Gewappnet für die digitale Zukunft

Die Digitalisierung stellt Handwerksbetriebe vor große Herausforderungen. Wie lässt sich die Umstellung von analoger auf digitale Technik bewerkstelligen – vor allem in Anbetracht voller Auftragsbücher, aber knapper Personal- und Zeitressourcen? SHK-Unternehmen müssen Prozesse mutig und nachhaltig angehen. Softwarelösungen beschleunigen die Umsetzung, wie das Beispiel der Borgmann Haustechnik GmbH zeigt.

Bei dem Sanitär- und Heizungsbetrieb aus Wesel (NRW) weht seit dem Sommer 2018 sprichwörtlich ein neuer Wind. Den bringt Juniorchef Sebastian Borgmann in das Familienunternehmen ein. Nach seinem Wirtschaftsinformatik-Studium und diversen beruflichen Stationen, u. a. bei der Messe Düsseldorf, ist der 36-Jährige in seiner alten Heimat in den SHK-Betrieb eingestiegen. Hier soll er mittelfris­tig die Nachfolge seines Vaters antreten, obwohl er aus der IT und nicht aus dem Handwerk kommt. Für Sebastian Borgmann kein Problem – er sieht vielmehr eine ideale Konstellation: „Wir haben zwei Meister im Unternehmen, die das Tagesgeschäft abwickeln und auf die ich mich blind verlassen kann. Ich kenne mich dagegen mit Prozessoptimierung aus.“
Sein Know-how im Bereich der Prozess­optimierung will Borgmann jetzt in den auf Haus- und Gebäudetechnik spezialisierten Betrieb einbringen. Seine Mission: die Firma für gegenwärtige und zukünftige Herausforderungen fit machen. „Wir erledigen derzeit noch viele Dinge zu Fuß, die wir aber digitalisieren möchten“, sagt er. Ziel ist es, sämtliche Prozesse durchgängig zu digitalisieren – angefangen von der Angebotserstellung über die mobile Erfassung von Arbeitsstunden bis hin zur Abschlussrechnung.

Herzstück im Betrieb
Auf diesem Weg hat das Unternehmen bereits erste Schritte eingeleitet. Schon lange wird auf die ERP-Lösung „MOS’aik“ vom Softwareentwickler Moser aus Würselen gesetzt. Der modulare Aufbau des Systems ermöglicht laut Anbieter eine schrittweise Digitalisierung der innerbetrieblichen Prozesse. „MOS‘aik ist in unserem Betrieb das Herzstück“, sagt Borgmann und ergänzt: „Auf diese Lösung wollen wir weitere Entwicklungsschritte aufbauen.“ Entscheidend dabei: die digitale Strategie soll einen Nährwert bringen. Borgmann: „Wir realisieren die Digitalisierung nicht um der Digitalisierung Willen.“ Bei der Projektverwaltung sei der Mehrwert schon erzielt. Vom Angebot bis hin zur Rechnung wird der gesamte Zyklus über das ERP-System abgebildet.
Und so sieht die Umsetzung aus: Jedem bei Borgmann erstellten Angebot geht ein Aufmaß sowie die Produktauswahl beim Großhändler voraus. Die Angebote werden mit sogenannten „Jumbos“, also Leis­tungspaketen in einer vorkonfektionierten Angebotsfassung, erstellt. „Das ist sehr praktisch“, betont Borgmann. Denn die passende Vorlage werde eingefügt und dann nur noch an die Parameter des Objektes angeglichen.

Datenaustausch leicht gemacht
Vorteile laut Borgmann: eine schnelle Angebotserstellung für die Kunden und – im Falle der Auftragsbestätigung – eine übersichtliche Grundlage für die Arbeitsvorbereitung. Darüber hinaus werde in „MOS´aik“ für den potenziellen Auftrag direkt eine Projektakte angelegt. Sämtliche Vorgänge werden in der Software chronologisch abgespeichert, teilt Borgmann mit – beispielsweise das Foto eines Bades, die Produktbeschreibung oder das Angebot. „Mit einem Mausklick haben die Meis­ter die Informationen zur Hand.“ Nicht nur das: Sollte das Angebot angenommen werden, entsteht mithilfe der Software ein Auftrag, in dem die tatsächlich anfallenden Arbeitsstunden oder Material­kosten verbucht sind. „In der Chefauswertung wird auf Knopfdruck der aktuelle Status eingesehen. Ist das Projekt abgeschlossen, müssen nur noch die Daten geprüft und die Rechnung erstellt werden“, berichtet der Juniorchef.
Zur Angebotspalette des Betriebs zählen u. a. der Heizungsbau, regenerative Energien sowie Klimatechnik. Alle Leistungen inklusive der Haustechnik realisiert das Unternehmen in kleinen und großen Projekten – nicht nur in Privathaushalten, sondern auch in Gewerbe- und Industrieobjekten. Auch die öffentliche Hand zählt zu den Auftraggebern. „Gerade bei der Abwicklung großer Ausschreibungen hat sich das Logistik-Modul GAEB für uns bewährt“, betont Borgmann. „Die zum Teil großen Datenmengen wären heute nicht mehr wirtschaftlich zu handhaben.“ Darüber hinaus werde das Modul für den Austausch von Warenkörben zwischen „MOS`aik“ und Großhändlern genutzt. „Wir haben in unseren Angeboten die aktuellen Produktdaten und Preise hinterlegt. Das spart Zeit und reduziert Fehlerquellen gen null.“

Management der Wartungseinsätze
Neben dem Projektgeschäft stehen Wartungsarbeiten auf der Tagesordnung. Hier wird das Modul von Moser genutzt, um Einsätze über Monate hinweg zu planen. „Das Terminbuch für die Monteure gehört schon lange der Vergangenheit an. Heute liegen alle Wartungen in der Software auf Termin“, berichtet Wortmann. Kunden werden per Serienbrief mit einem konkreten Terminvorschlag angeschrieben. Die bestätigten Termine gehen dann direkt in die Termin- und Mitarbeiterplanung über.
Informationen und Angaben – etwa verschiedene Adressen, Lagebeschreibungen, Messwerte oder Fotos der Anlagen – sind über das Feld „Wartung und Service“ ersichtlich. Mithilfe der Software werden zudem die Arbeitszettel erstellt, sodass der Monteur Informationen über die Anlage erhält. Vor Ort schreibt er einen Wartungsbericht, der die Grundlage für die Abrechnung und die Aktualisierung der Anlagendaten ist. Im ERP-System erstellte Rechnungen werden heute dank der Datev-Schnittstelle in die Finanzbuchhaltung übergeben. „Vorher machte die Sekretärin das händisch“, sagt Borgmann. Zukünftig soll die Software an mobile Datenträger angebunden werden, damit die Mitarbeiter sämtliche Informationen auch unterwegs erfassen bzw. darauf zugreifen können.

www.borgmann-haustechnik.de

www.moser.de