„Workflow mit Branchensoftware effizienter gestalten“

Tagsüber Wissen sammeln, abends in entspannter Atmosphäre Erfahrungen austauschen – so lautet der Leitsatz der „Powerbird TopTage“, die einmal jährlich stattfinden. Über 50 Seminare und Workshops vermittelten Branchen- und Anwenderwissen für Softwareanfänger und auch für Programminsider, wie Ralf Schawag, Geschäftsführer des Plettenberger SHKE-Betriebs Schawag – Technik und Service, der hier auch über seine Erfahrungen im IKZ-Interview berichtete.

Austragungsort der diesjährigen Veranstaltung war das niederländische NH-Hotel in Noordwijk, wo sich rund 200 Teilnehmer Ende April für den Wissens­input rund um die kaufmännische Software „Powerbird“ von Hausmann und Wynen getroffen haben. Die Handwerkersoftware ist speziell für die Bedürfnisse von Haus- und Gebäudetechnikbetrieben entwickelt. Ob als Kalkulationsanwendung mit GAEB-Schnittstelle oder Archivierungssoftware: Das Programm unterstützt dabei, sowohl die tägliche Arbeit effizienter zu gestalten als auch betriebliche Prozesse ganzheitlich zu optimieren.
Analog dem umfangreichen Einsatzgebiet der Anwendung zogen die Themen der „TopTage“ einen weiten Bogen: vom Basiskurs für Einsteiger über allgemeine Themen wie Datanorm, Fibu, Fakturierung, mobiler Kundendienst, Wartung und Digitalisierung, bis hin zum Seminar mit Tipps und Tricks für die Praxis. Zudem standen allgemeine Themen wie Datenschutz und die Belange der Anwender im Fokus der Veranstaltung, die hier gezielt und oft mit praktischen Beispielen geklärt werden konnten.
Einer der Besucher des diesjährigen Events war Ralf Schawag, Geschäftsführer der Schawag GmbH. Der inhabergeführte Handwerksbetrieb aus dem sauerländischen Ort Plettenberg hat 30 Beschäftigte und ist spezialisiert im Bereich moderner Haus- und Gebäudetechnik für private und industrielle Anforderungen. Zum Leistungsportfolio gehören u.a. Beratung, Projektierung, Ausführung und Kundendienstarbeiten in den Bereichen Sanitär-, Energie-, Umwelt-, Klima- und Elektrotechnik. Der als „Profi im Handwerk“ ausgezeichnete SHKE-Unternehmer Schawag sprach im Rahmen der Veranstaltung mit der IKZ-Redaktion über die Beweggründe zum Eventbesuch und den Nutzen, den der Betrieb damit verbindet.

IKZ-HAUSTECHNIK: Herr Schawag, die Auftragslage im Handwerk ist sehr gut und es bleibt nur wenig Zeit für Arbeiten rund um den Betriebsablauf. Was sind die Gründe, dass Sie sich für die „TopTage“ dennoch die Zeit nehmen, dabei zu sein?
Ralf Schawag: Da gibt es zwei entscheidende Gründe: Zum einen ist das für mich eine ideale Gelegenheit, die Software noch besser kennenzulernen, d. h., neuen Input, Anregungen und Ideen zur noch effizienteren Anwendung zu bekommen. Zum anderen ist es eine sehr gute Veranstaltung, um Kollegen zu treffen oder kennenzulernen, die gleich aufgestellt sind wie wir, mit denen man sich dann austauschen kann. Wichtig ist auch, dass sich ein Betrieb gerade in guten Zeiten ‚auf dem Laufenden‘ hält, sodass eventuell schlechtere Zeiten leichter absolviert werden können. Zudem trägt für mich die Veranstaltung auch ein Stück weit zum Thema Digitalisierung bei, das meiner Meinung nach das Handwerk stärker treffen wird, als vielfach vermutet wird. Dazu ein Beispiel: Vor einigen Jahren hatten wir in unserem täglichen Workflow noch viele Medienbrüche. So wurden z.B. Stundenzettel oder Checklisten zur Wartung ausgedruckt, von Hand ausgefüllt und anschließend in den PC eingegeben. Dies haben wir als ineffiziente Maßnahme bei uns erkannt und mit einer Umrüs­tung der Software – hin zu ‚Powerbird‘ – dann abgestellt.

