Auftragsabwicklung digital steuern und verwalten

Auf der Baustelle fehlt Material oder es gibt ein unvorhergesehenes Problem. Bei einem Bauvorhaben kommt es spontan zu einer Auftragsänderung. Ein Kunde hat eine Reklamation. Kaum ein Tag vergeht, an dem Handwerksunternehmen nicht mit solchen Hindernissen zu tun haben. Die möglichen Folgen: Häufige Rücksprachen im Team, unvollendete Aufgaben und ggf. aufschieben von Projekten. Solche Situationen können nicht nur den Arbeitsfluss behindern, sondern auch die Gemüter der Beschäftigten und schlimmstenfalls der Kunden erhitzen. Die Freiraum GmbH mit Sitz in Stuttgart hat sich den betrieblichen Anforderungen von Handwerksunternehmen angenommen und dafür eine Lösung in Form einer App- und Web-Anwendung namens „MemoMeister“ entwickelt. Das Tool bietet die Möglichkeit den gesamten Projektablauf zu steuern und alle Beteiligten auf dem aktuellen Stand zu halten.

Das Startup hat es sich zur Aufgabe gemacht, ein digitales Profiwerkzeug für Handwerksunternehmen zu entwickeln, das die hohe Informationsflut zu Projekten (in Form von Kommunikation und Dokumenten) strukturiert und diese für die Projektabläufe vereinfachen soll. Herausgekommen ist „Memo­Meister“, ein digitales Ablagesystem und Organisationstool, das betriebsrelevante Informationen automatisch projektbezogen speichert und für jeden Mitarbeiter sofort bereitstellt. Mithilfe des Dokumentationswerkzeugs können wichtige Informationen als Foto-, Video-, PDF-, Text- und Audio-Datei im Team geteilt werden.
Mittels des Zusammenspiels zwischen der App- und Web-Anwendung werden alle Daten in Echtzeit synchronisiert. Dadurch behalten die Projektbeteiligten, sei es auf der Baustelle, beim Kunden oder im Büro, fortlaufend den Überblick über alle Aufträge und sind stets auf demselben Wissensstand.

Branchenunabhängig einsetzbar
Ob in der Sanitär-, Heizungs-, Klima- und Elektrotechnik oder einer anderen Handwerksbranche: Das Programm ist durch eine flexible Projektstruktur in den verschieden Gewerken jederzeit und mobil einsetzbar. Benjamin Schaible, Geschäftsführer des Sanitär- und Heizungs-Betriebs SFS Schaible GmbH, ist begeisterter „MemoMeister“-Nutzer und erklärt: „Durch den Einsatz des Programms haben wir unseren Informationsaustausch und die betriebsinterne Kommunikation extrem vereinfacht und strukturiert. Die gute Übersichtsstruktur zu verschiedenen Projekten bedeutet eine große Zeit­ersparnis für unsere Mitarbeiter auf der Baustelle. Wir nutzen ‚MemoMeister‘ auch als Betriebs-Wikipedia, denn mit dem digitalen Tool haben unsere Beschäftigten von überall Zugriff auf das gesamte Betriebswissen.“
Auch bei Engelbrecht Haustechnik hat sich mittels der smarten Anwendung die innerbetriebliche Kommunikation und Dokumentation stark verbessert. „Mein Betrieb setzt ‚MemoMeister‘ vor allem zur Baustellendokumentation und als Speicher für ‚kleine Erinnerungen‘ ein, beispielsweise für Arbeitsanweisungen an die Monteure“, erklärt der Geschäftsführer des Unternehmens.

