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Aller Anfang ist entscheidend

Willkommenskultur und Onboarding im SHK-Handwerk erleichtern das Ankommen und die Integration von neuen Auszubildenden

Die Innung SHK Berlin hat einige Schriften herausgegeben, damit der Onboardingprozess gelingt. (Innung SHK Berlin)

Ein Barcamp für Auszubildende einer Innung fördert den Zusammenhalt und Vernetzung untereinander. (Innung SHK Berlin)

Theodor Bergmann bietet seinen Auszubildenden Kennenlerntermine an, z. B. eine Werksfahrt zu einem Industrieunternehmen. (Theodor Bergmann)

Gerade in den ersten Wochen der Ausbildung geht es in die eigene Werkstatt. Hier lernen die neuen Auszubildenden der Theodor Bergmann GmbH den Beruf von der handwerklichen Seite kennen und dürfen (und sollen) selbst erste Erfahrungen sammeln. (Theodor Bergmann)

 

Überall gefühlt dasselbe: offene Stellen, hohes Arbeitsaufkommen, Bedarf an Fachkräften, Suche nach neuen Auszubildenden, mitunter schnelle Vertragslösungen, fehlende Ansprechpersonen. Und das in einer Branche, die angesichts der politisch vorgegebenen Klimaziele für Zukunft, Aufbruch und Zulauf stehen müsste. Die Klimawende ist schließlich ohne ausreichend geschultes und engagiertes Fachpersonal, das Handwerksbetrieben verlässlich zur Verfügung steht, nicht denkbar. Diesen Herausforderungen stellt sich die Innung SHK Berlin seit längerem intensiv und steht auch im Austausch mit anderen Akteuren wie Innungen, den Jobcentern, der Berliner Landespolitik, Forschungsinstituten oder mit der Industrie und dem Großhandel.

Gute und schlechte Zahlen

So schlecht wie gefühlt sind die Zahlen tatsächlich gar nicht. Im Berliner SHK-Handwerk durchlaufen aktuell 1300 Auszubildende ihre duale Ausbildung. Allein im laufenden Ausbildungsjahr haben über 350 junge Menschen eine Ausbildung begonnen. Auch die Zahl der Beschäftigten im SHK-Handwerk ist im letzten Jahr gestiegen. Diese Zahlen finden ihre Entsprechung ebenso auf Bundesebene: Laut ZVSHK (Zentralverband Sanitär Heizung Klima) ist zwar die Gesamtzahl der Betriebe 2023 leicht zurückgegangen, es konnte allerdings ein leichter Beschäftigungsaufbau registriert werden. Insgesamt liegt die Zahl der Beschäftigten im SHK-Handwerk bundesweit aktuell bei fast 397 000. Auch die Ausbildungszahlen stiegen bundesweit um rund 1000 gegenüber denen des Vorjahres. Das geht alles in die richtige Richtung, aber es reicht nicht, um die prognostizierte Fachkräftelücke von 60 000 Monteuren bis 2030 (für Berlin bedeutet das umgerechnet ca. 2000 fehlende Monteure) zu schließen.

Werkzeuge der Willkommenskultur

Viele Maßnahmen werden ergriffen, um gegenzusteuern und Prozesse anzustoßen. Jedes dieser Konzepte ist wertvoll und es bedarf letztlich eines Mix aus nahtlos ineinandergreifenden Maßnahmen. Ein bisher weniger beachteter Baustein ist die Etablierung einer entsprechenden Unternehmenskultur, um vor allem diejenigen, die den Weg in einen SHK-Betrieb gefunden haben, zu halten und zu fördern. Erwiesenermaßen erleichtert eine Willkommenskultur die Integration in ein bestehendes Team und das gilt nicht nur für jüngere Berufseinsteiger oder die Generation Z (zwischen etwa 1997 und 2012 Geborene).

