Branchensoftware, die mitwächst

Als Manfred Zechner sich für eine Bürosoftware entscheidet, war das heutige Programm „TopKontor Handwerk“ noch in den Kinderschuhen und hieß „blue:solution Handwerk“. Es war die erste Version des Softwareherstellers blue:solution software GmbH. Schon damals hat den SHK-Meister die Möglichkeit beeindruckt, unmittelbar im Dokument wie Angebot, Auftrag oder Rechnung arbeiten zu können. „Änderungen sind dabei sofort sichtbar und Inhalte werden nicht erst in der Druckvorschau gezeigt“, beschreibt Manfred Zechner die Funktion. Bis heute setzt sein SHK-Betrieb auf das Programm und hat dazu zahlreiche Erfahrungen gesammelt.

„Von Version zu Version wurde das Produkt immer besser, moderner und in seinen Funktionen umfangreicher. Jedoch nie am Anwender vorbei“, erinnert sich Manfred Zechner, der mit drei Beschäftigten die anfallenden Aufträge erledigt. Auch die aktuelle Version 6 findet er gut. Gerade weil das Programm Windows-10-kompatibel ist und er aktuell sein Betriebssystem dahingehend aktualisiert hat. Die Oberfläche sei ihm von den Microsoft Anwenderprogrammen bekannt, deshalb habe sich Zechner umgehend zurechtgefunden. Bevor er sich vor mehr als 15 Jahren für die EDV in seinem Unternehmen durchgerungen hatte, fasste er alles auf dem Zettel zusammen, gab es seiner Frau, die dann alles fleißig mit Schreibmaschine für Angebote und Rechnungen abtippte. Ein mühseliges Unterfangen. „Als dann ,TopKontor Handwerk‘ als Bürokraft bei uns einzog, war die Software damals und auch noch bis heute eine wahre Arbeitserleichterung“, so der SHK-Unternehmer.

Offene-Posten im Blick
„Unsere Stammdaten mit allen Kundeninformationen sind seitdem stark gewachsen und trotzdem finde ich noch alle Kundeninformationen wieder. Gerade dann, wenn wir Informationen über Preise oder ältere Arbeiten bei unseren Stammkunden benötigen, ist die Software für uns Gold wert“, erklärt Manfred Zechner. Denn mit wenigen Klicks kann er sehen, was er für den jeweiligen Kunden bereits an Arbeiten getätigt hat, sieht die vereinbarten Preise in den Angeboten und erkennt dessen Zahlungsmoral. Zechner: „Apropos Zahlungsmoral: Die haben wir im Büro an zwei Arbeitsplätzen mit dem Modul ‚Offene-Posten-Verwaltung‘ ganz genau im Blick. Die offenen Rechnungen werden hier nach Fälligkeit sortiert und der Mitarbeiter entsprechend erinnert, den Zahlungseingang zu prüfen.“ Ist das nicht erfolgt, liefert die Software ein fertiges Anschreiben für die erste Zahlungserinnerung mit dem neu errechneten Zahlungsziel. Nach der Zahlungserinnerung folgen verschiedene Mahnstufen. Auch für diese gibt es vorformulierte Mahnanschreiben und entsprechende Erinnerungen von dem Programm.

Schnittstelle Datanorm und UGL
Vorformulierte Textbausteine findet der SHK-Betrieb auch in anderen Dokumenten wieder. Beispielsweise in Angeboten und Rechnungen. Die Angebote sind über die Schnittstelle Datanorm immer auf dem aktuellen Stand, denn sie haben Zugriff auf die Stückpreislisten der Großhändler. Die UGL-Schnittstelle verbindet die Software außerdem mit der GC-Gruppe. Auch hier holt sich Zechner auftragsbezogene Daten wie Leistungstexte und Preise. Gleichzeitig können die Dokumente mit dem Logo des Unternehmens individuell gestaltet werden. Weitere Arbeit spart auch diese Funktion: Aus den hinterlegten Informationen des Kunden erzeugt das Programm die passende Rechnung oder wandelt Angebote zu Zwischen- sowie Schlussrechnungen um. Auch der Kalender ist bei Zechner voll im Einsatz. Hiermit erledigt er seine Mitarbeiterplanung für die jeweilige Woche. Jeder Mitarbeiter erhält täglich einen ausgedruckten Tageszettel mit den jeweiligen Projekten für den Tag. Für die Zukunft kann sich Zechner aber das mobile Arbeiten mit entsprechenden Apps für sein Unternehmen vorstellen. Die Demoversion für die App „TopReparatur“ hat sich ein Mitarbeiter bereits zum Testen heruntergeladen. „Das Büro für unterwegs geht auch am Handwerk nicht vorbei“, da ist sich Zechner sicher.

