Unschlagbar organisiert Elektro Kai Hofmann GmbH setzt im Büro auf Branchensoftware

Seit dem Jahr 1995 ist Kai Hofmann mit seinem Elektrofachbetrieb selbstständig. Dabei bietet das Unternehmen „Technik und Service für alle Lebensbereiche“. Kai Hofmann beschreibt: „Unsere Stärke basiert auf großer Fachkompetenz und langjähriger Erfahrung in allen Bereichen moderner Elektrotechnik. Durch gezielte Fortbildungsmaßnahmen stellen wir sicher, dass Beratung, technische Planung und die von uns eingesetzten Produkte namhafter Lieferanten stets dem aktuellen Stand der Technik entsprechen.“ Gerade in regenerativen Bereichen wie Photovoltaik, Wärmepumpe, Heiztechnik und aktuell Windkraft sind wir für die Zukunft sehr gut aufgestellt.

Digitale Archivierung
Der zertifizierte EIB- und ausführender E-Check-Fachbetrieb hat seinen Sitz im Südosten von Düsseldorf im Stadtteil Eller. Hier steht das bekannte Schloss Eller, ein klassizistischer Herrensitz, das mit dem angrenzenden Schlosspark ein beliebtes Ausflugsziel nicht nur für Düsseldorfer ist. Die Konkurrenz in Eller ist groß. