Interview: Ortsunabhängige digitale Lösungen fürs Handwerk
Noch nie war der Ruf nach digitalen Lösungen, die nicht nur im Büro, sondern von überall erreichbar sind, so laut wie aktuell. Besonders die Mitarbeiterkoordination und die dazugehörige Zeiterfassung müssen in Betrieben weiterlaufen, um den Arbeitsfluss in der Krise weitestgehend aufrechtzuerhalten. Das Softwareunternehmen clockin hat sein Portfolio so ausgelegt, dass auch ohne persönlichen Kontakt Installationen und Wartungen möglich sind. Geschäftsführer Frederik Neuhaus beantwortet Fragen zur Lösung.
clockin-Geschäftsführer Frederik Neuhaus. Bild: clockin GmbH, Münster
Mit der clockin-App können Mitarbeiter Projekt-Notizen, Foto-Dokumentationen, digitale Unterschriften und auch Checklisten erstellen. Bild: clockin GmbH, Münster
Der Unternehmer und/oder Sachbearbeiter hat alles live im Blick: Arbeitszeit, Projektdaten und Mitarbeiterortung. So sind weitere Einsätze schnell planbar und u.a. Dienstleistungen zeitnah abrechenbar. Bild: clockin GmbH, Münster
IKZ: Wer ist clockin und für wen wird was geboten?
Frederik Neuhaus: clockin ist eine Lösung, um die tägliche Zettelwirtschaft in Unternehmen zu eliminieren. Mit der clockin-App erfassen Mitarbeiter/-innen ihre Arbeitszeiten auf der Baustelle bequem mit einem Klick und können gleichzeitig Projekt-Notizen, Foto-Dokumentation, digitale Unterschriften & Checklisten erstellen. Alles steht sofort in der digitalen Kundenakte im Büro zur Verfügung. So geht kein Zettel mehr verloren oder muss mühselig abgetippt werden. Die täglichen Arbeitsabläufe werden auf ein Minimum reduziert und Kapazitäten geschaffen, die beispielsweise für die Arbeit beim Kunden zur Verfügung stehen.
IKZ: Gerade in der aktuellen Krise, wo Meetings und Baubesprechungen auf ein Minimum reduziert werden, ist es wichtig, dass sämtliche Arbeitsschritte sogfältig dokumentiert werden, da vielfach die „Abstimmung auf dem kurzen Dienstweg“ entfällt. Wie kann clockin da unterstützen?
Frederik Neuhaus: Hier ist unsere Diktierfunktion Gold wert. Kurze Notizen oder längere Gesprächsdokumentationen oder Tagesberichte werden einfach eingesprochen und sofort in geschrieben Text umgewandelt, der automatisch in der jeweiligen Projektakte des Kunden gespeichert wird. So wird der Dokumentationsaufwand auf ein Minimum reduziert und trotzdem steht alles fein säuberlich abgespeichert sofort digital für alle zur Verfügung. Kombiniert mit der Foto-Dokumentation ergeben sich so ganz neue Wege in der Zusammenarbeit – auch ohne persönlichen Kontakt.
IKZ: Nicht zu vergessen in diesem Zusammenhang ist das Stichwort Zeiterfassung.
Frederik Neuhaus: Arbeitszeiten, Pausen oder Dienstgänge können per Klick erfasst und sauber protokolliert werden. Wer es etwas genauer haben will, kann die Zeiten darüber hinaus direkt auf bestimmte Tätigkeiten oder Kunden-Projekte buchen lassen. So erhalte ich sofort einen detaillierten Überblick für die spätere Abrechnung und Nachkalkulation.
IKZ: Der Datenschutz spielt in Betrieben eine immer wichtigere Rolle. Wie gewährleisten Sie die Sicherheit Ihrer Lösung vor unbefugten Zugriffen?
Frederik Neuhaus: Moderne Systeme wie clockin setzen auf sogenannte Cloud-Lösungen. Hier stehen die Server nicht mehr im Büro, sondern in einem Hochsicherheits-Rechenzentrum in Deutschland mit optimaler IT-Infrastruktur und entsprechenden Spezialisten, die sich rund um die Uhr um die Sicherheit der Systeme und der Unternehmensdaten kümmern. Diesen Sicherheitsstandard kann sich kein normaler Klein- oder Mittelständler im herkömmlichen Fall isoliert in seinem Unternehmen auch nur im Ansatz leisten. Wir merken daher gerade in den vergangenen Monaten, dass immer mehr Unternehmer erkennen, welche Kosten-, Sicherheits- und Arbeitsvorteile Cloud-Lösungen für ihr Unternehmen bereitstellen.
Nutzt ein Unternehmen bereits moderne Cloud-Dienste, ist das Arbeiten im Home-Office wesentlich einfacher und gleichzeitig sicherer. Egal, ob der Mitarbeiter mit einem Firmengerät oder seinem Privat-Handy auf die Daten zugreift.
IKZ: Gerade Handwerksunternehmer ohne eigene IT-Spezialisten sehen in der Einrichtung und Konfiguration des Systems eine Hürde – zurecht?
Frederik Neuhaus: Die Erst-Einrichtung sollte in der Regel in wenigen Minuten erledigt sein. Trotz alledem haben wir festgestellt, dass viele Unternehmen so sehr im Tagesgeschäft stecken, dass sie keine Zeit haben, sich um die Einrichtung einer neuen Software zu kümmern. Interessanter Weise häufig auch dann nicht, wenn sie genau wissen, dass sie durch diese Software im Anschluss jede Woche 20 Stunden und mehr sparen können.
Natürlich haben wir auch hier ein Rundum-Sorglos-Paket geschnürt. Jeder Kunde hat nicht nur einen persönlichen Ansprechpartner bei der Bedienung des Systems, sondern übernimmt auf Wunsch auch die komplette Ersteinrichtung für die Unternehmen. Das Einzige, was dann noch gemacht werden muss, ist, eine Kunden- und Mitarbeiterliste zur Verfügung zu stellen und kurze Zeit später ist clockin vollständig einsatzbereit und auf die jeweiligen Unternehmensprozesse eingestellt.
IKZ: Das Tagesgeschäft ist mit der Corona-Krise nicht weniger anspruchsvoll geworden. Ganz im Gegenteil. Wie lässt sich der Umstieg auf clockin am besten bewerkstelligen?
Frederik Neuhaus: Ich kann erstmal ganz klein anfangen und mich auf eine Funktion wie beispielsweise die einfache Zeiterfassung beschränken. Danach kann ich in den folgenden Monaten, Schritt für Schritt neue Funktionen hinzunehmen. Ein großer Vorteil: Ich nehme die Mitarbeiter Schritt für Schritt mit und überfordere sie nicht mit einer allumfassenden Lösung, die von heute auf morgen alles auf den Kopf stellt. So ist die Akzeptanz, gerade auch in Betrieben, die sich bisher wenig mit dem Thema Digitalisierung beschäftigt haben, wesentlich größer.
Tipp: clockin in einer Minute erklärt. Hier geht’s zum Video!
www.clockin.de