IKZ-HAUSTECHNIK: Auf welchen Themengebieten liegt bei den „TopTagen“ ihr Fokus?
Ralf Schawag: Ganz breit gefächert. Angefangen habe ich mit dem Seminar „Tipps und Tricks XXL“, bei dem ich einige Vereinfachungen über die gesamten Bereiche der Softwareanwendung erfahren habe. Dann gab es das Thema Projektablauf und Bestellwesen. Hier konnte ich mein Wissen weiter vertiefen. Darüber hinaus werde ich noch einzelne Punkte der Themenvielfalt abgreifen.

IKZ-HAUSTECHNIK: Von der Theorie zur Praxis. In welchen Bereichen setzen Sie das Programm „Powerbird“ ein?
Ralf Schawag: Wir steuern mit der Software unseren gesamten Geschäftsablauf. Das fängt an bei dem Anruf eines Kunden, der z.B. eine Beratung für die Heizungsanlagenerneuerung haben möchte. Dann werden direkt die Kundendaten im Programm aufgenommen, ein Vorgang – d.h. ein To-do – mit Termin angelegt, der direkt in Outlook übernommen wird und eine Checkliste für die Abwicklung zugeordnet. In den nächsten Schritten wird nach dem vor-Ort-Termin ein Angebot gemacht und wenn der Auftrag erteilt wird, dieser in allen Schritten abgearbeitet, von der Materialbestellung bis hin zur Schlussrechnung. Auch die betriebsinterne Büroorganisation, wie z. B. die Urlaubsplanung der Beschäftigten, wickeln wir über die Anwendung ab. Damit hat die Zettelwirtschaft, die zuvor bei uns herrschte, weitgehend endlich ein Ende.

IKZ-HAUSTECHNIK: Wie vereinfacht die Software Ihren Arbeitsalltag? Oder anders gefragt: Was sind für Sie die besonderen Vorteile der Anwendung?
Ralf Schawag: Für mich gibt es einige besondere Vorteile. So kann ich zu einem Projekt z.B. jederzeit sehen, wer und wann welches Material und wo bestellt hat. Zudem sehe ich, wo sich dieses befindet. Dazu eine kleine Geschichte aus der Vergangenheit: Es war an einem Samstag. Ich war alleine im Büro und war besorgt, ob für den kommenden Montag das notwendige Material für eine Baustelle, die sich schon sehr lange hingezogen hat, abgerufen wurde. Mit zwei, drei Klicks wusste ich sofort Bescheid und habe gesehen, dass das Material bestellt und abgerufen wurde und auch von wem und wann. Dazu war direkt der Lieferschein zu sehen und der Eintrag, wo es gelagert ist. So war ich beruhigt und wusste, dass alles passt. Damit behält man auch die Übersicht, wenn bei vielen Händlern bestellt wird, was häufig bei Badsanierungen vorkommt. Auch bemerkenswert finde ich es, dass ich alle Daten ohne Medienbruch mobil aufrufen kann, ohne zuvor irgendetwas herunterladen zu müssen. So behalte ich überall den Überblick zum laufenden Geschäft.

IKZ-HAUSTECHNIK: Dann setzen Ihre Kundendienstmonteure das Programm auch mobil ein?
Ralf Schawag: Ja, auf jeden Fall. Das geht auch soweit, dass wenn ein Neuauftrag gerade im Büro angelegt wurde, direkt auch der eingeteilte Kundendienst die Daten auf seinem Gerät hat. Dazu stehen dann auch Anhänge zur Verfügung, wie z.B. ein Foto, das der Kunde uns zugesendet hat. So weiß der Monteur direkt über den Vorgang Bescheid und kann den Auftrag komplett digital bearbeiten, nebst Unterschrift des Kunden, für den direkt am gleichen oder nächsten Tag die Rechnung erstellt wird.

„TopTage“ 2019
Die Vorbereitungen für den nächsten Event haben schon begonnen. Rund 50 Seminare und Workshops zur Software und wichtigen Randthemen werden vom 8. bis 10. Mai 2019 in Neuss präsentiert.

Bilder: IKZ

www.powerbird.de