Wie sich Rechnungen auszahlen können

Geleistete Arbeiten stellen Handwerksbetriebe ihren Kunden in Rechnung. So weit, so selbstverständlich. Doch ganz so einfach, wie es klingt, ist es mit der Rechnungsstellung in der Praxis häufig nicht. Worauf Betriebe achten sollten, wie sie ihre Kunden noch besser beraten können – und welche Vorteile digitale Rechnungen für beide Seiten bieten.

Kunden profitieren von Steuerbonus
Viele Handwerkerleistungen können Kunden von der Steuer absetzen, sofern sie direkt am Haus – und nicht etwa in der Werkstatt eines Handwerkers – ausgeführt werden. „Gerade jüngere Kunden wissen oft nicht, wie sie Steuervorteile nutzen können“, sagt Stefan Groß, Sanitär- und Heizungsbaumeister aus Grevenbroich. Seit 2009 sind Handwerksleistungen bis zu 20 % von 6000 Euro absetzbar. Der Kunde bekommt also bis zu 1200 Euro pro Jahr vom Staat zurück. Zuvor lag der Höchstbetrag bei 600 Euro. Es lohnt sich also durchaus, die Kunden über die Absetzbarkeit von Dienstleistungen – kein Material – zu informieren. Auch profitieren Betriebe selbst davon: „Viele unserer Kunden freuen sich über den Hinweis. Natürlich stärkt so etwas das gegenseitige Vertrauen. Angesichts der großen Konkurrenz auf dem Markt ist das heutzutage ein wichtiger Faktor“, sagt Stefan Groß.
Anfang Dezember des letzten Jahres berichteten mehrere Medien über mögliche Veränderungen in der steuerlichen Handhandhabung. Danach überlegt die Bundesregierung, den Abschreibebetrag erst ab einer Rechnungssumme von 300 Euro möglich zu machen. Handwerkerrechnungen unter 300 Euro könnten demnach nicht mehr von der Steuer abgesetzt werden. Der Höchstbetrag von 6000 Euro soll dem Vernehmen nach unangetastet bleiben.

Rechnungen von vornherein richtig gestalten – aber wie?  
Das Bundesministerium für Finanzen (BMF) hat zum 1. Januar 2009 die Regelungen für die Absetzbarkeit vereinfacht. Dennoch gilt es einiges zu beachten, um vom Steuerbonus zu profitieren: Arbeiten an Neubauten können nicht geltend gemacht werden, wohl aber eine ganze Reihe von Reparatur-, Sanierungs- und Erhaltungsmaßnahmen, von der Abflussrohrreinigung bis zur Komplettsanierung des Badezimmers (Infokasten 1). Eine Liste über absetzbare Dienstleistungen ist auf den Internetseiten des Bundesfinanzministeriums abrufbar (www.bundesfinanzministerium.de).
Ganz wichtig dabei: Nur die Arbeitskos­ten einschließlich der Fahrtkosten und anteiliger Mehrwertsteuer sind absetzbar, nicht die Aufwendungen für das Material. Um vom Finanzamt anerkannt zu werden- müssen diese Posten daher neben den üblichen Pflichtangaben in der Rechnung separat ausgewiesen werden (Infokasten 2). Um den Bonus gewährt zu bekommen, dürfen die Leistungen nicht schon auf andere Weise abgesetzt worden sein, z. B. als Werbungskosten oder Betriebsausgaben. Sanierungsarbeiten, die etwa durch das CO2-Gebäudesanierungsprogramm der KfW (Förderbank des Bundes) oder andere öffentliche Fördermaßnahmen unterstützt worden sind, können ebenfalls nicht steuerlich geltend gemacht werden. Außerdem darf die Rechnung nicht in bar bezahlt werden. Das Finanzamt kann einen Überweisungsbeleg oder einen Kontoauszug als Nachweis verlangen.
„Wenn unsere Kunden erst im Nachhinein vom Steuerbonus erfahren, muss ich die Rechnung neu schreiben – und das bedeutet doppelte Arbeit“, berichtet der gesellschaftende Geschäftsführer Stefan Groß. Um diesen ineffizienten Mehraufwand zu vermeiden, ist es für Betriebe ratsam, die Rechnungen von vornherein so zu gestalten, dass sie absetzfähig sind. Sie werden damit zum Instrument der Kundenbindung. Denn Kunden wissen korrekte, nachvollziehbare und transparente Rechnungen nicht nur aufgrund der Steuervorteile zu schätzen, sie erhöhen auch die Glaubwürdigkeit des Dienstleisters. Denn viele Kunden sind ohnehin meist gut über Material- und Arbeitskosten informiert und fragen im Zweifelsfall auch genau nach. Schließlich bietet das Internet heutzutage mehr Vergleichsmöglichkeiten denn je.