Baustellendokumentation leicht gemacht
Mit „MemoMeister“ wird mit einem Klick aus z. B. einem einfachen Baustellenfoto eine Dokumentation (Memo) inklusive Beschreibung, die automatisch in der entsprechenden Projektmappe geordnet ist. Randinformationen wie Datum, Uhrzeit und Ort werden vom System mit angehängt. Dazu ist eine der elementarsten Funktionen in der Anwendung die Verschlagwortung eines Memos durch sogenannte Labels. „Dahinter verbirgt sich die gleichermaßen hilfreiche wie zeitsparende Möglichkeit, wichtige Informationen schnell wiederzufinden – und das selbst nach Jahren“, erklärt Achim Maisenbacher, Geschäftsführer der Freiraum GmbH. Hierzu ein Anwendungsbeispiel: Legt ein Nutzer beispielsweise die Memo-Mappe „Baustelle Meyer“ an, kann er beliebige Begriffe für eine spätere leichte Auffindbarkeit als Label (Verschlagwortung) mit angeben, wie z. B. „Heizungssanierung Gewölbekeller“. Alle Memos, die in diesem Ordner erstellt werden, sind somit automatisch mit dem Label „Heizungssanierung Gewölbekeller“ versehen und ermöglichen eine einfache, projektbezogene Suche. „Zudem bleibt die Kommunikation stets strukturiert, denn Kommentare, Hinweise und Anweisungen werden direkt einzelnen Memos zugeordnet“, sagt Maisenbacher und nennt weitere unterstützende Funktionen: „Mittels individueller Filter können Mitarbeiter darüber hinaus persönliche Alarme und Benachrichtigungen einstellen und behalten Wichtiges so stets im Blick.“

Mitarbeiter über Änderungen in Echtzeit informieren
Oft kommt es im Handwerk zu unvorhergesehenen Änderungen. Ein Kunde möchte plötzlich einen anderen Waschtisch, im Bauablauf kommt es zu Verzögerungen oder die Montage kann nicht wie geplant ausgeführt werden. Um den Betriebsablauf dann weitgehend effizient fortführen zu können, müssen mitunter die betreffenden Kollegen über diese Neuerungen informiert werden.
„Mit ‚MemoMeister‘ gelingt das ohne weitere Rücksprachen: Ein Mitarbeiter erstellt über sein Smartphone kurzerhand ein Foto, Video oder eine Textnotiz der Änderung, fügt eine Beschreibung und passende Schlagworte hinzu und lädt das neue Memo in die entsprechende Mappe hoch. Über eine Benachrichtigungsfunktion wissen dann alle betreffenden Mitarbeiter sofort Bescheid und können entsprechend Maßnahmen einleiten bzw. auf die jeweilige Situationen zeitgleich reagieren“, erläutert Maisenbacher.
Darüber hinaus gibt es zahlreiche weitere Anwendungsmöglichkeiten des digitalen Helfers, z. B. das Dokumentieren von Baumängeln, das Ablegen von Rechnungen und Formularen oder das Festhalten des Baufortschritts. Allgemein stehen die Funktionen Text-, Audio-, Bild- und Videoaufzeichnungen zur Verfügung.

Zugriffsberechtigungen verwalten
Das Programm erlaubt eine differenzierte Rechtevergabe für den Zugriff auf die einzelnen Ordner. Auch lassen sich Nutzer bei Bedarf in Teams bzw. Arbeitsgruppen einteilen. Dadurch können die Verantwortlichen gezielt steuern, wer im Betrieb welche Informationen erhält. Dazu betont Maisenbacher: „So ist sichergestellt, dass Vertrauliches auch vertraulich bleibt und einzelne Mitarbeiter nur auf die Informationen zugreifen können, die für sie freigegeben und relevant sind. Und ein weiterer Pluspunkt ist: ‚Memo Meister‘ speichert alle Informationen unter Beachtung der Datenschutzgrundverordnung mit einer ‚Ende-zu-Ende‘-Verschlüsselung auf deutschen Servern.“ 

Bilder: Freiraum GmbH

www.memomeister.com

MemoMeister 14 Tage kostenfrei testen
„MemoMeister“ ist laut Softwareanbieter für alle Endgeräte geeignet, die über einen Webbrowser und eine Internetverbindung verfügen. Interessenten können das Programm unter www.memomeister.com während einer kostenlosen 14-tägigen Testphase näher kennenlernen. Begleitend dazu helfen bereitgestellte Schritt-für-Schritt-Anleitungen und kurze Erklärvideos, die Anwendung im eigenen Betrieb einzusetzen. Die dazugehörige App (MemoMeister) steht sowohl für Android- als auch iOS-Smartphones im jeweiligen Store zum Download bereit.