Mit den richtigen Werkzeugen ausgestattet, kann der Betrieb die Integration von Auszubildenden planen, sodass sie auch gelingen kann. Man spricht von Onboarding. Darunter wird die betriebsinterne Etablierung von Routinen verstanden, die dazu dienen, Auszubildende gut zu integrieren und schnell zu befähigen, produktiv und erfolgreich zu arbeiten. Ein gelungener Prozess unterstützt die unerfahrenen Mitarbeiter dabei, sich schnell und effizient in die neue Rolle einzufinden und bietet Anreize, sich selbst Ziele zu stecken. Misslingt dieses Unterfangen, vermittelt es womöglich den Eindruck, Engagement lohne sich nicht.

Dazu hat die Berliner SHK-Innung vor allem einige Ratgeber verfasst und allen Ausbildungsbetrieben zur Verfügung gestellt. Sie liegen ebenso öffentlich zum Download auf der Webseite der Innung bereit: bit.ly/SHKBerlinRatgeber. Flankiert wird die Beratung von Ausbildungsbetrieben durch regelmäßige Schulungen von Ausbildern und Ausbilderinnen. Dieses senats- und EU-geförderte Schulungskonzept sieht vier Module vor und vermittelt notwendige Kenntnisse über die umfassenden Anforderungen von Lehrenden in der Ausbildung. „Der Fokus liegt hierbei auf einer praxisorientierten Vermittlung, die die Ausbildungsrealität im Handwerk widerspiegelt und speziell auf die Situation zwischen Ausbildungspersonal und Auszubildende zugeschnitten ist“, erläutert Geschäftsführer Andreas Koch-Martin den Ansatz. Denn den Ausbildern komme eine große Verantwortung zu. Betriebe sollten nicht unterschätzen, wie wichtig es ist, ihre eigenen Ausbildungsverantwortlichen gut zu qualifizieren und regelmäßig weiterzubilden.

Planung ist wichtig

Die Innung empfiehlt konkret folgenden Leitfaden zum Onboarding von Auszubildenden, wissend, dass jeder Betrieb auch seine eigenen Strategien und Herangehensweisen hat:

1. Willkommensmappe
2. Begrüßungspaket
3. Vorstellungsrunde
4. Ausbildungsplan
5. Perspektivgespräche

Die Willkommensmappe, die auch den neuen Mitarbeiter persönlich adressieren sollte, kann enthalten: diverse Pflichtunterlagen wie den Vertrag oder die Ausbildungsordnung, den Ausbildungsplan, Informationsschreiben, z. B. zu Modalitäten der Krankschreibung, Liste mit Ansprechpersonen, das Berichtsheft.

Das Begrüßungspaket kann dabei unterstützen, frühzeitig eine Identifikation mit dem Betrieb zu erzeugen. Darin enthalten sein sollte mindestens die Arbeitskleidung mit Firmenlogo und Arbeitsschutzausrüstung. Außerdem zu empfehlen: Schulsachen und Bücher, dienstliche Tabletts oder Smartphones.

Eine Vorstellungrunde, die an sich zum guten Ton gehört, gibt dem Auszubildenden die Gelegenheit, ein Gefühl für den Betrieb zu bekommen. Wenn Auszubildende höherer Lehrjahre als Paten fungieren, unterstützt dies zusätzlich die Eingewöhnung und baut Hürden ab. Dies ist umso wichtiger, je jünger Auszubildende sind.

Ein auf Auszubildende zugeschnittener Ausbildungsplan dient als Tätigkeitsvorschau, bringt Erwartungssicherheit und Orientierung. Die ersten Tage sollten Auszubildende eher leichte Arbeiten verrichten, aber nicht einfach nur mitlaufen. Die frühzeitige herzliche Einbeziehung ist wichtig.

Perspektivgespräche oder regelmäßige Feedbackrunden helfen, etwaige Konflikte frühzeitig zu entschärfen, Missverständnisse auszuräumen und Sicherheit zu vermitteln. Ein solches erstes Gespräch empfiehlt sich bereits nach 14 Tagen.

