Vorsicht vor zinsfreien Krediten auf eigene Kosten

Nicht bezahlte Rechnungen oder schlimmstenfalls Forderungsverluste können SHK-Betriebe vor Probleme stellen. Wer Forderungen nicht verfolgt, gewährt Kunden zinsfreie Kredite auf eigene Kosten, sagt Thomas Uppenbrink, tätiger Insolvenzverwalter. Der Geschäftsführer der Uppenbrink & Collegen GmbH in Hagen ist Verfechter eines konsequenten Debitorenmanagements und verrät, wie Sie im Fall der Fälle an Ihr Geld kommen.

IKZ-Haustechnik: Sind Forderungsrückstände eine Seltenheit im SHK-Bereich?
Thomas Uppenbrink: Nein. Kleine und mittelständische Betriebe, die um jeden Auftrag hart kämpfen müssen und sich Chancen in Nischenmärkten ausrechnen, haben oft überhöhte Forderungsstände und werden dadurch in die Insolvenz getrieben oder zu einer Liquidation gezwungen. Dabei können sie sich mit sicheren Mitteln gemäß gültiger Rechtsprechung konsequent auf dem Markt bewegen, wenn sie ordentliche, kaufmännische und zeitlich genaue Forderungskontrollen durchführen. Denn neben allen juristischen und kaufmännischen Möglichkeiten, Forderungen zu realisieren, ist Konsequenz und Selbstdisziplin der einzige Weg, pünktlich und den Absprachen entsprechend Forderungen beizutreiben.

IKZ-Haustechnik: Was ist bei Mahnschreiben zu beachten?
Thomas Uppenbrink: Mahnung ist nicht gleich Mahnung. Vor allem nicht, wenn vorab schon die Rechnung nicht ordnungsgemäß gestellt wurde. Eine ordentliche Rechnung sollte das Rechnungsausstellungsdatum und Erklärungen zu den gelieferten Waren, den Dienstleistungen, den Einzelpreisen, dem Gesamtpreis, dem ausgewiesenen Nettobetrag, dem errechneten Mehrwertsteueranteil und dem Bruttobetrag sowie dem ausgewiesenen Fälligkeitsdatum enthalten. Selbstredend muss auf jeder Rechnung auf die allgemeinen Geschäftsbedingungen hingewiesen werden, die heute Bestandteil jeder ordentlichen Homepage sein müssen. Sinnvoll ist es, die Rechnungen direkt mit einer maschinellen Verzugsautomatik zu versehen, um bei Fälligkeit automatisch Verzugszinsen zu berechnen und die Weiterleitung an ein Inkassobüro oder eine Rechtsanwaltskanzlei zu veranlassen.

IKZ-Haustechnik: Wie können Betriebe offene Außenstände zeitnah einholen?
Thomas Uppenbrink: Die Kunst liegt im Aufspüren von faulen Kunden. Ein kleines Unternehmen, das personell nicht die Kapazitäten hat, die genauen Zahlungseingänge zu analysieren, um daraus Rückschlüsse auf die Bonität des Kunden zu ermöglichen, sollte sich grundsätzlich an eine Wirtschaftsauskunftei wenden und von wirklich jedem neuen Kunden eine schriftliche Auskunft einholen. Die von vielen Unternehmern gefürchteten Kosten einer Mitgliedschaft bei einer Wirtschaftsauskunftei werden schon dann kompensiert, wenn im Vorfeld ein bei der Auskunftei als unzuverlässig geltender Kunde entlarvt und dadurch ein geschäftliches Risiko ausgeschlossen werden kann. Dabei sind auch die automatischen Nachtragsverfahren der Auskunfteien zu nutzen, damit die Zahlungsmoral eines Kunden verfolgt werden kann.

IKZ-Haustechnik: Welche Anreize sind für eine zeitnahe Zahlung möglich?
Thomas Uppenbrink: Ist das Zahlungsziel einmal festgelegt, sollte auf jeden Fall auch eine Skontoregelung als Anreiz für eine zeitnahe Zahlung eingeführt werden. Eine Skontostaffelung ist zwar zunächst gewöhnungsbedürftig, bietet aber den Kunden die Möglichkeit, einen außerordentlichen Ertrag zu erwirtschaften. Bei Skontoeinbehalt kann nach Ablauf der Skontierungsfrist der entsprechende Betrag dem Kundenkonto wieder gutgeschrieben werden. Genauso wie der gute Kunde bei zeitiger Zahlung belohnt wird, kommen auf den schlechten Kunden, der das Zahlungsziel überschreitet, entsprechende Nachteile in Form von Verzugszinsen zu. Die Verzugszinsen sollten sich an den Kosten des in Anspruch genommenen Kontokorrentkredites orientieren. In der Regel zahlen säumige Kunden – wenn sie endlich zahlen – die Verzugszinsen nicht. Diese Verzugszinsen sind für das Unternehmen keine außerordentlichen Erträge, sondern kompensieren den Verlust und die Bearbeitung der verspäteten Zahlung und sollten dem Kunden unbedingt wieder auf seinem Kundenkonto belastet oder sogar erneut angemahnt werden.

