123erfasst.de: Baudokumentation und Mängel professionell managen
Große Auftraggeber wie Städte, Kommunen, Industrieunternehmen, Krankenhäuser oder Universitäten beauftragen die Engie Deutschland GmbH mit der Planung und Betreuung der Technischen Gebäudeausrüstung wie Klima-, Kälte- und Wärmetechnik, MSR und Gebäudeautomation oder Elektrotechnik. Um sowohl die Baudokumentation zu optimieren als auch Mängel und Nachträge optimal zu erfassen, zu dokumentieren und zu verfolgen, setzt der Konzern auf Softwareprodukte der 123erfasst GmbH. Konkret sind es die Softwaretools „123erfasst“ und „123quality“.
Mit „123quality“ wird u.a. der Baufortschritt und die entdeckten Mängel dokumentiert. Bilder: Timo Lutz Werbefotografie
Die Auftraggeber erhalten die mit „123quality“ dokumentierten Behinderungen oder Bedenken. Bild: 123erfasst.de
Beide Lösungen sind per App verfügbar, sodass die Anwender die Daten wie Aufgaben, Mängel, Aktennotizen, Behinderungen, Leistungsfeststellungen, Nachträge, Restleistungen direkt vor Ort aufnehmen und dem Büro übermitteln. Gleichzeitig ist der gesamte Prozess der Baudokumentation inklusive Fotos sowie die digitale Mängelerfassung, -verfolgung und -behebung standardisiert und dokumentiert. Alle Informationen liegen an einem Ort und müssen nicht zusammentragen werden.
„123erfasst“ dient der effizienten und übersichtlichen Organisation vieler Baustellenbelange. Dazu zählen u.a. die Zeiterfassung, die Fotodokumentation und die Einsatzplanung. Mit der App lassen sich aber auch Formulare bearbeiten, etwa Übergabeprotokolle, Checklisten, Regieberichte/Tagelohnberichte, Baustellenbegehungen und -besprechungen. Über die DSGVO-konforme-Chatfunktion erfolgt die Kommunikation.
Die Bauleiter von Engie Deutschland setzen vor Ort die „123quality“-App auf dem Smartphone oder Tablet ein oder arbeiten mit dem System am Rechner. Sie erstellen damit die Tickets für die Mängel- und Behinderungsbeseitigung oder Nachträge und nehmen die Restleistungen auf. Alles wird mit Fotos auf dem Plan verortet. Dann schicken die Bauleiter die Tickets zur internen Prüfung und weiteren Bearbeitung an den Projektleiter oder den technischen Systemplaner. Wurde der Mangel beseitigt, die Nachträge bearbeitet oder die Restleistung abgearbeitet, setzt der Bauleiter die entsprechenden Tickets auf „erledigt“ und alle Beteiligten werden automatisch informiert.
Kauffrau Ines Müller, zuständig für die Koordination und Betreuung der Nachunternehmer bei Engie Deutschland GmbH, erläutert mit Bezug auf „123quality“: „Die Qualität der Dokumentation hat sich enorm verbessert, da es einfach ist, schnell mit der Handy-App ein Foto zu machen und es direkt mit entsprechendem Titel dem Projekt zuzuordnen.“ Die Auftraggeber erhalten die dokumentierten Behinderungen oder Bedenken mit den auf dem Plan verorteten Fotos zu Dokumentationszwecken. „So sind auch diese stets informiert“, verdeutlicht Müller.
123erfasst.de GmbH, Korkenstr. 8, 49393 Lohne, Tel.: 04442 88869-0, info@123erfasst.de, www.123erfasst.de