Elektronische Rechnungen bergen enormes Einsparpotenzial
Das Steuervereinfachungsgesetz vom 1. Juli 2011 hat nach einer EU-Richtlinie den § 14 Abs. 1 des Umsatzsteuergesetzes geändert. Jetzt ist die elektronische Rechnung jener in Papierform gleichgestellt. Die digitale Signatur, die zuvor verpflichtend war, entfiel mit dem neuen Gesetz. Bereits eingeführte Technologien zur digitalen Signatur oder ein EDI-Verfahren (electronic data interchange) können auch weiterhin verwendet werden.
Viele Betriebe und Kunden wissen noch nichts von der Gleichbehandlung elektronischer Rechnungen, z. B. als PDF-Dokument. Dabei bietet das sogenannte E-Invoicing, also die Rechnungsstellung in elektronischer Form, Vorteile für beide Seiten: Kunden erhalten die Rechnung schnell und unkompliziert per E-Mail, die Kosten für die manuelle Rechnungserstellung entfallen. Betriebe können bei Druck, Porto und Versand Kosten sparen – und die sind enorm. Einer EU-Studie von 2010 zufolge beträgt der Aufwand für eine Papierrechnung bis zu 16 Euro, für elektronische Rechnungen lediglich 2 Euro. Deutschlandweit könnten mit dem E-Invoicing bis zu 6,5 Mrd. Euro eingespart werden.
Erst ein geringer Teil aller kleinen und mittleren Unternehmen arbeitet laut der Untersuchung mit elektronischen Rechnungsverfahren. „Wir weisen auf diese Möglichkeit wahrscheinlich auch noch zu wenig hin. Bei rund 100 000 gedruckten Seiten pro Jahr kommen aber allein bei unserem vergleichsweise kleinen Betrieb schon eine Menge Kosten zusammen. Mindestens 2500 Euro pro Jahr“, rechnet Geschäftsführer Stefan Groß vor. Viele Kunden wünschten sich jedoch nach wie vor die Rechnung auf Papier, stehen der Rechnung per E-Mail häufig noch skeptisch gegenüber. „Ich schreibe und empfange zwar E-Mails, aber alles, was mit Geld zu tun hat, mache ich nach wie vor am liebsten schriftlich auf Papier“, sagt Christa Knippel, eine 56-jährige Haubesitzerin aus Bonn.

In ein paar Klicks zur digitalen Rechnung
Doch nicht nur auf Kundenseite, sondern auch bei den Betrieben herrscht häufig noch Unsicherheit beim Thema elektronische Rechnung. Das liegt nicht nur an fehlenden Informationen, sondern auch an Unklarheiten im Gesetz. Zunächst einmal gelten für elektronische Rechnungen dieselben Pflichtangaben wie für Papierrechnungen (Infokasten 2).
Kunden müssen – wie bisher auch – prüfen, ob die Angaben in der Rechnung vollständig und korrekt sind. Zusätzlich müssen sie sich von der Echtheit der Herkunft (existiert der Rechnungsaussteller tatsächlich?), der Unversehrtheit (sind die Pflichtangaben enthalten?) und der Lesbarkeit der Rechnung überzeugen. Damit die elektronische Rechnung gesetzlich korrekt ist, müssen Betriebe ihrerseits ein „innerbetriebliches Kontrollverfahren“ und einen „verlässlichen Prüfpfad“ bereitstellen. So fordert es das Gesetz. Was das für die Praxis bedeutet, bleibt häufig jedoch unklar.
Dabei ist das gar nicht so kompliziert, wie es zunächst klingt. Denn der Gesetzgeber schreibt kein bestimmtes Kontrollverfahren vor. Unternehmer müssen lediglich den Abgleich der Rechnung mit der Zahlungsverpflichtung ermöglichen. Im Klartext: Es muss nachvollziehbar sein, dass die Rechnung der erbrachten Leistung entspricht. Ein „verlässlicher Prüfpfad“ ist bereits dann gegeben, wenn der Rechnungsempfänger die vorliegende Rechnung abgleichen kann, z. B. mit dem Auftragsschreiben, einem Lieferschein oder ähnlichen Unterlagen. Es ist also ausreichend, die Dokumente zusammen aufzubewahren. Das kann auch in elektronischer Form geschehen, sofern die Aufbewahrung – auch daran ändert sich nichts – den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung (GoB) bzw. den Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssys­teme (GoBS) entspricht.
Der Verband elektronische Rechnung e. V. (VeR) setzt sich für die Vereinfachung, die Standardisierung und die Verbreitung des elektronischen Zahlungsverkehrs ein. Ziel des Verbands ist es, dass mehr und mehr Rechnungen in Deutschland auf elektronischem Wege versendet werden. „Ich würde das sehr begrüßen“, sagt Sanitär- und Heizungsbaumeister Stefan Groß. „Da ich die Angebote für die Kunden ohnehin am Computer erstelle, sind es bis zur digitalen Rechnung nur ein paar Klicks. Und umweltfreundlicher ist das allemal.“

Fazit
Für Betriebe kann es sich im wahrsten Sinne des Wortes auszahlen, einige Grundsätze bei der Rechnungsstellung zu beachten und über Rechnungen in digitaler Form nachzudenken. Die Pflichtangaben müssen enthalten sein. Darüber hinaus ist es effizienter, sie von vornherein transparent, nachvollziehbar und absetzfähig zu gestalten. Betriebe vermeiden dadurch zusätzlichen Aufwand, die Kunden freuen sich über den Steuerbonus. Das schafft Vertrauen und stärkt die Kundenbindung.
Elektronische Rechnungen sind seit 2011 der Papierrechnung rechtlich gleichgestellt. Es gelten dieselben gesetzlichen Vorgaben (Echtheit der Herkunft, Unversehrtheit, Lesbarkeit, Aufbewahrungspflicht) wie für Rechnungen in gedruckter Form. Die Kosten für die Rechnungserstellung lassen sich mit dem E-Invoicing drastisch reduzieren. Das lohnt sich bereits für kleinere und mittlere Betriebe.

Autor: David Korsten, freier Journalist

www.bundesfinanzministerium.de
www.verband-e-rechnung.org