Tipps zur Beschaffung, die den Chef entlasten
So übersichtlich kann das Rohrlager eines SHK-Betriebs aussehen. Bild: Paulus-Lager
Greven. Der klassische Bestellvorgang für Material kostet in einem Bauhandwerksbetrieb oft viel Zeit: Von der Bestellung über die Lieferung bis hin zum Einsortieren der Artikel, zur Prüfung der Rechnung durch die Meister, zum Zahlungsvorgang sowie zur Buchung in der Buchhaltung, und die Buchung auf das Projekt. Laut Lagerexpertin Doris Paulus dauert allein die Rechnungsprüfung in einem mittelgroßen Handwerksbetrieb durchschnittlich eine halbe Stunde. Zusammen mit den anderen Schritten kann sich die eingesetzte Zeit für eine einzige Bestellung rasch auf zwei Stunden summieren. „Das wären bei einem Stundensatz von 45 Euro rund 90 Euro netto pro Bestellung.“ Das lässt sich optimieren, verspricht Doris Paulus und gibt Tipps für einen schlanken Beschaffungsprozess durch Standards, unabhängig von einer Lagerverwaltungssoftware.
Vereinfachen und bündeln
Muss wirklich jeden Tag bestellt werden? Der Betrieb sollte als Mindestmenge den Bedarf für eine Woche ansetzen, dann reicht es, zweimal pro Woche Standardmaterial zu bestellen. Auch macht es Sinn, mehrere kleine Bestellungen zu einer Sammelbestellung zusammenzufassen.
Delegieren
Möglichst viele Abschnitte des Beschaffungsvorgangs sollten Mitarbeitende mit niedrigem Stundensatz übernehmen. Wiederkehrende Aufgaben, wie die Bestellung von Standardmaterial, werden im Lager automatisiert angestoßen und in der Verwaltung von Mitarbeitenden in Ausbildung ausgeführt. Ein Werkstattmitarbeiter kann den Wareneingang und eine Bürokraft die Rechnungen prüfen. Sie kann auch die Aufträge nachkalkulieren.
Informieren und eingrenzen
Der interne Informationsfluss ist wichtig. Er wird anhand einer Standardartikelliste definiert. Bei den Warenkäufen orientiert man sich an den Umsatzlisten des Vorjahres. Mit der Konzentration auf ein Kernsortiment lässt sich die Anzahl der Warengruppen im Lager reduzieren.
Imagegewinn durch schlanke Beschaffung
Neben den verschlankten Beschaffungsprozessen ist ein Ziel des Paulus-Lagers, dass die Monteure das Standard- und Kommissionsmaterial für ihre Aufträge stets im Lager vorfinden und teure Besorgungsfahrten zwischendurch nicht mehr vorkommen. Ein auf diese Art gut sortiertes Lager steigere die Produktivität um 10 bis 15 % bei gleichen Personalkosten und führe zu einem Imagegewinn bei Kunden, Lieferanten und Banken. Nicht zuletzt sei der Zeitgewinn für die Inhaber zu nennen, die von vielen zeit- und nervenraubende Tätigkeiten entlastet würden.