Insgesamt gilt, vor allem mindestens die Probezeit effektiv zu nutzen, um die neuen Azubis in unterschiedlichen Tätigkeiten und Situationen sowohl handwerklich als auch hinsichtlich ihrer soft skills zu testen. Die Feedbackgespräche helfen, frühzeitig Probleme zu lösen oder auch besondere Begabungen zu identifizieren, die dann intensiver auch zur Motivationssteigerung gefördert werden.

Darüber hinaus hat die Innung einige Angebote zur Vernetzung und zum Austausch, u.a. das Barcamp für Auszubildende oder auch die inzwischen etablierte Kick-off Veranstaltung zum Ausbildungsstart entwickelt. Ausbildungsbetriebe ermuntern ihre neuen Azubis mittlerweile ausdrücklich zur Mitwirkung.

Beispiel aus der Praxis

Im Berliner Innungsbetrieb Theodor Bergmann GmbH geht man bereits sehr erfolgreich und systematisch den Weg eines strukturierten Onboardings. „Wir möchten unseren neuen Auszubildenden vor allem einen sachten Einstieg ermöglichen“, erklärt Ralf Binder, Ausbildungsbeauftragter in der Firma mit rund 160 Beschäftigten. Viele der neuen Auszubildenden haben bereits ein zweiwöchiges Schnupperpraktikum im Betrieb absolviert. „Beide Seiten wissen so schon besser, ob sie zueinander passen“, erklärt Binder dieses Prinzip. Am ersten Tag erhalten alle Neuankömmlinge eine umfassende Willkommens- und Informationsmappe. Personalisierte Dienstkleidung gehört genauso zur Grundausstattung wie ein digitales Endgerät. Jeder kennt die wichtigsten Ansprechpersonen.

Danach geht es für alle erst einmal für zwei Wochen zum Großhandel. Ziel ist, dass die angehenden Anlagenmechaniker die bunte Welt der Sanitär- und Heizungsprodukte, technische Lösungen und Werkzeuge kennenlernen, aber auch das lagerlogistische System dahinter und dabei haptisch ein Gefühl für die Vielfalt dieser Warenwelt bekommen.

Im Anschluss verbringen die neuen Auszubildenden noch einige Zeit in der eigenen Werkstatt von Theodor Bergmann. Hier werden die wichtigsten Handgriffe gezeigt und die können dann gefahrlos ausprobiert werden. „Vor allem führen wir somit in die Fertigkeiten von Rohrleitungsverbindungen ein“, erzählt Ralf Binder.

Mit diesem Know-how, all den Kontakten und der notwendigen Motivation ausgerüstet geht es richtig los. Die Azubis durchlaufen jetzt für je ein halbes Jahr alle wichtigen Abteilungen. Dabei werden vor allem auch persönliche Stärken berücksichtigt und vertieft oder eben auch Schwächen ausgemacht und dort dann besonders unterstützt.

Damit niemand verloren geht auf dem Ausbildungsweg gibt es regelmäßige Azubimeetings; über WhatsApp ist ein Azubichat eingerichtet. Rückmeldungen, Nachfragen, Probleme – alles kann geteilt und aufgefangen werden. Werksfahrten oder Messebesuche tragen zusätzlich zur Motivation bei. Selbstverständlich bietet Theodor Bergmann auch Prüfungsvorbereitungsmodule an. Externe Dozenten unterrichten dann in Theorie und Praxis.

„Die Mühen lohnen sich“, weiß Binder zu berichten. Von den aktuell 28 Auszubildenden werden gut 80 % am Ende die Prüfung beim ersten Mal bestehen. Theodor Bergmann hat eine sehr hohe Durchhalte- und Erfolgsquote.

Schlussbemerkung

Onboarding ist eine der Grundvoraussetzungen für gelungene Mitarbeiterbindung und geht weit über die übliche Einarbeitungszeit hinaus. Eine lebendige Willkommenskultur gibt es nicht von der Stange, aber es gibt mittlerweile bewährte Leitplanken und Empfehlungen.

Autorin: Dr. Stephanie Irrgang, Presse und Öffentlichkeitsarbeit in der Innung SHK Berlin

www.shk-berlin.de

 


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