Gut organisiert, kühl kalkuliert

Die Firma Weitzdörfer Kälte- und Klimatechnik in Frankfurt a. M. ist spezialisiert auf Lösungen für Gewerbekunden. Dazu gehören Großküchen, Gastronomie, Kantinen, Labore und vieles mehr. In diesem Geschäft ist Zeit ein entscheidender Faktor: Fällt eine Kühlstelle aus, ist schnelle Hilfe gefragt. Aus diesem Grund zählt die Organisation des Kundenservices zu den wichtigsten Aufgaben des Betriebs, der für diese und die weiteren Büroarbeiten die Software "Powerbird" einsetzt.

Inhaber Volker Weitzdörfer führt das Familienunternehmen bereits in der dritten Generation. Derzeit beschäftigt er acht Mitarbeiter - und hätte durchaus Kapazität für mehr. Seine Erfolgsstrategie: "Wir punkten durch zeitnahen und zuverlässigen Service. So halten wir nicht nur bestehende Kunden, sondern gewinnen auch neue dazu." In der Praxis bedeutet das eine echte Herausforderung, wie der Unternehmer betont. Der Grund: Zu den regelmäßigen Wartungen kommen ständig eilige Reparaturaufträge hinzu - und dann muss schnell ein Monteur verfügbar sein.

Auf die Organisation kommt es an

Insgesamt führt das Team von Weitzdörfer 50 bis 60 Aufträge pro Woche durch, im Sommer auch mehr. Um diese Flut zu bewältigen, nutzt das Unternehmen seit acht Jahren die Betriebssoftware "Powerbird" von Hausmann Wynen. Der Hauptgrund für den Umstieg: "Wir hatten vorher drei verschiedene Programme für Warenwirtschaft, Lohn und Buchhaltung. Da passte nichts zusammen", erzählt Volker Weitzdörfer. Als er auf einer Messe das Programm "Powerbird" entdeckte, wurde ihm schnell klar, wie viel Zeit und Aufwand er damit sparen konnte. Denn mit dieser Software kann er alles abdecken, was er für seinen Betrieb braucht. So z.B. mit dem Terminkalender und Wartungsmodul. Weitzdörfer: "Hiermit sind die Mitarbeiterplanung und die Verwaltung der Wartungsaufträge sehr einfach und übersichtlich."

Flexibel bei Kleinaufträgen

Um bei den Notfall-Einsätzen möglichst schnell reagieren zu können, nutzt der Handwerksbetrieb das Modul "Kleinaufträge". Schon während der Kunde anruft, lässt sich ein Auftrag anlegen, auf den alle Leistungen laufen. Ein Blick in den Kalender zeigt sofort, welcher Monteur die Situation vor Ort in Augenschein nehmen kann. Parallel zur Auftragserstellung erhält der Lagerist, der das notwendige Material zusammenstellt, eine Mitteilung. "Die Aufträge können so zügig und zuverlässig erfüllt werden - und das können im Sommer schon einmal 400 pro Monat sein", betont Weitzdörfer.
Nach erfolgter Reparatur wird aus dem Auftrag mit wenigen Mausklicks die Rechnung erstellt. Egal ob Kleinauftrag oder Installationsprojekt: Alle wesentlichen Daten sind direkt im jeweiligen Auftrag verfügbar. Inzwischen werden bei Weitzdörfer alle Kundenanrufe, Bestellungen, Rückfragen oder gar Reklamationen etc. in "Powerbird" erfasst und sind jederzeit abrufbar. Dazu der Handwerksmeister: "Das geht sogar vom Laptop unterwegs, was die Organisation zusätzlich erleichtert."

Unternehmensplanung spart Geld

Das Tagesgeschäft bei Weitzdörfer ist durch den Einsatz der Software einfacher geworden. Doch was noch wichtiger ist: Es wurde auch rentabler, wie der Unternehmer sagt. Als Volker Weitzdörfer das Modul zur "Unternehmensplanung" zum ersten Mal ausprobierte, war er begeistert: "Damit wusste ich nach einem Abend, was falsch lief." Die Lohnkosten waren bei vielen Projekten zu niedrig angesetzt, dafür waren die laufenden Kosten für das Unternehmen zu hoch. Da der Handwerksbetrieb auch die Finanzbuchhaltung und die Lohnabrechnung über Powerbird realisiert, konnte Weitzdörfer mit konkreten Zahlen verschiedene Szenarien simulieren. Schnell war klar, wo er sparen konnte und wie er die Stundenverrechnungssätze ansetzen muss, um rentabel und wettbewerbsfähig zu kalkulieren. Das Ergebnis hat ihn selbst überrascht: Bereits nach einem Monat konnten 4% an Kosten eingespart werden.

Fazit

"Effiziente Betriebsorganisation, durchgängige Auftragsabwicklung, optimierte Kostenstruktur - und zufriedene Kunden", so lautet das Fazit von Weitzdörfer. Für die Zukunft plant der Inhaber schon die nächsten Verbesserungen, die ihn und seine Mitarbeiter weiter entlasten sollen. "Das Thema Artikelanfrage wollen wir auf jeden Fall einbinden, das spart noch einmal Zeit und Aufwand," sagt Weitzdörfer abschließend.