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Flexibilität und Mobilität sind gefragt

Software-Unterstützung für kaufmännische Arbeiten

Stammdatenverwaltung. Im „Datenzentrum“ können alle Daten zu einem Kunden direkt eingesehen bzw. abgerufen werden.

Die Personalplanung bietet verschiedene Ansichten. Hier können einzelne Beschäftigte und nach dem Status (z. B. Kundendienst, Projekt, Schule, Krankheit, Geburtstag) angezeigt werden.

Per App kann die Auftragsbearbeitung weitgehend „papierlos“ erfolgen.

Der abgeschlossene Auftrag wird digital unterschrieben und per Internetverbindung ins Büro übertragen.

 

Oftmals sind kleinere oder mittlere SHK-Betriebe voll ausgelastet, die Mitarbeiter alle beim Kunden im Einsatz für die täglich anfallenden Arbeiten: Installationen, Kundendienst und Wartungen. In vielen Fällen gibt es keine zusätzliche Arbeitskraft, welche die Büroarbeiten übernimmt. Der Inhaber des Betriebes muss somit oft nach der täglichen Arbeit draußen beim Kunden noch die Bürotätigkeiten übernehmen – denn erst mit der Nachbearbeitung der Aufträge und den Rechnungen wird letztlich Geld verdient.

Projektbearbeitung und dies mit möglichst wenig adminis­trativem Aufwand, so lautet eins der Ziele von SHK-Unternehmen. Die Konzentration der Arbeit liegt damit auf dem angeeigneten „Handwerk“ und weniger auf den Büro- und Verwaltungsaufgaben. Denn nur ein zufriedener Kunde ist ein guter Kunde, heißt es oft.
Um jedoch auch im Bereich der Büro- und Verwaltungsaufgaben erfolgreich und effizient zu sein, setzt „kaufmännische Software“ als Werkzeug an. Betriebliche Prozesse werden vereinfacht, optimiert und das Augenmerk kann auf den Kunden gerichtet werden. Dabei gilt es zu beachten, dass Software-Produkte im SHK-Bereich meist nur dann besonders hilfreich sind, wenn sie auf die Branche zugeschnitten sind und spezifische Anforderungen abdecken.

Branchensoftware
Eine maßgeschneiderte Branchensoftware bietet z. B. die Lösung „Kaufmann“ aus dem Hause Hottgenroth/ETU Software. Das Kölner Unternehmen hat sich damit auf die Bereiche Bauhaupt- und Baunebengewerbe sowie haustechnische Planung und Auslegung spezialisiert. Zu den Programmeigenschaften erklärt das Unternehmen: „Generell zielen die Entwicklungen und Softwareaktualisierungen bei uns darauf ab, Arbeitszeit effektiver nutzbar zu machen. Diesen Anspruch unterstreicht das Programm „Kaufmann“. Die Software deckt alle kaufmännischen Anforderungen eines Betriebes ab: vom Angebot über die Auftrags- und Lieferscheinerstellung bis hin zu Rechnungslegung, Mahnwesen und der Verwaltung von offenen Posten. Im Vordergrund steht die einfache und flexible Handhabung der grundlegenden Tätigkeiten. Die Abläufe sind selbsterklärend, bei Bedarf kann der Anwender sich jedoch durch das Programm auch „führen“ lassen oder auf zusätzliche Funktionen zugreifen.“

Zur Anwendung
Oft beginnt ein Auftrag mit einem Anruf, ein Neu- oder Stammkunde benötigt die Unterstützung des SHK-Betriebes. Bereits an dieser Stelle kann die Software eingreifen, wenn gewollt. Denn die Anwendung kann an die Telefonanlage angebunden werden. Dies vereinfacht bei bereits hinterlegten Daten (Telefonnummer) die Büroarbeit, indem der Anrufer automatisch erkannt wird. Ein Vorteil, der auch den Service-Gedanken unterstützt: den Kunden persönlich ansprechen, auf individuelle Dinge eingehen, z. B. den Geburtstag oder Details aus dem laufenden Projekt, um so Kundenbindung zu schaffen. Im Weiteren Arbeitsverlauf können Vorgänge, Telefonate, Dokumente direkt dem Kunden zugeordnet werden, sodass der Kunde im Fokus steht.
Ein eventuell angefragtes Angebot kann direkt nach dem Telefonat aus den Kundenstammdaten heraus erstellt werden. Dazu erlaubt eine umfangreiche Artikelverwaltung eine unbegrenzte Anzahl an Stammdaten und das Anlegen von eigenen Artikelgruppen. Datanorm als eine der Standard-Schnittstellen ermöglicht das Einlesen von Artikeln. Zudem können fehlende Positionen angelegt und das fertige Angebot gedruckt, oder papiersparend aus dem Programm heraus per E-Mail an den Kunden gesendet werden. Aufträge, Bestellungen, Lieferscheine und Rechnungen werden 1 : 1 aus dem Angebot umgewandelt und nur bei Bedarf geändert.

