Bereits 1996 stellte das Unternehmen die Schreibmaschine beiseite und setzte früh auf die Optimierung von Prozessen mittels einer Windows-basierten SHK-Software. Die über 13 Jahre eingesetzte Lösung, die vor allem für die Erstellung der Angebote, Rechnungen und Auftragsbestätigungen zum Einsatz kam, konnte jedoch den wachsenden Anforderungen des Sanitär- und Heizungsbetriebs im Laufe der Jahre immer weniger gerecht werden.
Nachdem die Geschäftsleitung erstmals auf die Handwerker-Software „PDS abacus“ aufmerksam wurde und sich im Rahmen einer Präsentation ein genaueres Bild über den Lösungsanbieter, die Be­dienoberfläche, den Funktionsumfang sowie die Prozessabwicklung machen konnte, entschied man sich kurzerhand für die Ablösung des Altsystems durch „PDS abacus“: „Die Lösung hat uns die Defizite unserer bisherigen Lösung eindrucksvoll aufgezeigt. Diverse Abläufe, die wir bislang zeitaufwendig in manueller Art und Weise abgewickelt haben, lassen sich in abacus bequem automatisieren und in nur einem System abbilden. Strukturen hinterlegen, eine effektive Verwaltung unserer Objekte, die Pflege zusätzlicher Kundendaten, all dies war mit unserem bisherigen System nicht oder nur umständlich möglich“, erinnert sich Geschäftsführerin Anja Lipinski. „Wir konnten viele Funktionen, die wir bislang in unserer alten Lösung verwendet haben, in PDS abacus auf Anhieb wiederfinden. Dies hat die Umstellung maßgeblich erleichtert, da wir uns nicht erst aufwendig mit der Bedienung auseinandersetzen mussten.“

Anwender der ersten Stunde

Die neue Lösung kommt bei der Lipinski GmbH mit den Modulen „Branche“ und „mobiler Service“ für Kundendienst nunmehr seit Ende 2009 zum Einsatz. Seitdem konnte der Betrieb, der als Anwender der ersten Stunde nach der Marktfreigabe in 2009 die Lösung bereits auf Herz und Nieren prüfen konnte, die Arbeitsabläufe rund um die Angebotserstellung, Auftragsbearbeitung und die Buchhaltung spürbar straffen.
„Mit der speziell für mittelständische Handwerksbetriebe und das SHK-Gewerbe entwickelten Unternehmenslösung haben wir alle erforderlichen Informationen in einem zentralen System. Wo wir damals systemintern oder mithilfe von externen Insellösungen nach benötigten Kunden-, Artikel- oder Objektdaten „graben“ mussten, haben wir heute alle Informationen direkt verfügbar und nur einen Knopfdruck entfernt“, betont Anja Lipinski, die vor allem die partnerschaftliche Zusammenarbeit „auf Augenhöhe“ zu schätzen gelernt hat: „Wenn sich doch mal zu einzelnen Abläufen Fragen ergeben, hat PDS immer ein offenes Ohr für uns und gibt mit pragmatischen Tipps und Lösungsansätzen schnelle Hilfestellung – auch wenn mal aufgrund einiger Besonderheiten in unserem Betrieb individuelle Anpassungen notwendig werden.“

Einführung der „PDS abacus“- Finanzbuchhaltung

Seit Oktober 2011 wird zusätzlich zum Handwerkerprogramm die neue Finanzbuchhaltung der PDS eingesetzt. Mit diesem Schritt vervollständigte die Lipinski GmbH ihre Organisation durch eine einheitliche EDV aus dem Hause PDS. „Zwar war die unterjährige Umstellung der Finanzbuchhaltung in einem Handwerksbetrieb mit gut 20 Mitarbeitern für uns zunächst eine Herausforderung, die wir aber – nicht zuletzt dank des guten Supports seitens der PDS und zweier Doppelbuchungen – gut gemeistert haben“, erklärt die Geschäftsführerin. Durch die Integration der verschiedenen Programmteile werde letztlich eine bessere Transparenz und leichteres, schnelleres Arbeiten gewährleistet.
Mit der Einführung der Finanzbuchhaltung hat das Unternehmen ebenfalls den Weg in die Cloud beschritten, da die komplette Software der PDS in einem Rechenzentrum über das Internet betrieben wird. So entlastet Lipinski nicht nur die eigene Serverhardware, sondern profitiert auch von automatischen Datensicherungen und den aktuellsten Online-Updates.

