Koordination in Echtzeit

Handwerker auf Montage sind täglich viel unterwegs. Die Firmenzentrale steuert einen Großteil äußerst selten an, vielmehr pendeln die Facharbeiter zwischen Wohn- und Einsatzort. Das erschwert sowohl die Erfassung der Arbeitszeit als auch die Koordination der Mitarbeiter. Bisher melden sich die Mitarbeiter dafür meist telefonisch bei der Zentrale an oder ab. Diese Vorgehensweise nimmt allerdings viel Zeit in Anspruch und ist außerdem anfällig für Fehler und Manipulation. Gerade Handwerksbetriebe suchen deshalb nach besseren Alternativen.
Die Berliner Firma Scheimann Haustechnik hat einen geeigneten Weg gefunden, um die Einsätze ihrer Mitarbeiter zu koordinieren und die Arbeitszeiten nachvollziehen zu können. Seit Februar letzten Jahres setzt das Unternehmen eine mobile Ortungslösung ein. Den aktuellen Aufenthaltspunkt erfasst seitdem eine in den Firmenfahrzeugen installierte Kommunikationsbox. „Aus den Medien waren uns mobile Zeiterfassungssysteme bereits bekannt. Uns fehlte allerdings der Kontakt zu einem zuverlässigen Anbieter“, sagt Heiko Scheimann, der das Unternehmen zusammen mit seinem Bruder führt. Die passende Lösung fanden die Scheimanns letztlich durch die Deutsche Telekom. Diese vermittelte mithilfe ihres Partner-Netzwerks den Kontakt zu MobilZeit. Der Spezialist für Datenerfassungssysteme bietet mit der M-Box ein Instrument an, um betriebliche Abläufe zu vereinfachen und zu kontrollieren.
Nachdem sich die Geschäftsführer von der Leistungsfähigkeit der M-Box überzeugt hatten, installierten die Techniker von MobilZeit die Boxen in der gesamten Fahrzeugflotte mit insgesamt 17 Fahrzeugen. In jeder Box befinden sich unter anderem ein GPS-Ortungsmodul und eine Sende- und Empfangseinheit mit integrierter SIM-Karte.
Die Lösung schaltet sich automatisch ein und erfasst alle Bewegungsdaten des Fahrzeugs, wie zum Beispiel die Position und Geschwindigkeit, und überträgt diese via Mobilfunknetz an den Server von MobilZeit. Das Intervall der Erhebungen passt sich dabei an die Fahrweise des Fahrzeugs an. Während der Fahrt müssen beispielsweise häufiger Daten übermittelt werden als im Stand. Eine flächendeckende Mobilfunkversorgung und die Netzqualität sind Voraussetzung für das Funktionieren der Lösung.
Der Disponent loggt sich über einen gesicherten Internetzugang direkt in das Monitoring-Portal von MobilZeit ein und verfolgt dort die Positionen seiner Fahrzeuge in Echtzeit. Außerdem kann er die Fahrzeuge so kurzfristig koordinieren. Für Scheimann Haustechnik ist das besonders wichtig, denn das Unternehmen bietet seinen Kunden rund um die Uhr einen Notdienst an. In diesen Fällen schickt die Zentrale den Mitarbeiter, der sich in der Nähe des Einsatzortes befindet.
Im Betrieb ermöglichen die Ortsdaten auch die Erfassung der Arbeitszeit. Trifft der Handwerker beim Kunden ein, beginnt die Arbeitszeit. Mit der Abfahrt beim Kunden endet sie. Die Mitarbeiter von Scheimann Haustechnik reichen ihre Arbeitsberichte trotzdem weiterhin schriftlich ein. Die Datenbasis der M-Box kann aber beispielsweise als Beleg dienen, wenn die Stundenzettel der Mitarbeiter vom Kunden infrage gestellt werden.
Neben dem GPS-Ortungsmodul besteht die Möglichkeit, die Box dank zwei digitaler Eingänge zu erweitern. Die Entsorgungsbetriebe der Hansestadt Lübeck beispielsweise erhalten über die M-Box auch Auskunft darüber, wann und wo die Winterdienstfahrzeuge Salz streuen. Theoretisch wäre noch mehr möglich. „Die Basis unseres Systems ist die Ortung. Darüber hinaus kann es aber auch um Komponenten für die Navigation, die Kommunikation mit dem Fahrer und die komplett mobile Zeiterfassung erweitert werden“, erklärt Frank Hollrieder, Gesellschafter und Vertriebsleiter bei MobilZeit. Ist die
M-Box beispielsweise mit einem Navigationsgerät verbunden, lassen sich darauf auch Informationen zum nächsten Einsatz anzeigen.
Der Preis der M-Box ist vergleichbar mit dem eines Smartphones. Die monatlichen Kosten niedriger als ein Handytarif; abgerechnet wird nach dem Datenvolumen. Bei Scheimann Haustechnik hatte sich die Lösung bereits nach etwa einem halben Jahr rentiert. „Wir konnten den Benzinverbrauch unserer Fahrzeugflotte um 10% senken“, sagt Heiko Scheimann. Das stimmt auch mit den Erfahrungswerten von MobilZeit überein. „Unser Kundenkreis verbraucht im Durchschnitt zwischen 8 und 10% weniger Kraftstoff, da Fahrten durch die M-Box koordinierter ablaufen“, bestätigt Frank Hollrieder. „Insbesondere im Hinblick auf die steigenden Benzinpreise wird sich die Lösung in jedem Handwerksbetrieb mit Außendienstmitarbeitern recht schnell amortisieren.“
www.mobilzeit-ortung.de
www.scheimann.net