Digitale Zahlungsabwicklung im Handwerk
„ToolTime Pay“ im Handwerker-Praxischeck
„16 Mitarbeitende und drei Meister“, wirbt das Unternehmen auf seiner Homepage. Das Teambild zeigt die beiden Geschäftsführer Stefan Döll (vorne l.) und Samir Nashmi (vorne Mitte) mit vier Mitarbeitern. (Go.Clara GmbH)
Die Geschäftsführer und Inhaber der Go.Clara GmbH, Samir Nashmi (l.) und Stefan Döll, vor dem gemeinsamen Büroarbeitsplatz. (Go.Clara GmbH)
Die verschiedenen Ansichten von ToolTime Pay, auf dem Handybildschirm und in der Übersicht am Laptop. (ToolTime)
Digitale Lösungen verändern das Handwerk. Nicht nur im Kundenkontakt oder bei der Projektplanung, sondern zunehmend auch in den Bereichen Buchhaltung und Zahlungsmanagement. Gerade dort, wo Abläufe bislang oft noch manuell und zeitintensiv waren, eröffnen smarte Tools neue Spielräume für Effizienz und Transparenz. Doch wie gut funktioniert das wirklich im Arbeitsalltag eines Handwerksbetriebs?
Für viele Betriebe ist die Arbeit im Einsatz der einfachere Teil des Jobs. Komplizierte Zahlungsabgleiche und verspätete Kundenzahlungen hingegen kosten wertvolle Zeit und Nerven: Rechnungen prüfen, Zahlungseingänge abgleichen, offene Posten verfolgen und bei ausbleibender Zahlung hinterhertelefonieren. Auch Samir Nashmi, Gründer und Geschäftsführer der Go.Clara GmbH (kurz: Clara) aus Berlin, kennt diesen Alltag nur zu gut. Der SHK-Betrieb steht für modernes Handwerk: digital, effizient, serviceorientiert. Dennoch war der administrative Aufwand anfangs, besonders im Bereich Buchhaltung und Zahlungsabwicklung, enorm.
„Wir hatten einen hohen manuellen Aufwand in der Buchhaltung, und das Mahnwesen war komplett analog. Die Kundenerfahrung beim Bezahlen? Ganz ehrlich – ausbaufähig“, erinnert sich Samir.
Denn Digitalisierung im Handwerk endet längst nicht bei der Auftragsannahme oder Terminplanung. Gerade in den Bereichen Buchhaltung und Zahlungsabwicklung entstehen durch veraltete Strukturen und manuelle Abläufe oft unnötige Belastungen. Moderne Softwarelösungen versprechen hier spürbare Erleichterung: Weniger Aufwand, mehr Überblick und schnellere Zahlungseingänge. Doch wie bewähren sich diese Tools im echten Betrieb, und wie können Handwerksbetriebe ihre Finanzprozesse modernisieren, ohne den Überblick zu verlieren? In einer Branche, in der oft noch mit Papierordnern, manueller Buchhaltung und klassischen Überweisungen gearbeitet wird, stoßen viele Unternehmen an Effizienzgrenzen – besonders bei wachsendem Auftragsvolumen.
Genau hier setzt „ToolTime Pay“ an, das erste digitale Zahlungssystem, das speziell für Handwerksbetriebe entwickelt wurde. Auch Clara nutzt „ToolTime Pay“, und da es nahtlos in die Handwerkersoftware „ToolTime“ integriert ist, ermöglicht es dem SHK-Betrieb schnelle, einfache und automatisierte Zahlungsvorgänge, sodass keine zusätzliche Software für den Zahlungsprozess oder das Mahnwesen benötigt wird.
