Alle Daten stets zur Hand

Hinter dem Stichwort Enterprise Mobility verbirgt sich ein Trend, der für den Mittelstand mit wachsenden Unternehmensanforderungen nach Vernetzung und Cloud-basierten IT-Infrastrukturen an Bedeutung gewinnt. Die Entwicklung hin zu mehr Vernetzung und Mobilität veranlasst zunehmend mittelständische Betriebe zum Umdenken und zur Formulierung einer Mobile Business Strategie zur Stärkung der eigenen Wettbewerbsfähigkeit. Durch die Anbindung mobiler Endgeräte an die Unternehmens-IT können Betriebe u. a. von mehr Produktivität, besseren Service-Levels und durchgängigen Prozessen profitieren. Wie Unternehmen eine solche Strategie umsetzen können, beschreibt der vorliegende Beitrag.

Allein in Deutschland gab es 2014 mehr als 40 Mio. Smartphone-Nutzer. Weltweit soll die Zahl der Smartphone-Nutzer bis 2018 auf mehr als 2,56 Mrd. anwachsen. Die Durchdringung von Mobilgeräten wie Smartphones und Tablets setzt sich auch im Geschäftsalltag mit großem Tempo fort. In Verbindung mit zunehmend neuen Software- und Cloud-Angeboten, die diesen Trend noch beschleunigen, schreitet der Paradigmenwechsel in der Unternehmens-IT weiter voran. Offen, plattformunabhängig, flexibel skalierbar und agil sind nur einige Eigenschaften, die modernen IT-Infrastrukturen heute zugeschrieben werden.

Mobilgeräte im Geschäftsalltag
Einsatzbereiche für mobile Anwendungen gibt es zuhauf. Im mobilen Kundendienst können Aufträge etwa auf leichte Weise disponiert, aktuell bereitgestellt, Folgeprozesse durchgängig abgebildet werden. Im Service erleichtern sie zudem die Fehlerdiagnose und unterstützen komplexe Wartungsprozesse. Projektleiter sehen auf der Baustelle wichtige Informationen wie Preise, Eigenschaften, Bau- und Ausführungsbeschreibungen, technische Dokumentationen oder aktuelle Informationen rund um die Materiallogistik auf Baustellen. Neben den Mobilanwendungen lässt sich aber auch die Hardware heute optimal auf den jeweiligen Einsatzzweck ausrichten. So eignen sich für gelegentlich im Außendienst tätige Mitarbeiter Tablets mit integrierter PC-Dockingstation, um auf der Baustelle mobil zu bleiben und im Büro wie gewohnt über einen externen Monitor, Maus und Tastatur zu arbeiten. Über unterstützende Apps wie etwa „Microsoft OneNote“ können u. a. Termin-Notizen handschriftlich auf dem Tablet erfasst und im Zuge der automatischen Synchronisation auch auf andere Mobilgeräte wie das Smartphone übertragen werden, sodass Handwerker stets ihr komplettes „Büro“ dabei haben und ihre Arbeitsprozesse durch die Digitalisierung verkürzen können. Für die Innendienstmitarbeiter stellen mobile Geräte ebenfalls neue Arten der digitalen Kommunikation bereit. Das Tablet wird zum Begleiter für Besprechungen, zum digitalen Fotoapparat und ermöglicht zudem das Arbeiten mit allen Softwareprogrammen optional im Home Office.
Um Unternehmen auf dem Weg in die mobile Zukunft zu unterstützen und einen sicheren, zuverlässigen und effizienten Einsatz der Mobilgeräte sicherzustellen, bieten Systemhäuser und IT-Dienstleister heute bereits vielfältige Leistungspakete an – von der Bereitstellung Cloud-fähiger Mobilanwendungen („Apps“) über die Integration und Pflege der Softwarelandschaft bis zum Hosting im Rechenzentrum samt Infrastruktur, Entwicklungsumgebung und dynamischer Leistungsanpassung. In einer sogenannten „Hybrid Cloud“ können Unternehmen ihre klassischen Inhouse-Anwendungen bedarfsgerecht und nach Kosten-Nutzen-Gesichtspunkten mit beliebigen Cloud-Anwendungen kombinieren, um das Beste beider Welten zu vereinen. So lassen sich durch die vollständige Integration von Office 365 z. B. in die „pds Handwerkersoftware“ und andere kaufmännische Lösungen wie Auftragsinformationen, Kundendaten oder Office-Dokumente, E-Mails, Kalender und Kontakte unabhängig vom Standort und auf allen Endgeräten abrufen oder ändern. Dokumente können innerhalb des Unternehmens auf einfache Weise miteinander geteilt und auch gemeinsam bearbeitet werden. So bleibt jeder Mitarbeiter und auch die Software-Version durch automatisch installierte Updates jederzeit auf dem neuesten Stand.