Nachgefragt

IKZ-HAUSTECHNIK: Was genau ist die „Cloud“? Und welche Vorteile bietet sie?
Alexander Post: Der Begriff ist ja im Allgemeinen (noch) nicht fest definiert. Bei PDS verstehen wir aber unter der Cloud, dass der Handwerker sich nicht mehr um den Betrieb von IT selbst kümmert und diesen an spezialisierte externe Dienstleister wie uns vergibt. Mit der verbesserten Internetverfügbarkeit in Deutschland macht auch die Auslagerung von IT vermehrt Sinn – der Handwerker kann sich auf sein Handwerk konzentrieren, statt sich um Serverhardware, die tägliche Datensicherung oder Softwareupdates kümmern zu müssen. Zudem können die Kosten der IT erstmals transparent und kalkulierbar geplant werden, da die PDS Handwerker-Cloud mit einer monatlichen Pauschale vergütet wird. Außerdem kann die IT flexibel an die Anforderungen des Unternehmens angepasst werden. Das bedeutet, dass je nach Auslastung kurzfristig höhere oder niedrigere Rechenleistung gebucht werden kann.

IKZ-HAUSTECHNIK: Wie wird die Datensicherheit gewährleistet?
Alexander Post: Das Thema Datensicherheit gehört zu den sensibelsten Themen im Umgang mit der Cloud. Wenn die Daten nicht mehr im eigenen Unternehmen gespeichert werden, führt dies zu größeren und nachvollziehbaren Bedenken. Wir gewährleisten die Datensicherheit, indem wir ausschließlich mit deutschen Rechenzentren auf Augenhöhe arbeiten. Das bedeutet, dass unsere Hostingpartner dem deutschen Datenschutz unterliegen und durch ihre mittelständischen Strukturen feste Ansprechpartner und schnelles Handeln gewährleisten. Bei international agierenden amerikanischen Großkonzernen (wie Amazon oder Google) hätten wir nicht das nötige Gewicht als Geschäftspartner, um unseren Handwerkskunden einen derart hohen Datenschutz zu sichern, wie er momentan geleistet wird. Hosting im Ausland führt zudem oft zu gesetzlichen Konflikten mit dem Datenschutz. Beim Hos­ting in Deutschland ist das nicht der Fall. Was bei Bedenken zur Cloud wichtig ist: Der Kunde hat bei unserem Handwerkerprogramm immer die Wahl, wie er es nutzen möchte: Es lässt sich in der Cloud, aber auch auf dem eigenen Server betreiben.

IKZ-HAUSTECHNIK: Ist eine gleichzeitige Nutzung des Programms und der Daten – z.B. vom Büro und von der Baustelle aus – möglich?
Alexander Post: Die Handwerkersoftware „PDS abacus“ ist als Mehrplatzlösung ausgelegt. So können immer mehrere Benutzer auf das System zugreifen. Wo sich der Anwender physisch dabei befindet – im Büro oder auf der Baustelle – ist dabei nicht wichtig. Es muss lediglich eine Internet- bzw. Netzwerkverbindung zum System bestehen. Der Trend zum mobilen Arbeiten und der vermehrten Nutzung von Tablets und Smartphones führt zu einer veränderten Nutzung von Software. Sie muss überall, mobil und auf jedem Gerät (PC, Tablet, Smartphone), verfügbar sein. Eine cloudbasierte Handwerkersoftware wie „PDS abacus“ bietet hierfür beste Voraussetzungen, auch wenn das klassische Nutzungsmodell vom Desktop-PC am Arbeitsplatz noch nicht ausgedient hat.

IKZ-HAUSTECHNIK: Welche technischen Vor­aussetzung sollten vorliegen, damit der Datentransfer zu dem externen Server nicht ins Stocken gerät?
Alexander Post: Für ein störungsfreies Arbeiten sollte eine stabile DSL-Verbindung vorhanden sein. Die Anforderungen an die Bandbreite variieren hier je nach dem Umfang der Nutzung der Handwerkersoftware. Wesentlicher Faktor ist hier die Anzahl der Nutzer, die auf das System gleichzeitig zugreifen und darin arbeiten. In den meisten Fällen ist ein DSL 3000 vollkommen ausreichend. Neben der maximalen Bandbreite ist eine gewisse Stabilität der Upload- und Downloadgeschwindigkeit wichtig. Die Breitbandstrategie der Bundesregierung sorgt hierbei jedoch für eine immer bessere Verfügbarkeit der erforderlichen Netzressourcen. Bereits heute verfügen in Deutschland mehr als 98% aller Haushalte über einen leistungsfähigen Breitbandanschluss. Die Zukunft der Cloud scheint somit gesichert.

Bilder, soweit nicht anders angegeben:
PDS Programm + Datenservice GmbH, Rotenburg

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