Für uns war der Zahlungsprozess ein echter Knackpunkt in den Betriebsprozessen. Heute sehen wir auf einen Blick, was offen, bezahlt oder überfällig ist. Das spart uns enorm viel Zeit – egal ob im Büro oder draußen im Einsatz.“
Rechnungen lassen sich per Link oder QR-Code begleichen. Zahlungsoptionen sind klassisch die Banküberweisung oder die Kreditkarte, sowie Apple Pay. Vorteil für den Kunden: Empfängerdaten und Überweisungssumme sind vorausgefüllt. Für den Handwerksbetrieb erfasst Tool-Time Pay die Zahlungseingänge in Echtzeit und ordnet sie den Rechnungen zu, sodass diese automatisch als bezahlt markiert werden. Auch das Mahnwesen läuft auf Wunsch vollautomatisiert, eine enorme Entlastung im Alltag. Gerade für kleinere Betriebe ist das enorm hilfreich:
„Ohne „ToolTime Pay“ wären wir bei unserem Wachstumstempo schnell an Grenzen gestoßen“, so Samir.
Eingerichtet wird „ToolTime Pay“ mit wenigen Klicks und vollständig digital über die Büroversion der Handwerkersoftware. Die technische Infrastruktur stellt der niederländische Finanzdienstleister Adyen bereit. Alle Zahlungen landen wie gewohnt auf dem Geschäftskonto – transparent dokumentiert und jederzeit nachvollziehbar. Die Partnerschaft mit dem renommierten Zahlungsanbieter garantiert dabei höchste europäische Sicherheitsstandards. Sämtliche Transaktionen sind in Echtzeit vor Betrugsversuchen geschützt.
Die Kunden von Clara profitieren spürbar von der neuen Funktion:
„Das Feedback ist durchweg positiv“, berichtet Samir. „Schnell, einfach, praktisch, digital – das sind die Begriffe, die immer wieder fallen, wenn es um unsere Zahlungsabwicklung geht. Die Leute können direkt mit dem Handy bezahlen – das macht den gesamten Prozess für beide Seiten angenehmer und erhöht die Zahlungsmoral.“
Ein echter Vorteil in einer Branche, in der Vorleistung Alltag ist. Gerade im SHK-Bereich mit vielen kleinen Aufträgen macht ein reibungsloser Zahlungsprozess den entscheidenden Unterschied.
„Wir haben auch sehr viele kleine Projekte und verschicken deshalb wahnsinnig viele Rechnungen. Ohne automatisierte Erfassung und smarte Übersicht würde das alles untergehen. Heute wissen wir dank „ToolTime Pay“ genau, wann was bezahlt wurde – inklusive Benachrichtigungen und Historie. Und das ganz ohne zusätzliche Tools. Alles zentral, alles digital, alles in „ToolTime“.“
Was bleibt, ist ein eindeutiger Eindruck: Für Clara ist „ToolTime Pay“ nicht nur ein neues Feature, sondern mittlerweile ein zentraler Bestandteil der Betriebsabläufe und ein echter Effizienztreiber:
„Heute arbeiten wir produktiver, strukturierter und mit deutlich weniger Stress“, fasst Samir zusammen. „Unsere Abläufe sind schlanker, wir haben jederzeit volle Transparenz über unsere Finanzen – man könnte sagen, wir sind heute Herr unserer Zahlen. Und das Beste: Unsere Kunden merken den Unterschied und wir haben wieder mehr Zeit für das, was wirklich zählt: erstklassige Arbeit auf der Baustelle.“
Softwarelösung „ToolTime“
Das Unternehmen ToolTime wurde 2019 als Startup in Berlin gegründet. Es entwickelt und betreibt eine Softwarelösung für Arbeitsabläufe in Handwerksbetrieben. Die cloudbasierte Anwendung führt Aufgaben wie Angebotserstellung, Terminplanung und Disposition der Mitarbeiter oder Rechnungsstellung in digitale Prozesse über. Büro und Baustelle sind über eine Smartphone-App vernetzt, sodass alle ausgetauschten Informationen sofort zum Projekt gebucht werden. „ToolTime Pay“ ist eine neue Funktion, die dem Kunden den Bezahlvorgang per Handybutton ermöglicht und eingegangene Zahlungen in „ToolTime“ verbucht.