Mobiler Umgang mit Unternehmensdaten
„Gerade kleine und mittelständische Unternehmen sind gut beraten, mit einer ,Hands-on-Mentalität’ einfach mal strategisch in die digitalen Prozesse zu starten“, sagt Jörg Bilz, Prokurist und Head of Sales des Unternehmens pds. „Typischerweise sind zwei Szenarien zu unterscheiden: Zum Einen nutzen die Mitarbeiter ihre privaten Mobilgeräte ohne Wissen und Zustimmung des Managements auch zu geschäftlichen Zwecken, sei es auch nur zur E-Mail-Kommunikation oder etwa zum Download benötigter Dokumente, oder dem Organisieren von Terminen und Aufgaben. Zum Anderen tolerieren Unternehmen den Gebrauch privater Endgeräte und erlauben Mitarbeitern den Zugriff ins Firmennetzwerk oder die Kommunikation mit dem ,Microsoft Exchange-Server’. In beiden Fällen haben die Unternehmen zunächst keinerlei Kontrolle über die Datenflüsse, den ,Wildwuchs’ bei Apps oder Mobilgeräten oder Datenschutzmaßnahmen.“
Grundlegende Fragen, welcher Mitarbeiter welche Daten auf welchem Gerät benötigt, wie private und betriebliche Anwendungsfelder abgegrenzt werden können oder welche Sicherheitslücken einen Datenabfluss verursachen können, müssen daher frühzeitig geklärt werden. Um die einhergehenden Risiken effektiv zu managen und die Potenziale für das eigene Unternehmen zu kanalisieren, bedarf es daher eines ganzheitlichen strategischen Ansatzes. Dies schließt nicht nur Zielerwartungen und technische Fragen ein, sondern auch die Stärkung des Bewusstseins für einen verantwortungsvolleren Umgang mit den Unternehmensdaten.

Umsetzung und Sicherheit von Mobil-Strategien
„In der Umsetzung machen die Cloud und Cloud-fähige Anwendungen heute den Weg zur Enterprise Mobility einfach. Die Cloud schafft eine hervorragende infrastrukturelle Basis, auf der Unternehmen für ihre Mobilstrategie aufsetzen können. Mit dem Betrieb im Rechenzentrum können Unternehmen Betriebs- und Sicherheitsrisiken vollständig an den Dienstleis­ter abgeben und profitieren von geringen Initialisierungskosten sowie einem gleichbleibend hohen Kosten-Performance-Verhältnis“, erklärt Bilz.
Werden von dem eigenen Lösungsanbieter bereits branchenspezifische Mobilanwendungen für den Cloud-Einsatz bereitgestellt, können Betriebe ihre mobile Strategie direkt umsetzen. Der Rotenburger Cloud-Anbieter pds bietet z. B. mit „pds service“ und „pds zeit“ bereits fertige mobile, plattformunabhängige End-to-End-Lösungen, die auf die spezifischen Anforderungen von Handwerksunternehmen zugeschnitten sind. „Damit konnten wir in Sachen Service-Planung, Echtzeit-Datenzugriff, Rückkopplung zum Unternehmen und zur Auftragserfassung den Generationswechsel in unserem mobilen Kundendienst schnell und erfolgreich umsetzen. Unsere Geschäftsprozesse rund um den Kundendienst verlaufen heute vollständig digital, samt Projektakte, Baustellendokumentation und elektronischer Leistungserfassung“, erläutert André Wefers, Geschäftsführer des Kölner SHK-Unternehmens Wefers GmbH. Die automatisierte Auftragsdisposition mit Navigationsfunktion und integrierter Zeiterfassung erleichtere das Auftragshandling heute maßgeblich. „Unsere Anlagen werden zudem zu eigenständigen Service-Einheiten, deren Lebenszyklus, Störungs- und Wartungsintervalle heute genauestens erfasst und ausgewertet werden können, was uns wiederum zusätzliche Umsatz-Potenziale eröffnet“, sagt Wefers abschließend.

Bilder, soweit nicht anders angegeben: PDS GmbH

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