Chefaufgabe: Aktuelle Monatszahlen auswerten (Teil 3)

Controlling ist die Steuerung (englisch: to control) des Unternehmenserfolgs im laufenden Geschäftsjahr mit Blick auf die gesetzten Ziele. Ein geeignetes Instrument dafür ist die monatliche Betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA). Welche Zahlen besonders aussagekräftig sind, und wie sie ausgewertet werden, beschreibt unsere dreiteilige Serie an einem Beispielbetrieb (s. Kasten) – mit Checkliste für die eigene Umsetzung. 

Ziele sind unerlässlich für die Fortentwicklung des Unternehmens. Als Steuerungsinstrument im laufenden Geschäftsjahr eignet sich das „vorläufige Ergebnis“ in der BWA (Teil 1). Der Betrieb kann buchhalterisch seine individuellen Zahlen in der BWA verankern, insbesondere über den „Rohertrag“ (Teil 2). Welche Zahlen zeigen darüber hinaus an, ob sich der Betrieb im Zielkorridor befindet? 

Personal- und Sachkosten individuell auf Monatsbasis ausweisen

Vom Rohertrag werden in der BWA die „Personalkosten“ abgezogen und dann alle Sachkosten. Diese werden typischerweise in bestimmten Gruppen gezeigt, wie Raumkosten, Betriebliche Steuern, Versicherungen/Beiträge etc. Welche Kostenkonten in die einzelnen BWA-Positionen einfließen, zeigt in einer Tabelle der „Wertenachweis“ zur BWA. Wie schon beim Umsatz (s. Teil 2) haben Betriebe Gestaltungsmöglichkeiten. Sie können ergänzende Kostenkonten einführen, z.B. Raumkosten getrennt nach zwei Standorten des Betriebes, oder auch die Gruppeneinteilung ändern und diese in der BWA anders ausweisen, als es der Standard zunächst vorgibt.

Die meisten Kostenarten fallen regelmäßig jeden Monat an. Es gibt aber auch unregelmäßig oder vielleicht nur einmal im Jahr anfallende Kosten (z.B. Versicherungen – die Jahreszahlung ergibt einen Prämienvorteil – oder Sonderzahlungen für die Belegschaft). Für die Prüfung, welche Kostenarten dies sind, bietet sich die „Jahresübersicht“ zur BWA an: Sie zeigt alle zwölf Monate nebeneinander. So ist schnell zu erkennen, bei welchen Kostengruppen die Beträge in verschiedenen Monaten deutlich schwanken. Solche Beträge sollten monatlich abgegrenzt werden. Denn in der BWA werden die Kosten gezeigt, wenn sie bezahlt werden. Aber die im Januar gezahlte Versicherungsprämie deckt ja alle zwölf Monate ab. Damit würde das vorläufige Ergebnis im Januar deutlich zu niedrig ausgewiesen und eine Ziellücke anzeigen, die vielleicht gar nicht besteht. 

Buchungen über Abgrenzungskonten

Der Beispielbetrieb hat Kosten für „Versicherungen/Beiträge“ von 7141 Euro, davon betragen die Versicherungsprämien 5467 Euro. Werden sie alle im Januar gezahlt, so würde ergänzend gebucht werden: Abgrenzungskonto Versicherungen - 5011 Euro an Versicherungskosten. Damit würden in der Januar-BWA Versicherungskosten von 455 Euro ausgewiesen – also ein Zwölftel des Gesamtaufwands. In den folgenden elf Monaten wird genau dieser Betrag jeweils gebucht, per Dauerauftrag: Versicherungskosten an Abgrenzungskonto Versicherungskosten. Auf diese Weise weist die BWA jeden Monat die monatsgenauen Versicherungskosten aus. Das Abgrenzungskonto wird im Dezember einen Restbetrag als Rundungsdifferenz von 7 Euro ausweisen. Dieser wird umgebucht, sodass der Saldo des Abgrenzungskontos „0“ beträgt.

Ein solches Vorgehen ist immer dann sinnvoll, wenn unregelmäßige Einzelkosten das monatliche Gewinnziel deutlich beeinträchtigen. Für den Beispielbetrieb mit einem Jahresgewinnziel von 100000 Euro beträgt das monatliche Gewinnziel 8333 Euro. Würden die gesamten Versicherungsprämien von 5467 Euro im Januar gebucht, und wäre sonst alles nach Wunsch verlaufen, würde das vorläufige Ergebnis nur mit ca. 2800 Euro ausgewiesen – also viel zu niedrig. Es würde das Fehlsignal gesendet: Gewinnziel deutlich verfehlt – ertragsverbessernde Aktivitäten dringend erforderlich. Wird allerdings wie beschrieben abgrenzt, und werden so nur 455 Euro Versicherungskosten im Januar verbucht, wird ein vorläufiges Ergebnis von 7877 Euro ausgewiesen. Die BWA signalisiert: Gewinnziel Januar mit vertretbarer Schwankungsbreite erreicht – guter Start in das Jahr.

