Von Anfang an
SHK-Unternehmen aus Herne setzt mit Schritt in die Selbstständigkeit direkt auf Branchensoftware
Badsanierungen nach dem Motto „Alles aus einer Hand“ bietet das Unternehmen BadTec aus Herne seinen Kunden an. Ein umfassendes Leistungsangebot wie dieses erwartet der SHK-Betrieb im übertragenen Sinn auch von seiner eingesetzten Branchensoftware. Bild: BadTec Szczepanski & Bercio GbR
Schnell sollte es gehen, denn SHK-Unternehmer Sascha Bercio hat in der Regel nur am Wochenende Zeit für die Büroarbeit. Dazu erledigt er die Arbeiten mit der Software „smarthandwerk“. Bild: BadTec Szczepanski & Bercio GbR
In „smarthandwerk“ bilden Angebote auch die Grundlage für Abschlags- und Schlussrechnungen. Bild: blue:solution software GmbH
Seit Marco Szczepanski und Sascha Bercio im Dezember 2015 den Schritt in die Selbstständigkeit wagten, sind sie voller Motivation. Ihr Ziel war es, von Anfang an so zu starten, dass die Auftragsbearbeitung korrekt und mit wenig Aufwand abgewickelt werden kann. Dazu gehörte auch die Ausstattung mit moderner und arbeitserleichternder EDV. „Und weil wir unsere Kunden nicht in Excellisten pflegen und unsere Angebote sowie Rechnungen nicht in Word schreiben wollten, haben wir uns direkt für eine vernünftige Bürosoftware extra für Handwerksbetriebe entschieden“, erinnert sich Sascha Bercio. Gesagt, getan. Das zweiköpfige Team des Unternehmens BadTec aus Herne setzt seit dem auf die Software „smarthandwerk“.
Die Empfehlung zur entsprechenden Software kam vom Großhändler des Vertrauens. Dabei war u. a. die Schnittstelle Datanorm ausschlaggebend. Denn über diese kann das Unternehmen BadTec Artikel- und Leistungsstämme von Fachgroßhändlern importieren und als Basis für Angebote nutzen. „Damit erhalten unsere Kunden immer Angebote mit den aktuellsten Preisen und Informationen“, erklärt Sascha Bercio. Diese Daten kann er leicht über eine per E-Mail zugesandte ZIP-Datei einlesen.
Intuitiv bedienbar
Stichwort intuitiv – denn so sollte die Bedienung einer Software sein: „Ich habe keine Zeit, mich tage- und wochenlang in eine Software einzuarbeiten“, sagt der junge Handwerksunternehmer. Vieles, was der Markt an Programmen für Handwerker hergab, hat Bercio getestet. Am Ende lud er sich die kostenfreie Demoversion „smarthandwerk“ herunter und entschied sich nach einer ausgiebigen Testphase für die kleine Handwerkersoftware aus dem Hause blue:solution software GmbH. „Hier stimmte das Preis-Leistungs-Verhältnis und die Software ist einfach sowie intuitiv zu bedienen.“ Die Oberfläche erinnert Bercio an die Optik der neuen Microsoft Anwenderprogramme. „Dazu zeigen die Icons mit einer einfachen Bildsprache schon auf den ersten Blick, was sich hinter dem jeweiligen Menüpunkt verbirgt“, meint Bercio, der sich so im Programm gut zurecht findet. Dass die Software zudem technisch kompatibel mit Windows 10 ist, ließ die Unternehmer die Entscheidung für die Anwendung von „smarthandwerk“ fallen. Seit dem Beginn der Selbstständigkeit kümmert sich allerdings Bercio im Schwerpunkt um die Bürotätigkeit. Bei Bedarf kann die Software aber auch noch auf einem weiteren Arbeitsplatz eingerichtet werden.
Angebotsinhalte bilden die Grundlage
Damit Arbeiten nicht doppelt erledigt werden müssen, können Daten aus einem Angebot als Grundlage für die Abschlags- oder Schlussrechnung genutzt werden. Und für das entsprechende Aussehen lässt sich auch sorgen: Alle Anschreiben können mit dem Logo und dem Briefkopf von BadTec versehen werden, sodass der Außenauftritt des SHK-Unternehmens auch im Briefverkehr wirkt. Diese Dokumente lassen sich dann direkt über das synchronisierte E-Mail-Programm versenden. „Jedes Dokument, das ich anlege, wird anschließend auch in der Historie der Kunden abgespeichert. Damit behalte ich einen kundenspezifischen Überblick“, betont Bercio.
Offene-Posten-Verwaltung mit vorformulierten Texten
Einen guten Überblick hat er auch über den Umsatz des Unternehmens. Welcher Kunde hat noch eine offene Rechnung? Welches Angebot muss nachgefasst werden? Welche Kunden gehören zu den umsatzstärksten? Und welche Termine fallen heute an? Antworten auf diese Fragen findet der Unternehmer im Infocenter des Programms. Insbesondere die offenen Forderungen hat der Fachhandwerker im Blick. Über ein Balkendiagramm wird deutlich, welche Beträge noch offen sind. Nachdem in der Software Rechnungen geschrieben und einem Kunden zugeordnet wurden, können diese in der Offene-Posten-Verwaltung (OP-Verwaltung) nach Fälligkeit sortiert werden. „Die Software erinnert sogar daran, dass nun Zahlungseingänge verbucht werden müssten“, erklärt Bercio. Ist aber trotz der festgelegten Fälligkeit kein Eingang auf dem Unternehmenskonto verbucht und in der Software hinterlegt worden, kann die erste Zahlungserinnerung formuliert werden. „Hierzu muss ich mir nicht einmal Gedanken zur Formulierung machen, denn die Software liefert passende Anschreiben für jede Zahlungserinnerung und errechnet automatisch neue Zahlungsziele“, erklärt Bercio begeistert. Auch die Zahlungserinnerung wird dem Kunden zugeordnet und taucht in der Übersicht auf. Lässt der Kunde diese auch verstreichen, dann wird für die erste Mahnung erinnert, die ebenfalls vorformuliert und individuell anpassbar in der Software hinterlegt ist. Die Software erinnert ggf. an die weiteren Mahnstufen und errechnet neue Zahlungsziele sowie Verzugszinsen. So behält das SHK-Unternehmen den Überblick und weiß, wie hoch der Mahnungsstatus des Kunden ist. „Zahlungsverzug ist für uns sehr ärgerlich und kann uns als kleines Unternehmen, das gerade gestartet ist, ganz schön schaden. Deshalb ist es wichtig, dass wir da den Überblick behalten“, sagt Bercio. Gemeinsam mit seinem Kompagnon bietet er im SHK-Bereich das Komplettpaket an. Dieses umfasst nicht nur die eigenen Gewerke, sondern z. B. auch den Trockenbau sowie die Fliesenarbeiten.
