Können mobile Bezahllösungen dem Handwerk helfen?

Handwerker kennen das Problem: Ist die Rechnung geschrieben und zugestellt dauert es oft lang, bis sie bezahlt wird – in jedem fünften Fall erst nach einer Mahnung. Mit dem richtigen Equipment können Rechnungen schnell vor Ort geschrieben und kleinere Beträge sogar sofort kassiert werden – auch ohne Bargeld. Experten der Steuer-Kanzlei Mecklenburg + Hoffmann und des Bezahldienstleisters CCV Deutschland erklären, wie dies funktioniert und was dabei beachtet werden muss.

Die Bezahlmoral in Deutschland hat ein Problem: Beim Bäcker, Metzger oder im Supermarkt an der Kasse bezahlen die Kunden ihre Einkäufe sofort. Rechnungen vom Installateur für die Wartung oder Reparatur liegen dagegen gerne etwas länger. Einer Studie der EOS Gruppe – einem internationalen Anbieter von Finanzdienstleistungen – zufolge werden 17 % der Rechnungen in Deutschland verspätet oder gar nicht bezahlt. Die Gründe hierfür sind verschieden. Bei vielen Privatkunden spielt laut EOS die Arbeitslosigkeit eine große Rolle. Vergesslichkeit oder gar absichtliches Nichtbezahlen sind der Studie zufolge aber auch nicht selten.
Wie kann ein Handwerksbetrieb diesen Problemen begegnen? Die eingespielten Wege von Zahlungserinnerung, Mahnung und im Notfall die Beauftragung eines Inkasso-Unternehmens helfen hier zwar weiter – jedoch ziehen sie die ganze Angelegenheit in die Länge und machen dem Unternehmer selbst noch zusätzlich Arbeit. Mit mobilen Kassensystemen lässt sich dies alles einsparen – denn mit ihnen kann noch vor Ort beim Kunden eine Rechnung geschrieben und auch abkassiert werden.

Wie funktionieren mobile Kassen?
Inzwischen gibt es viele Anbieter von mobilen Kassen, die auch von Handwerkern genutzt werden können. Herzstück dabei ist meist eine App auf einem Smartphone oder Tablet. Sie ist über das Internet mit einem System verbunden, das alle Kassen und Prozesse koordiniert und Daten und Rechnungen speichert. Mit der App kann dann die Rechnung geschrieben werden, was zum Beispiel so aussehen kann: Die verwendeten Ersatzteile oder Produkte werden mit dem Finger angetippt und die Anzahl ausgewählt. Die Arbeitszeit wird eingegeben und die Rechnung automatisch erstellt. Dabei fügt die Anwendung alle nötigen Informationen wie Adresse, Steuernummer, Datum oder Rechnungsnummer automatisch ein. Hierzu müssen die Daten einmalig im System gespeichert werden. Anschließend kann die Rechnung per
E-Mail direkt an den Kunden geschickt werden. Alternativ gibt es auch Anbieter, die kleine mobile Drucker haben, mit denen die Rechnung auch sofort ausgedruckt werden kann. Sie verbinden sich schnurlos mit dem Tablet und können zum Beispiel am Gürtel festgemacht oder in die Werkzeugkiste gelegt werden.
Bezahlen kann der Kunde dabei auch gleich: Hat er eine Kredit- oder EC-Karte, die bereits die neue kontaktlose Zahlungsfunktion per Near Frequency Communication (NFC) unterstützt, geht dies einfach durch eine kurze Berührung von Karte und Smartphone/Tablet. Da die meisten Banken und die Sparkassen sowie Kreditkartenanbieter aktuell neue Karten mit dieser Funktion verteilen, wird diese Art der Bezahlung in Zukunft beliebter werden. In vielen Geschäften wird sie jetzt schon angeboten, zum Beispiel bei REWE, Aldi oder Aral. Lidl und Esso wollen bald folgen. Laut einer Studie des EHI Retail Instituts in Köln gehen inzwischen 59 % der Händler davon aus, dass die Kunden im Laden zukünftig am häufigsten über ihre Girokarte bezahlen werden.
Neben der kontaktlosen Bezahlmethode gibt es auch die Möglichkeit, an das Tablet einen Kartenleser anzuschließen. Bestimmte Anbieter ermöglichen zudem eine komplette Kassenverwaltung, durch die auch Bargeld angenommen werden kann.