Mobiles Arbeiten
Da das SHK-Unternehmen vermehrt Wartungen und Reparaturen bei Kunden durchführt, sei gerade diese App ein passendes Hilfsmittel für das Team. „Mit der App können direkt Aufträge erfasst und unseren Kunden zugeordnet werden. Eine detaillierte Aufgabenbeschreibung sorgt am Ende für eine ausführliche Nachkalkulation“, sagt Zechner. Zum allgemeinen Einsatzgebiet erklärt blue:solution software GmbH: „Die App ‚TopReparatur‘ ist die mobile Bedien­plattform für den Reparaturauftragsbereich der Software ‚TopKontor Handwerk‘. Mit der App kann der Anwender alles rund um den Bereich Reparaturaufträge von unterwegs aus erledigen.“ Wenn die im Büro erfassten Reparaturaufträge an die App gesendet werden, erhält der Monteur unterwegs über sein mobiles Endgerät eine Push-Mitteilung. Die Rechteverwaltung bietet die Möglichkeit einzustellen, welcher Monteur welche Daten erhält. Dazu kann der Monteur die ihm zugeordneten Reparaturaufträge bearbeiten oder neue Aufträge erfassen. Durch den Onlinezugriff auf sämtliche Stammdaten können weitere Positionen wie Artikel, Lohn und Textbausteine zu dem Auftrag hinzugefügt werden. Erledigte Aufträge lässt sich der Monteur auf dem Smartphone unterschreiben und kann anschließend den Auftrag direkt an die Software ins Büro übermitteln. Hier lässt sich dann der Auftrag in eine Rechnung umwandeln.
Bei Manfred Zechner werden die Reparaturaufträge jedoch erst einmal noch am Computer im Büro bearbeitet. Das Reparaturcenter ist im Grundmodul der Software enthalten und liefert Aufträge, die vorgeben welches Objekt, bei welchem Kunden, wie und gegebenenfalls mit welchem Material gearbeitet werden soll. Der Auftrag wird ausgedruckt und an den jeweiligen Monteur verteilt. Sind die Arbeiten erledigt, liefern die Monteure die Zeiten sowie eine Liste des verwendeten Materials. Daraus wird dann die entsprechende Rechnung erstellt.

Nachkalkulation liefert Info über Rentabilität des Projekts
Auch wenn das SHK-Unternehmen Zechner nicht groß ist, sind Informationen über die Rentabilität eines Projektes nicht unwichtig. Diese erhält Manfred Zechner mithilfe des Moduls „Nachkalkulation“. Damit kann er seine Kalkulationen nach Projektabschlüssen prüfen: War der Arbeitsstundeneinsatz wie kalkuliert? Wurden die Materialien entsprechend eingesetzt? Oder wurde am Ende zu viel gebraucht? Der Soll-Ist-Vergleich im projektbezogenen Nachkalkulationskonto macht deutlich, wie ein Projekt verlaufen ist. Zur Anwendung: die Ist-Daten lassen sich in einer Schnellerfassung oder direkt in dem Nachkalkulationskonto erfassen. Aktuelle Einkaufspreise der Materialien kombiniert mit der Menge des eingesetzten Materials und der kalkulierten Arbeitszeit liefern dann einen ausführlicheren Soll-Zustand. „Wird hier nach dem Abschluss eines Projekts nachkalkuliert, also der Ist-Zustand plus die Extrakosten erhoben, kann so schnell eine Differenz deutlich werden“, fasst Zechner zusammen.

Nachfolge bei Zechner gesichert
Das SHK-Unternehmen hat seit der Gründung 1987 einen festen Kundenstamm aufgebaut. Daraus ergibt sich auch das Hauptaugenmerk der Tätigkeit: „Wir haben uns auf die Sanierung spezialisiert“, erklärt Zechner. Nur in Ausnahmefällen erledigt das Team einen Neubau und das meistens nur, wenn ein Bestandskunde noch einmal durchstartet. Mit großen Schritten geht der 63-Jährige nun in Richtung Ruhestand. Und das mit einem guten Gefühl: „Die Nachfolge ist dank eines Mitarbeiters gesichert.“ Was sein Nachfolger dann für das Büro auswählt, bleibt Zukunftsmusik. Aber Zechner rechnet fest damit, dass, wenn er auch seine Tätigkeit niederlegt, „TopKontor Handwerk“ bleibt – ergänzt mit Apps, die das mobile Arbeiten auf der Baustelle ermöglichen.

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