Diese Beschäftigung mit dem monatsgerechten Ausweis der Personal- und Sachkosten führt zu Kostentransparenz und kann parallel dazu genutzt werden, Sparpotenziale zu prüfen. Denn natürlich tragen auch Kostenreduzierungen zum Erreichen des Gewinnziels bei. Umgekehrt kann es sein, dass gestiegene Kosten auf eine Investition zurückgehen, die bewusst angegangen wurde, um das Gewinnziel erreichen zu können.

Sonstige Kosten monatsgenau buchen

Beim monatsgenauen Buchen sind auch die Rückstellungen und, wenn in der Bilanz vorhanden, die Rechnungsabgrenzungsposten zu berücksichtigen. Viele Unternehmen und Steuerberatungskanzleien berücksichtigen diese Positionen erst im Rahmen der Jahresabschlussarbeiten. Damit fehlen sie aber die zwölf Monate über in der BWA, was das monatliche und in der Summe das kumulierte vorläufige Ergebnis ebenfalls verfälscht.

• Rechnungsabgrenzungsposten (RAP): Zu den RAP gehören Kosten oder Erträge, die im Geschäftsjahr anfallen, aber zu einem Teil erst das nächste Geschäftsjahr betreffen. Sind RAP in der Bilanz vorhanden, werden sie mit einem entsprechenden monatlichen Betrag als „Dauerauftrag“ jeden Monat anteilig aufgelöst.
  In der Bilanz des Beispielbetriebes stehen RAP in Höhe von 2012 Euro auf der Aktivseite und 2019 Euro auf der Passivseite. Neu auszuweisende RAP sollten im Monat der Entstehung in gebucht und damit in das Folgejahr übertragen werden.
• Rückstellungen: Für ungewisse Verbindlichkeiten sind Rückstellungen zu bilden, z.B. für Aufbewahrungsfristen, nicht genommene Urlaube, Kosten der Jahresabschlusserstellung oder auch für Pensionszusagen. Bildung und Auflösung von Rückstellungen sollten ebenfalls monatlich erfolgen.
  Die Bilanz des Beispielbetriebs weist Rückstellungen von insgesamt 30377 Euro aus. Geschäftsvorfälle im Zusammenhang damit sollten daher im „vorläufigen Ergebnis“ der BWA ausgewiesen werden. Z.B. hat der Betrieb externe Buchführungskosten von 4902 Euro. Wenn davon 2900 Euro auf den Jahresabschluss entfallen, wird 2023 monatlich gebucht: externe Buchführungskosten an Rückstellung 242 Euro (2900 : 12 – aufgerundet). Wenn im Juni 2023 die Rechnung für den Jahresabschluss 2022 bezahlt wird, wird die dafür im Vorjahr gebildete Rückstellung parallel zur Zahlung aufgelöst und ausgebucht. 

Neben RAP und Rückstellungen sollten noch folgende „Besonderheiten“ beachtet werden:

• Abschreibungen auf das Sachanlagevermögen (AfA): Auch diese Kostenart sollte jeden Monat anteilig gebucht werden und nicht erst beim Jahresabschluss. Dafür wird die hochgerechnete AfA-Summe für das laufende Jahr durch zwölf geteilt und ebenfalls gegen ein Abgrenzungskonto gebucht. Wichtig: Investitionen, die im Laufe des Jahres vorgenommen werden, sollten mit ihrem anteiligen AfA-Betrag ab dem Investitionsmonat mitberücksichtigt werden.
• Zinsaufwand: Wenn Kreditinstitute – wie z.B. Förderbanken – die Zinsen für Darlehen nicht monatlich, sondern vierteljährlich belasten, sollte diese Summe über die drei Monate des Quartals abgegrenzt werden. 
• Eigenverbrauch: Hierzu zählt u.a. der steuerliche Vorteil aus dem Geschäftsfahrzeug für Chef oder Chefin. Auch dieser Betrag sollte monatlich anteilig erfasst werden.
• Steuern, Einkommen und Ertrag: Hier werden die vierteljährlichen Vorauszahlungen für Gewerbe- und Körperschaftssteuern verbucht. Auch diese sollten jeweils über die drei Monate jeden Quartals abgegrenzt werden. Zeigt sich, dass das Jahr sehr gut läuft und mehr Steuern fällig werden, dann sollte die entsprechende Erhöhung der Steuervorauszahlungen auch bereits monatlich berücksichtig werden mit Buchungen in die Steuerrückstellungen. Anders herum: Läuft das Jahr leider schlecht, sollte rechtzeitig daran gedacht werden, beim Finanzamt einen Antrag auf Herabsetzung der Vorauszahlungen zu stellen.
• Forderungsverluste: Wenn im Einzelfall eine Forderung an einen Kunden nicht eingetrieben werden kann, sollte diese ausgebucht werden. Der Zeitpunkt dafür könnte die Abgabe an das Inkassobüro oder den Rechtsanwalt sein – spätestens jedoch das Insolvenzverfahren gegen diesen Kunden. Also auch hier nicht bis zum Erstellen des Jahresabschlusses warten, sondern den Verlust direkt buchen und damit das „vorläufige Ergebnis“ der BWA reduzieren.
• Konto für ungeklärte Posten: In der täglichen Buchführungspraxis werden oftmals Buchungen, die nicht direkt einem Konto zugeordnet werden können, auf einem „Konto für ungeklärte Posten“ (oder ähnliche Bezeichnung) sozusagen „zwischengeparkt“. Der Hintergrund: Mit der Unternehmensleitung muss noch geklärt werden, wie dieser Geschäftsvorfall korrekt gebucht werden sollte. Diese Klärung sollte jeden Monat stattfinden, bevor die BWA abgeschlossen wird, damit wirklich alle Geschäftsvorfälle ordnungsgemäß gebucht sind und die BWA vollständig ist. Ein solches Konto muss also in der Summen-Salden-Liste jeden Monat den Saldo „0“ zeigen.