IKZ-Haustechnik: Wie viele Zugeständnisse können einem guten Kunden bezüglich der Zahlungen gemacht werden?
Thomas Uppenbrink: Auch gute und wichtige Kunden, die ein Unternehmen unter keinen Umständen verlieren möchte, können eine dürftige Zahlungsmoral aufweisen. Hier helfen keine Drohgebärden, sondern nur ehrliche Gespräche und die Darstellung der eigenen Situation. Benötigen wichtige Kunden – aus welchen Gründen auch immer – längere Zahlungsziele, können diese z. B. durch Preisaufschläge kompensiert werden.

IKZ-Haustechnik: Wie lassen sich Forderungen einziehen?
Thomas Uppenbrink: Neben den Wirtschaftsauskunfteien, die meist gleichzeitig Inkassodienste anbieten, sind viele Rechtsanwälte auf das Einziehen und das spätere Einklagen von Forderungen spezialisiert. Wenn häufiger Forderungen beigetrieben werden müssen, sollte man mit einem vertrauten Rechtsanwalt eine feste Honorarvereinbarung treffen. Die meis­ten säumigen Debitoren werden schon dann aktiv, wenn nach Verzug ein Schreiben vom Rechtsanwalt eingeht, in dem die Forderung letztmalig angemahnt und mit einer Klage vor Gericht gedroht wird. Mahnbescheid und Vollstreckungsbescheid können dadurch obsolet werden. Beauftragungen zwecks Forderungseinzuges können auch an Inkassodienste vergeben werden.
Inkassounternehmen mahnen zunächst meist selbst in schriftlicher Form. Gelingt es nicht, die Forderung beizutreiben, wird die Angelegenheit an einen speziellen Rechtsanwalt übergeben, der nur für das Inkassobüro arbeitet. Für einen Kleinunternehmer besteht zwischen der Beauftragung eines Inkassobüros oder eines Rechtsanwalts kein großer Unterschied. Lediglich der Eigenkos­tenanteil sollte vorher vom Unternehmer genau kalkuliert und verglichen werden.

IKZ-Haustechnik: Was müssen SHK-Betriebe bei der Debitorenbuchhaltung beachten?
Thomas Uppenbrink: Wer seine Forderungen nicht diszipliniert verfolgt und zeitig beitreibt,  gewährt den Kunden zinsfreie Kredite auf eigene Kosten. Es gehört also zur Selbstdisziplin des Unternehmers, regelmäßig alle Forderungen zu prüfen und entsprechende Erinnerungen oder Mahnungen zu versenden. Es gibt selbst für kleine Unternehmen sehr leistungsfähige und einfache Programme, die neben Kalkulationen auch das Rechnungs- und Mahnwesen mit der Berechnung von Zinsen und der Aufstellung von Kundenkonten übernehmen. Das Programm zeigt die Fälligkeiten an und übernimmt automatisch nach einem festgelegten Standard die Laufzeit mit Zahlungsziel. Es gibt zudem an, wann welche Maßnahmen getroffen werden müssen.

IKZ-Haustechnik: Kleine Betriebe können sich ein Debitorenmanagement nicht leisten.
Thomas Uppenbrink: Auch für sie ist es sinnvoll, das gesamte Debitorenmanagement von externen Beratern kontrollieren und optimieren zu lassen. Es gibt Dienstleister, die sich nur darauf spezialisiert haben, ein entsprechendes Debitorenmanagement auch im kleinen Rahmen zu erarbeiten. Wichtig ist aber auch, dass nach Umsetzung einer Beratung die Selbstdisziplin und Kontinuität im Unternehmen bezüglich der Betrachtung und Bearbeitung der Debitoren gewahrt bleibt. Wenn die Kunden merken, dass Mahnungen oder andere Maßnahmen zur Einforderung der offenen Rechnungen nur sporadisch kommen, stellt sich mit absoluter Sicherheit wieder eine schlechtere Zahlungsmoral ein.

www.uppenbrink.de

Auf einen Blick

• Werden Leistungen oder Lieferungen nicht sofort beglichen, sondern wird ein Zahlungsziel vereinbart, entsteht eine Forderung gegenüber dem Kunden. Die Steuerung des gesamten Prozesses von dem Zeitpunkt, zu dem die Forderung entsteht, bis hin zum Zahlungseingang wird als Debitorenmanagement oder auch als Forderungsmanagement bezeichnet.
• Thomas Uppenbrink ist Geschäftsführer der Thomas Uppenbrink & Collegen GmbH in Hagen. Neben seiner Tätigkeit als Insolvenzverwalter ist er auf die Unternehmenssanierung und -restrukturierung spezialisiert.