Vorgaben vom Finanzamt beachten
Wichtig bei einer mobilen Kasse ist, dass sie – wie jede andere Form der Buchführung auch – die Anforderungen des Finanzamtes erfüllt. Im Falle digitaler Kassen sind das die „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“, kurz GoBD, die zum 1. Januar 2015 in Kraft getreten sind. Am 1. Januar 2017 endete die Übergangsfrist. Sie regeln zwei Dinge: Datenaufbewahrung – die Daten müssen für 10 Jahre in einer unveränderlichen, mit dem Finanzamt konformen Form gespeichert werden – und Verfahrungsdokumentation – es muss also jede Änderung protokolliert und archiviert werden.
„Wenn ein Unternehmer es nicht schafft, die GoBD zu erfüllen, dann ist der Ball erstmal nicht mehr bei ihm“, erklärt Claus Hoffmann von der Gesellschaft für Wirtschaftsprüfung und Steuerberatung Mecklenburg + Hoffmann. „Es gibt verschiedene Möglichkeiten, was dann passieren kann. So kann es sein, dass einfach gar nichts passiert, weil ein Unternehmen nicht geprüft wird. Kommt es aber zu einer Betriebsprüfung, gibt es verschiedene Varianten. Der schlimmste Fall tritt ein, wenn die Kassenführung nicht den Normen entspricht und eine Zuschätzung stattfindet, bei der die Erlöse geschätzt werden. Diese Schätzung muss zwar begründet werden, doch stehen hier 10 % vom Umsatz schnell im Raum“, führt Hoffman aus.
„Will man sich eine digitale Kasse anschaffen, ist es wichtig darauf zu achten, dass sie die aktuellen Richtlinien wie die GoBD auch einhält“, erklärt Christine Bauer, Leiterin Vertrieb bei der CCV Deutschland GmbH, einem Spezialisten für Bezahldienstleistungen. „Im Idealfall kümmert sich der Anbieter darum, dass die Kassen immer aktuell bleiben und auch zukünftige Anforderungen erfüllen – dann muss man als Unternehmer nichts weiter tun als die Kasse mit einem Update versehen, wie eine gewöhnliche App.“

Moderne Kassen erleichtern die Arbeit
„Die Aufgabe einer modernen digitalen Kasse ist es immer, die Arbeit zu erleichtern“, führt Christine Bauer aus. „Das endet aber nicht damit, dass sie manche Dinge automatisch erledigt. Sie muss auch leicht zu bedienen sein, sonst geht die gesparte Zeit beim Eintippen oder System-Erlernen verloren.“ Verfügt das System, mit dem die App verbunden ist, über eine Warenverwaltung, könne es auch die Aufwände bei der Inventur verringern, da zum Beispiel das Ersatzteillager automatisch neu bestückt werden kann.
„Auch die Datensicherung ist ein wichtiges Thema: die Informationen dürfen nicht nur auf dem Tablet gespeichert werden. Geht dieses verloren, wird es beschädigt oder sogar gestohlen, wäre das der Supergau für die Unternehmer. Daher ist eine Lösung, bei der die Daten online gespeichert werden, die sicherste und komfortabelste. Eine Online-Datensicherung ermöglicht auch einen flexiblen Zugang auf die Daten per PC, Tablet oder Smartphone von überall. Und mittlerweile sind diese Dienste und ein passendes Tablet für jeden bezahlbar.“

Welche Kosten auf Unternehmen zukommen
Anbieter von Tablet-Kassen gibt es inzwischen viele, darunter eine große Zahl an mittelständischen Unternehmen. Ein großer Teil von ihnen, wie etwa iCuisine, Gastrofix oder orderbird, konzentriert sich dabei jedoch auf den Gastronomie-Bereich. Systeme, die auch unterwegs funktionieren, bieten nur wenige an, der seit 2012 aktive Platzhirsch Inventorum beispielsweise. Er bietet verschiedene Leistungspakete an, das günstigste liegt bei 39 Euro im Monat und umfasst das Kassensystem sowie Warenwirtschaft und Kundenverwaltung. Die Option zum Kauf auf Rechnung ist allerdings erst ab der Plus-Version für 59 Euro erhältlich. Sie bietet zudem noch eine Inventur-App an. Die Premium-Version ab 79 Euro enthält zudem noch einen Online-Shop. Die Geräte können ebenfalls bei Inventorum gekauft werden, Bondrucker zum Beispiel sind ab 349 Euro zu haben, ein iPad mini ab 239 Euro.
CCV, ein Spezialist für elektronische Bezahllösungen mit über 20 Jahren Erfahrung, bietet erst seit Kurzem Tablet-Kassen an. Hier kostet die Lizenz für eine App ebenfalls 39 Euro im Monat. Im Gegensatz zu Inventorum bieten die unterschiedlichen Pakete von CCV nicht verschiedene Kassenfunktionen, sondern die Möglichkeit zur Miete der Geräte. Das Komplettpaket, das neben der Lizenz ein iPad Air 2 von Apple (Kaufpreis bei CCV 399 Euro), einen Drucker (Kaufpreis 179 Euro), ein Kartenterminal (Kaufpreis 367 Euro) und eine Kassenschublade (Kaufpreis 59 Euro) enthält, liegt bei 99 Euro im Monat. Nach zwei Jahren Miete gelten die Geräte dann als abbezahlt und es fallen nur noch die 39 Euro monatlich für Lizenz und Support an.
Der Anbieter POSbill hingegen bietet seine Lösung für 14,90 Euro im Monat an. Sie umfasst in dieser Variante allerdings keine Warenwirtschaft. Der Paketpreis für das Tablet mit Software und Drucker liegt hier bei 699 Euro. POSbill bietet unterschiedliche Lösungen für verschiedene Branchen und Betriebe an, die sich auch in den Kosten unterscheiden.

https://ccv-deutschland.de
www.inventorum.de
www.posbill.com