Modul „Wartung“
Neben der Auftragsabwicklung steht auch die Optimierung der Arbeitsabläufe im Fokus der Anwendung. Ein Tool, welches dies forciert, ist das Modul „Wartung“. Es stellt den Service-Gedanken in den Vordergrund und soll unterstützen, die Kundenbindung zu vertiefen. Einmalige Kundenaufträge können schnell abgearbeitet, wiederholende Wartungsarbeiten geplant und Anlagen hinterlegt werden. Somit ist auch hier eine gezielte Ansprache des Kunden durch den Fachmann möglich, ohne Daten wiederholt abzufragen. Ergänzend zur Arbeit am Büro-PC ist das mobile Arbeiten mit Apps möglich.

Cloud-Lösungen
Die Bedeutung von Cloud-Lösungen nimmt auch im SHK-Handwerk stets zu. Daher ist es wichtig, sich bei der Software-Wahl auch die damit umhergehenden Möglichkeiten anzuschauen. Egal wann, egal wo, egal mit Tablet, Smartphone, Netbook oder Laptop, der Nutzer kann auch von unterwegs Tätigkeiten durchführen.

Doch was ist die Idee der Cloud? Die Cloud (Wolke) speichert Daten nicht lokal. Bisher wurden Daten und Softwareprogramme lokal auf einem PC oder Laptop gespeichert und installiert, oder innerhalb eines PC-Netzwerkes auf einem Server. Bei einer Cloud-Lösung werden die Daten „extern“ mittels dem Internet beim Cloud-Anbieter hinterlegt, natürlich unter Berücksichtigung von Datenschutzrichtlinien und Verschlüsselungen.
Die „Kaufmann“-Apps „Kundendienst“ und „Zeiterfassung“ sind Cloud-Lösungen und machen ein mobiles Arbeiten möglich: Bürotätigkeiten unterwegs erledigen. Dies spart, in größeren wie auch in kleineren Betrieben Zeit ein und ersetzt die Zettelwirtschaft.

Kundendienst App
Bei der Nutzung des Moduls „Wartung“ in Verbindung mit der App „Kundendienst“ können im Büro Kundendienstaufträge und Wartungsverträge erfasst, Termine geplant sowie Mitarbeiter eingeteilt werden. Der Monteur spart sich den Weg ins Büro, um seine Aufträge abzuholen, denn er empfängt sie über die App: wann hat er Termine, bei welchen Kunden, Aufgabenliste, Materialliste und auch Informationen zur vorhandenen Anlagentechnik. Ein weiterer Schritt in Richtung dem „papierlosen“ Büro. Die Arbeiten werden vom Monteur wie gehabt erledigt. Dazu unterstütz die App den Ablauf vor Ort durch weitergehende Informationen und schnellere bzw. leichtere Rückmeldungen zum Unternehmen.
Wenn der Auftrag erfolgreich abgeschlossen ist, können ergänzend zum Arbeitsbericht zusätzlich benötigte Materialien sowie Monteur- und Kundenunterschrift auf Tablet oder Smartphone erfasst werden. Alles zusammen wird online zurück ins Büro übertragen – ganz automatisch. Der Auftrag muss dann nur noch abgerechnet werden. Sollte das mobile Geräte mal offline sein, z. B. bei Tätigkeiten im Keller oder generell in Bereichen mit schlechter Internetverbindung, werden die Daten übertragen, sobald wieder ein Zugang zum Internet besteht.

Aufträge erstellen
Darüber hinaus kann mit der App direkt ein neuer Auftrag erstellt werden. Eine ausgewählte Kundenliste ist auf dem Tablet genauso vorhanden wie eine Artikelliste. So können Daten, wie Adresse, anzubietende Artikel und Kommentare direkt aufgenommen werden. Das Angebot wird über die Cloud an das Büro gesendet und kann dort weiterbearbeitet und fertiggestellt werden. Die beiden Software-Programme „Kaufmann“ und auch „Kaufmann Wartung“ sind zusammen, jeweils eigenständig oder im Paket mit technischer Planungssoftware aus dem Hause Hottgenroth/ETU nutzbar. Je nach Kundenwunsch können technische Berechnungen durchgeführt und darauf basierend Angebote erstellt werden. Die Stücklisten werden aus der technischen in die kaufmännische Software übernommen, Positionen erweitert oder ausgetauscht. Nach Abschluss kann das Angebot direkt aus der Software per E-Mail an den Kunden und später als Bestellung zum Hersteller oder Großhandel gesendet werden.

Bilder: Hottgenroth Software GmbH & Co. KG, ETU Software GmbH, Köln

www.hottgenroth.de
www.etu.de

 


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