Excel, unserer alten Handwerkersoftware und Zetteln bestand. Was für ein Aufwand! Mit Label ist jetzt alles einheitlich geregelt. Die Projekt-Abwicklung macht z. B. eine Person. Sie managt 600 Aufträge im Jahr. Da sind wir recht stolz drauf.“

Die TLM GmbH legt viel Wert auf kompetenten Umgang mit ihren Kunden. „Die Anlagen der Kunden wollen wir besser kennen als sie. Wenn sie anrufen, wollen wir sagen: ‚Ja, wir wissen Bescheid.‘ Das geht nur softwareunterstützt,“ sagt Benedikt Loy. Und wie funktioniert das im Alltag? „Ganz einfach – ruft der Kunde im Büro an, geht das Label Kundeninformationssystem (CRM) auf meinem Bildschirm auf und zeigt mir alles über diesen Kunden: Welche Vorgänge sind in der Vergangenheit bearbeitet worden? Sind alle Rechnungen bezahlt? Worum ging es beim letzten Anruf? Wenn mich der Kunde anruft und sagt, ich habe Probleme mit einer Helium-Station, da wart ihr doch letzten Monat schon einmal dran… das habe ich direkt alles im Blick. Früher wurden wir manchmal von den Kunden erinnert: X war doch vor zwei Monaten hier. Das hat man nicht mehr im Kopf, aber jetzt auf dem Bildschirm.“ Der Unternehmer ist zufrieden: „Genau das wollten wir! Ein Kundeninformationssystem als Kern der Software. Dort habe ich alle Informationen gebündelt und kann agieren.“

Nach der Einführung der Software im Büro ging Benedikt Loy das nächste Projekt an: das mobile Arbeiten mit „Label Mobile“. Der Unternehmer erzählt: „Wir sind ja im Gase-Bereich unterwegs, wir müssen Druck- und Dichtigkeitsprüfungen machen, müssen Abnahmeprotokolle unterschreiben lassen usw. Alles, was wir früher händisch zusammensuchten, einscannten und zusammenführten, passiert jetzt direkt online direkt in der App. Oft ist alles schon bearbeitet und abgeschlossen, wenn wir wieder von der Baustelle wegfahren.“

Die individuell auf die Mitarbeiter abgestimmte App-Einarbeitung war dem Geschäftsführer sehr wichtig. „Man darf da niemanden zurücklassen! Die Baustellen-leitenden Obermonteure haben wir von Angesicht zu Angesicht einzeln rangeholt und mit ihnen den Ablauf und die App durchgespielt. Jeder hat ja einen anderen IT-Wissensstand. Die haben wir alle abgeholt, quasi. Haben jeden einzeln an die App rangeführt. Das hat viel gebracht.“

Auftragsabwicklung, Zeiterfassung, Kundenkontaktsuche und Kundenunterschrift, alles läuft per App. „Die Monteure mögen insbesondere die Diktierfunktion“, sagt Loy und ergänzt: „Das war vorher eine Schreiberei.“ Heute werde mehr gesprochen und fotografiert. „Wir verlangen von jedem Monteur, nach Auftragsabschluss Fotos zu machen, am liebsten noch mit Anmerkungen. Die App weist das dann dem richtigen Auftrag zu.“ Auch die Zeiterfassung sei einfacher: „Einstempeln, abarbeiten, Fahrtzeiten, Pause, Feierabend: mit dem Finger antippen, fertig. Wir nutzen die Label-Zeiterfassung seit zwei Monaten. Es kommen keine Rückfragen vom Personal mehr, keine Fehler werden mehr entdeckt, das System läuft.“

Wenn es nach Benedikt Loy ginge, gäbe es gar kein Papier mehr im Büro. „Wir haben’s schon stark reduzieren können, haben früher pro Jahr eine Europalette Papier bestellen müssen und sind jetzt schon mal runter auf fünf, sechs Kartons. Das ganze Thema Nacharbeiten und Zettelausfüllen, das ist weggefallen. Wirkt sich auch positiv aufs Privatleben der Monteure aus. Das war ja lange normal im Handwerk: abends noch Übergaben, Auftragspapiere ausfüllen, Stundenzettel suchen und überprüfen. Wenn die Kollegen heute mal länger bleiben, dann weil sie ihre Autos ausräumen oder weil sie noch im Teamraum zusammensitzen und quatschen, aber nicht, weil sie Papierkram erledigen müssen. Das erledigen sie alles direkt auf der Baustelle mit „Label Mobile“. Sogar unsere Einkaufsliste – wir brauchen neue Taschentücher und neuen Kaffee – wird jetzt digital geführt.“

Die verbesserte Digitalisierung hat viele Ressourcen freigeschaufelt. Benedikt Loy nutzt die gewonnene Zeit, um sein Unternehmen weiter nach vorne zu bringen. „Ich schaue immerzu: welchen Ablauf, welche Formalitäten wir noch verschlanken und vereinfachen können. Wenn man die Zahlen sieht, wo wir hergekommen sind und wo wir gerade stehen, sind wir sehr zufrieden. Wir haben aber noch Sachen offen. Wir sind noch nicht am Ende. Aber das ist OK, das bleibt ein stetiger und andauernder Prozess. Wir werden weiter digitalisieren. Schritt für Schritt, immer noch ein Stückchen – und irgendwann mal ganz ohne Zettelwirtschaft.“

www.tlm-gasversorgung.de

www.label-software.de