Alle diese Schritte führen außer zu einem aussagefähigen monatlichen Ergebnis dazu, dass die Dezember-BWA bereits sehr „abschluss-nah“ ist, was den Umfang der Arbeiten für die Erstellung des Jahresabschlusses verringert. Dadurch kann der Jahresabschluss frühzeitig erstellt werden.

Unterstützung für diese Aufgaben einfordern und nutzen

Für viele Betriebsinhaber wird es sinnvoll sein, die Anpassung der Finanzbuchhaltung nicht alleine vorzubereiten, sondern sich einen Gesprächs- und Unterstützungspartner dazu zu holen. Dafür bieten sich besonders an:

• Sofern vorhanden, eigene Mitarbeitende aus Buchhaltung, Rechnungswesen oder Controlling. 
• Steuerberatungskanzleien: Alle Betriebe lassen sich beim Jahresabschluss von einer Steuerberatungskanzlei unterstützen, sehr viele auch bei der laufenden Buchführung. Damit sind diese Ansprechpartner für den Betrieb. Allerdings gehen Steuerberatungskanzleien ganz unterschiedlich mit den qualifizierten BWAs und entsprechenden monatlichen Auswertungen um. Nicht jede ist für die hier aufgezeigte Vorgehensweise offen.
• Handwerkskammer, Fachverband, Innung: Die Organisationen des Handwerks bieten in unterschiedlicher Intensität Unterstützung an, gerade zum Themenkreis Unternehmenssteuerung. Die kostenlose Betriebsberatung der Handwerkskammer sollte auf jeden Fall genutzt werden.
• Freie Unternehmensberatungen: Wer mit Steuerberater und vielleicht auch Handwerksberater nicht so recht klarkommt, kann nach einer freien, auf betriebswirtschaftliche Unternehmensführung und Controlling spezialisierten Unternehmensberatung suchen. Dafür gibt es Zuschüsse aus dem Förderprogramm des Bundes „Förderung von Unternehmensberatungen für KMU“.

Mit den Unterstützungspartnern können auch die unternehmerischen Ziele und geplante oder durchgeführte Maßnahmen diskutiert werden. Es zeigt sich immer wieder, dass der Austausch und das Einholen anderer Blickwinkel sehr produktive Möglichkeiten sind, sich über das eigene Vorgehen zu vergewissern und das Unternehmen weiterzuentwickeln.

Autor: Dipl.-Kaufm. Carl-Dietrich Sander, UnternehmerBerater

www.cd-sander.de

Die BWA als Instrument der Unternehmenssteuerung

Unsere dreiteilige Serie zur BWA zeigt, wie die Finanzbuchhaltung angepasst werden kann, damit das monatliche „vorläufige Ergebnis“ das aktuelle Betriebsergebnis möglichst realistisch abbildet und sich als Grundlage für unternehmerische Entscheidungen eignet. Die Zahlen des „Beispielbetriebs“ stammen aus dem „Betriebsvergleich Sanitär – Heizung – Klima“ (bit.ly/Bvg_SHK) von 2021 der Landes-Gewerbeförderungsstelle des nordrhein-westfälischen Handwerks (LGH), erste Vergleichsgruppe (unter 10 Beschäftigte). Diese Betriebe erwirtschafteten 2021 im Durchschnitt eine Gesamtleistung von 633821 Euro und ein Betriebsergebnis von 79230 Euro. Der Beispielbetrieb will sein Betriebsergebnis auf 100000 Euro steigern.

Mit Checkliste (Punkte 1-17) zur Anpassung des eigenen Betriebs bit.ly/BWA-Checkliste. 

• Checkliste: Punkte 1-4
  Teil 1: Ziele sind unerlässlich für die Entwicklung des Unternehmens. Das „vorläufige Ergebnis“ der BWA aus einer angepassten Finanzbuchhaltung eignet sich gut als Maßstab für die Zielerreichung bit.ly/BWA_Teil1.
• Checkliste: Punkte 5-9
  Teil 2: Nicht der „Umsatz“, sondern der „Rohertrag“ sollte die zentrale Größe für die Unternehmenssteuerung sein bit.ly/BWA_Teil2. 
• Checkliste: Punkte 10-17 – Teil 3