Altunterlagen – Was kann weg, was nicht?
Aufbewahrungsfristen sind einzuhalten – das ist bekannt. Doch unterschieden werden muss auch zwischen unterschiedlichen Fristen. Liegt die Ankündigung einer Betriebsprüfung vor, sind Belege/gespeicherte Daten zu Kontrollzwecken über die Frist hinaus verfügbar zu halten.
Ansonsten hilft „Ausmisten“ dabei, Platz zu sparen und eine bessere Übersicht zu bewahren. Das Handelsgesetzbuch (§ 257) gibt’s vor: Zehn Jahre Aufbewahrungsfrist gelten für Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahres- und Einzelabschlüsse, Lageberichte, Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen sowie Belege für Buchungen. Sechs Jahre Lagerfrist reichen dagegen für Handelsbriefe und Papiere mit kaufmännischer Bedeutung. Maßgebend ist jeweils der Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung in das Handelsbuch gemacht, das Inventar aufgestellt, die Eröffnungsbilanz oder der Jahresabschluss festgestellt, der Einzelabschluss oder der Konzernabschluss aufgestellt, der Handelsbrief empfangen oder abgesandt wurde oder der Buchungsbeleg entstanden ist.
