Mobil Arbeiten mit mobilem Service

Die Heinz Rühl Haustechnik GmbH ist ein Mischbetrieb mit einer breiten Angebotspalette. Da Heinz Rühl sowohl Elektro- als auch Sanitär- und Heizungsbaumeister ist, bietet er die Leistungen beider Gewerke aus einer Hand an. Der 1991 gegründete Handwerksbetrieb startete mit zwei Gesellen und einem Auszubildenden und wuchs innerhalb von nur vier Jahren auf 16 Mitarbeiter. Heute hat Rühl insgesamt 20 Beschäftigte, davon sechs Auszubildende. Die produktiven Mitarbeiter werden in den zwei Abteilungen Elektro sowie Heizung und Sanitär geführt. Die Abteilungsleiter, jeweils Meister in ihrem Gewerk, erledigen die täglichen Aufgaben mit der Handwerker-Software MOS’aik. Diese unterstützt sämtliche Vorgänge im Handwerksbetrieb. Und Heinz Rühl ist noch einen Schritt weiter gegangen, um jede Produktivstunde möglichst effizient zu organisieren. Im Bereich der Wartung von Heizungsanlagen hat er im ersten Schritt einen Arbeitsplatz mit dem „mobilen Service“ ausgestattet.

Informiert arbeiten – an jedem Ort

Das Haustechnik-Unternehmen wartet rund 1200 Heizungsanlagen pro Jahr. Dazu steuern zwei Kundendienstmonteure fast tagtäglich zwischen drei bis sechs Adressen an. Seit April dieses Jahres arbeitet zunächst ein Kundendienstmonteur mit dem „mobilen Service“ von MOS’aik. Auf dem Tablet-PC stehen dem Gesellen alle aktuellen Arbeitszettel aus der Handwerker-Software zur Verfügung, die per Touchscreen geöffnet und bearbeitet werden können. „Das hat eine ganz neue Dynamik in unser Unternehmen, vor allem in die Auftragsabwicklung gebracht,“ erläutert Axel Bußmann, zuständig für EDV und Wartungstermine. „Wir können unseren Kundendienstmonteur ständig mit aktuellen Informationen versorgen und uns wechselseitig hinsichtlich des Status quo aktualisieren.“ Dies sei insbesondere bei unvorhergesehenen Ereignissen von Vorteil. Denn nicht selten würden z.B. Notfälle gemeldet, während sich der Mitarbeiter im Kundendiensttermin befindet. Bußmann: „Den neuen Arbeitszettel schicken wir ihm dann auf seinen Tablet-PC. Die darauf folgenden Terminverschiebungen kann er vor Ort selbstständig planen und so mit den benötigten Informationen direkt zum Notfall fahren.“
Für den Fall, dass Ersatzteile erforderlich sind, kann der Kundendienstmonteur bei Großhändlern online die entsprechenden Datenblätter sichten und Ersatzteile bestellen. Hinzu kommt, dass er in der Regel direkt über die Verfügbarkeit der Teile informiert wird und so im gleichen Zuge mit dem Kunden den Reparaturtermin vereinbaren kann. „Der mobile Service ist eine Investition, die sich auszahlt. Alleine, wenn ich an die vielen Fahrten in die Werkstatt denke, die früher aufgrund fehlender Informationen notwendig waren“, erklärt Rühl. „Und der Clou ist, dass wir im Büro darüber quasi in Echtzeit informiert werden. Das entlastet uns und überspitzt gesagt, ist die Rechnung schon erstellt, bis der Kundendienstmonteur überhaupt im Büro ist“, betont Bußmann. Im „mobilen Service“ werden dazu angefallene Arbeitszeiten und verwendete Materialien bzw. Ersatzteile auf dem digitalen Arbeitszettel eingetragen. Mit der Unterschrift des Kunden und des Monteurs erhält das Dokument einen Schreibschutz und kann nicht mehr verändert, lediglich noch storniert werden.
Der Kundendienstmonteur kann das Dokument an den Kunden per E-Mail senden oder an einem angeschlossenen Drucker ausdrucken. Darüber hinaus wird die Dokumentation und Historie einer Anlage ergänzt. So kann er beispielsweise Fotos von der Anlage machen und andere technische Informationen bezüglich der Haustechnik des Objektes hinterlegen. „Mit Leichtigkeit kann er vor Ort eine technische Notwendigkeit, wie beispielsweise den Austausch eines Filters, aufnehmen. Wir legen das auf Termin und schlagen es dem Kunden zu gegebener Zeit vor. Dem Kunden ist mit diesem Service geholfen und wir haben meist einen Zusatzauftrag gewonnen“, erläutert Rühl. „So sind wir noch näher an unseren Kunden dran und können diesen einen maßgeschneiderten Service bieten.“

Organisation leicht gemacht

„Die Software soll uns die Arbeit erleichtern,“ betont Bußmann, „das war stets unsere Maxime. 2009 war so ein Meilenstein.“ Im Zuge der Neuanschaffung der Hardware, sprich des Rechners, wechselte Heinz Rühl auf die aktuelle Version von MOS’aik und schloss gleichzeitig einen VIP-Betreuungsvertrag ab. „Das hilft uns in der täglichen Praxis,“ so Bußmann, „die Updates bekommen wir automatisch und wenn in einem Punkt ein Problem besteht, erhalten wir umgehend über die Hotline eine kompetente Auskunft.“ Der Handwerksbetrieb organisiert mit der Software auf sechs Arbeitsplätzen den gesamten Betrieb: vom Angebot über die Auftragsbestätigung, das Aufmaß, die Rechnung bis hin zur offenen Posten Verwaltung. Alle Vorgänge zu einem Projekt werden in der entsprechenden Projektakte abgelegt. Sämtliche Unterlagen, wie z.B. Angebote aber auch Fotos und Pläne, werden darin chronologisch aufbewahrt. Für große Ausschreibungen nutzt der Haustechnik-Betrieb die Erweiterung GAEB. Eine weitere hilfreiche Funktion bietet das Telefonieren über die Software. Dazu betont Bußmann: „Das Telefonieren unter MOS’aik ist sehr komfortabel, da mit dem Anruf, wenn sich der Kunde bereits im System befindet, alle Kontaktdaten des Anrufers und auf einen Klick die entsprechenden Projektinformationen auf meinem Bildschirm erscheinen.“

Wissen, wo man steht

Für die Betriebsführung ist der aktuelle Leistungsstand von großer Relevanz. Heinz Rühl nutzt dazu als Informationsbasis die Funktion „Chefauswertungen“ der Software. „Mindestens einmal pro Woche schaue ich in die Chefauswertung, um mir einen Überblick über den Leistungsstand meines Unternehmens zu machen“, sagt Rühl. „Und sind große Projekte in Arbeit, ist es von Vorteil, mit der Auswertung direkt bis in die Details der Projekte Ursachenforschung betreiben zu können. Ohne eine leistungsfähige Software wie MOS’aik wäre es für einen Betrieb wie den unseren nicht mehr denkbar, das alles zu bewältigen und den Betrieb erfolgreich zu führen“, lautet abschließend das Fazit von Heinz Rühl.

Bilder: Moser GmbH & Co. KG
www.moser.de
www.ruehl-haustechnik.de