pds: Workflow-Modul zur Automatisierung von Angebotsprozessen
Mit dem Angebotsworkflow erweitert der Rotenburger Spezialist für cloud-fähige Handwerkersoftware pds GmbH seine Lösung um ein neues Workflow-Modul und zahlreiche neue Funktionen, um die Abläufe rund um die Angebotserstellung, Aufgabenzuweisung und Angebotsfreigabe sowie den Versand zu vereinfachen.
„Mit dem Angebotsworkflow hat die pds GmbH ihr Lösungsportfolio um eine neue Workflow-Komponente erweitert. Ziel ist, den Angebotsprozess für Handwerksbetriebe weiter zu automatisieren. Bild: pds
Stephanie Ladiges, Product Management bei der pds GmbH. Bild: pds
„Der pds Angebotsworkflow ist eine Neuerung, die vielen Handwerksbetrieben in der wichtigen Angebotsphase eine Reihe von manuellen Arbeitsschritten abnimmt und damit auch die Angebotsphase verkürzt. Damit sind Handwerksbetriebe nicht nur in der Lage, Angebote schneller an den Kunden zu übersenden, sondern auch die Zusammenarbeit bei der Erstellung von Angeboten nachhaltig zu verbessern“, sagt Stephanie Ladiges, Product Management bei der pds GmbH.
So sei es Handwerksbetrieben möglich, Workflow-Aufgaben zu jeder Projektphase zu definieren. Dies könne sowohl Aufgaben im Angebot, als auch außerhalb des Angebotes umfassen, wie z. B. eine „Photovoltaik-Genehmigung des örtlichen Netzbetreibers einholen“ oder den „Schornsteinfeger informieren“. Die Software unterstütze den Anwender zudem mit Aufgaben im Angebot, wie beispielsweise dem Eintragen der Kundenanschrift oder dem Abgabedatum, indem sie direkt in die zu befüllenden Felder springt.
Auch bei der Freigabe von Angeboten will der neue Workflow wertvolle Unterstützung leisten. „Die Angebote können nicht nur von einer einzigen, sondern auch von mehreren Personen oder in mehrstufigen Prüfungen freigegeben werden. Diese sogenannten summenbasierten Freigabeprozesse geben Handwerksbetrieben zusätzliche Möglichkeiten an die Hand, um für ein Angebot die optimalen Ansprechpartner einzubinden und die Zuverlässigkeit der Kalkulation zu verbessern. Sind zudem bestimmte Ansprechpartner, z. B. aufgrund von Urlaub oder Krankheit, während des Angebotsprozesses nicht verfügbar, kann in der pds Software eine Vertreterregelung für jeden Ansprechpartner hinterlegt werden. Jeder Vertreter erhält daraufhin die Aufgaben und Angebote zur weiteren Bearbeitung in seiner persönlichen Dashboard-Übersicht“, erklärt das Unternehmen.
Um Angebote automatisch und ohne handschriftliches Gegenzeichnen unterschreiben zu lassen, wurde in die Software eine einfache digitale Signatur integriert. So könnten etwa der Kalkulator, der Freigeber und/oder der Bauleiter auf einfache Weise das Dokument für die Aussendung signieren.
Ist der Freigabeprozess abgeschlossen und das Angebot gegengezeichnet, könnten Handwerksbetriebe das Angebot künftig mit nur einem Mausklick auf dem präferierten Versandweg an den Kunden übermitteln. „Soll das Angebot üblicherweise per E-Mail verschickt werden, öffnet sich beim Klick auf den Versand-Button automatisch das Mailfenster mit dem angehängten Angebotsdokument. Wünscht ein Kunde das Angebot auf dem Postweg zu erhalten, wird mit dem Klick auf den Versandbutton das Angebot versandbereit ausgedruckt“, berichtet das Unternehmen. Für jeden Kunden würden automatisch die präferierten Versandeinstellungen geladen. Das reduziere die Fehlerquote und beschleunige den Versandprozess.
Ebenfalls eine Neuerung: Naht das hinterlegte Abgabedatum des Angebotes, ohne dass das Angebot ausgegeben wurde, könnten sich Handwerksbetriebe automatisch erinnern lassen. Sollten sich offene Aufgaben in der persönlichen Übersicht häufen, erlaube die automatische Erinnerung zeitkritischer Aufgaben eine bessere Priorisierung für die Abarbeitung offener Tasks.
