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Aufenthaltsort für sensible Mitarbeiter-Daten: Informationen über die Personalakte

Jedes Unternehmen sammelt im Laufe eines Arbeitsverhältnisses ganz selbstverständlich Informationen und Unterlagen über seine Mitarbeiter: Diese werden in der Personalakte aufbewahrt. Daher stellt die Personalakte ein sensibles Thema zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer dar. Die wichtigsten Regeln hat die .A.S.-Rechtsschutzversicherung zusammengetragen.

Die Personalakte enthält alle wichtigen Informationen über das Arbeitsverhältnis und keine Details über das Privatleben der Angestellten.Bild: D.A.S.

 

„In die Personalakte darf nur hinein, was für das Arbeitsverhältnis von Bedeutung ist“, weiß Anne Kronzucker, Juristin der D.A.S. Rechtsschutzversicherung. Zwar gibt es keine rechtlich verbindliche Regelung bezüglich Form und Inhalt. Der Arbeitnehmer hat jedoch ein Recht auf den Schutz seiner Privatsphäre. „Es geht nicht darum, möglichst viele Informationen über den Mitarbeiter zu sammeln, sondern all diejenigen zusammenzufassen, die für das Arbeitsverhältnis relevant sind“, so die Expertin.

Was sollte in meiner Personalakte liegen?
Üblicherweise gibt es pro Arbeitnehmer eine Akte, in die alle Unterlagen gehören, die in unmittelbarem Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis stehen: Das sind, neben den Bewerbungsunterlagen einschließlich der Zeugnisse, auch der Arbeitsvertrag und der Personalbogen. Ebenfalls sind alle Dokumente von Bedeutung, die für die Position wichtig sind, wie die Stellenbeschreibung, eine Kopie der Fahrerlaubnis, die Anmeldung bei der Krankenkasse, der Nachweis über monatliche Kassenbeiträge und vermögenswirksame Leistungen, zudem die Lohn- und Gehaltsbescheinigungen. Auch andere brisante Inhalte, wie Gehaltspfändungs- und Überweisungsbeschlüsse gegen den Arbeitnehmer, sind Teil der Personalakte.

Was passiert während der Zusammenarbeit?
Die meisten dieser Bescheinigungen werden zu Beginn der Zusammenarbeit in die Akte gegeben. Doch auch im Laufe des Arbeitsverhältnisses kommen immer wieder Dokumente dazu: etwa die Zeugnisse von Weiterbildungsmaßnahmen oder eventuelle Änderungen des Vertrages. Werden im Unternehmen regelmäßige Mitarbeitergespräche durchgeführt und Personalentwicklungspläne berücksichtigt, gehören Aufzeichnungen darüber natürlich ebenfalls in die Personalakte.
Nicht immer ist das Verhältnis zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer harmonisch und in manchen Fällen kommt es zu disziplinarischen Maßnahmen. „Auch eine Abmahnung sollte in der Personalakte dokumentiert werden“, so Anne Kronzucker. Wichtig zu wissen: Wenn der Betroffene dieser Abmahnung schriftlich widerspricht, dann muss diese Gegendarstellung ebenfalls aufgenommen werden. „Eine rechtliche Regelung über die Aufbewahrungsfrist von Abmahnungen gibt es nicht“, darauf weist die Juristin in diesem Zusammenhang hin. „Allerdings erledigen sich erteilte Abmahnungen nach einer gewissen Zeit von selbst.“ Abhängig vom Vorfall und von der Schwere der Pflichtverletzung kann der Arbeitnehmer daher in der Regel nach zwei bis fünf Jahren ihre Entfernung aus der Akte verlangen.

Was nicht hinein darf
Nachweisbar unberechtigte, falsche oder entwürdigende Unterlagen, z.B. unberechtigte Abmahnungen oder anonyme Anschuldigungen von Kollegen, dürfen dagegen nicht aufbewahrt werden. Auch die Dokumentation persönlicher, politischer oder religiöser Interessen des Mitarbeiters in der Akte ist nicht zulässig. Das gilt übrigens selbst dann, wenn diese, etwa durch einen Zeitungsartikel, öffentlich bekannt werden sollten. Ob der Mitarbeiter jeden zweiten Abend in die Disco geht, ist für das Arbeitsverhältnis nicht von Belang. Aus Gründen der ärztlichen Schweigepflicht dürfen auch die allgemeinen Unterlagen des Betriebsarztes nicht in der Personalakte verwahrt werden.

Datenschutz und Einsicht
Da die Personalakte sehr viele sensible Informationen enthält, gehört es zur Pflicht des Unternehmens, sie so sorgfältig aufzubewahren, dass kein Unbefugter Zugang zu ihr hat. Jeder Mitarbeiter hat jedoch das Recht auf Einsicht in seine Personalakte: „Der Mitarbeiter kann, theoretisch so oft er will und ohne besondere Begründung, Einsicht in seine Akte fordern. Er kann ein Mitglied des Betriebsrates dabei hinzuziehen“, erklärt die Expertin. Laut Betriebsverfassungsgesetz ist er auch berechtigt, dem Inhalt eigene Erklärungen hinzuzufügen und Kopien oder Abschriften anzufertigen.

Wie lange existiert meine Akte?
Bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses wird die Personalakte nicht automatisch und sofort gelöscht bzw. vernichtet. Unternehmen dürfen die Akte so lange aufbewahren, wie es für berechtigte Verwendungszwecke (z.B. zur Ausstellung von Arbeitszeugnissen) notwendig erscheint. Besteht nach Ablauf der jeweiligen gesetzlichen Verjährungsfristen keine Notwendigkeit mehr zur Aufbewahrung, sind die Unterlagen unverzüglich durch das Unternehmen zu vernichten.

Quelle: D.A.S.-Versicherung

www.das.de
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