Aus der betrieblichen Beratungspraxis

Der Datenschutz nimmt in vielen Bereichen des Handwerks eine immer wichtigere Stellung ein. Er betrifft nicht ausschließlich Kundendaten. Auch Arbeitnehmer sind über den Datenschutz aufzuklären, im Umgang mit Daten zu sensibilisieren und auf das Datenschutzgeheimnis zu verpflichten. Darüber hinaus fallen im Betrieb Daten der eigenen Arbeitnehmer an, die im Sinne des Bundesdatenschutzgesetzes zu verwalten sind. Beispielsweise beim Einsatz von GPS-Systemen in Kundendienstfahrzeugen gibt es einige Aspekte zu beachten.

Welche Problematik verbirgt sich hinter dem Einsatz von Fahrzeug­ortungssystemen in Kundendienstfahrzeugen?
Ortungssysteme bieten die Möglichkeit der genauen Überwachung von Mitarbeitern, die ein bestimmtes Fahrzeug führen. Es kann letztlich genau festgestellt werden, wo sich der jeweilige Mitarbeiter befindet. Hierdurch werden personenbezogene Daten im Sinne des § 3 Abs.1 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) ermittelt, da eine Zuordnung der Mitarbeiter zu einem Fahrzeug und damit zu einem konkreten Ort erfolgt. Hierdurch wird eine fast lückenlose Überwachung der Mitarbeiter möglich. Schon die jederzeitige Möglichkeit der Beobachtung von Mitarbeitern – auch per GPS – kann bei den Betroffenen Arbeitnehmern einen unzulässigen Überwachungsdruck auslösen. Dies ist grundsätzlich nicht zulässig. § 4 Abs.1 BDSG schreibt daher vor, dass personenbezogene Daten nur mit Einwilligung des Betroffenen erhoben, verarbeitet und gespeichert werden dürfen. Eine Ausnahme hiervon greift nur, wenn ein Gesetz oder eine Vorschrift ausdrücklich die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung erlaubt.

Muss der Arbeitgeber mit seinen Arbeitnehmern bereits im Arbeitsvertrag eine entsprechende Vereinbarung treffen?
Der Einsatz dieser Systeme stellt eine technische Überwachungsmaßnahme im Sinne des Bundesdatenschutzgesetzes dar und unterliegt daher der Mitbestimmung. Dies bedeutet, dass – soweit ein Betriebsrat vorhanden ist – mit diesem eine Betriebsvereinbarung hinsichtlich des Einsatzes der Ortungssysteme zu schließen ist. Bei fehlendem Betriebsrat ist jeweils eine Vereinbarung mit den betroffenen Mitarbeitern zu schließen. Steht der Einsatz der Systeme bei Einstellung von Mitarbeitern fest, kann dies bereits im Arbeitsvertrag geregelt werden. Wichtig ist, dass alle entscheidenden Aspekte in einer Vereinbarung berücksichtigt werden. Festzulegen ist unter anderem, zu welchem Zweck die Daten erhoben werden, in welcher Art und in welchem Umfang. Auch der Speicherzeitraum und die zugriffsberechtigten Personen sind entscheidend. Die Auswertung der Daten darf allein zu dem genannten Zweck erfolgen, wobei nicht jeder Zweck für eine Aufzeichnung zulässig ist. Den Arbeitnehmern ist eine Umschaltung des Systems auf einen Privatmodus, in dem keine Aufzeichnungen erfolgen, einzuräumen, wenn sie das Fahrzeug privat nutzen dürfen. Pausen fallen zum Beispiel in die Freizeit und dürfen daher nicht überwacht werden.

Zu welchem Zweck darf der Arbeitgeber Daten erheben und auswerten?
Der Arbeitgeber darf nur Daten erheben, verarbeiten oder nutzen, soweit diese mit den betrieblichen Interessen zu rechtfertigen sind. Er muss seine eigenen Interessen gegenüber den schutzwürdigen Interessen seiner Mitarbeiter abwägen. In keinem Fall darf die Überwachung der Arbeitsleis­tung des Arbeitnehmers im Vordergrund stehen. Zulässige Gründe sind zum Beispiel die bessere Koordination der Kundendiensteinsätze zur Stärkung der Kundenzufriedenheit und Optimierung der Fahrzeugkosten oder auch Beweisgründe gegenüber Kunden.

Welche konkreten Vereinbarungen sind zusammenfassend mit dem Betriebsrat bzw. den Mitarbeitern zu treffen?
Eine Vereinbarung sollte zunächst das einzuführende Ortungssystem einschließlich seiner Aufzeichnungsmöglichkeiten erläutern. Aufzuführen ist, welche Daten tatsächlich erhoben werden und zu welchem Zweck dies erfolgt. Der Speicherzeitraum ist festzulegen. Er sollte dem jeweiligen Zweck angepasst werden und ist möglichst kurz auf den jeweils tatsächlich benötig­ten Zeitraum zu beschränken. Eine Speicherung der Daten für die Einsatzplanung ist daher kürzer zu halten, als wenn die Daten zu Beweiszwecken für die Abrechnung mit dem Kunden verwendet werden. Zu regeln ist weiterhin, welche Personen konkret Zugriff auf die erhobenen Daten haben. Der Kreis der Zugriffsberechtigten ist auf ein Mindestmaß zu begrenzen. Nicht zuletzt sind die Arbeitnehmer in einer Vereinbarung auch auf die Möglichkeit der Schaltung in den Privatmodus zu informieren, wenn das Fahrzeug privat genutzt werden darf.
Soweit sich aus dem System oder der konkreten Situation weitere Aspekte in Bezug auf die Datenerhebung, -nutzung und -verarbeitung ergeben, sind diese ebenfalls in einer Vereinbarung aufzuführen.
Als Fazit kann man sagen, dass der Einsatz von Fahrzeugortungssystemen in der Praxis insbesondere im Hinblick auf die Koordination von Kundendienstfahrten, die eigene Organisation wie auch die Kundenzufriedenheit nicht mehr wegzudenken ist. Bei einer entsprechenden Betriebsvereinbarung bzw. Vereinbarung mit den jeweiligen Mitarbeitern, die alle Aspekte in Bezug auf die Datenerhebung, -nutzung und -verwertung berücksichtigt, bestehen grundsätzlich keine Bedenken gegen eine Einführung derartiger Fahrzeugortungssysteme.

Autorin: Dania Boldemann-Kühle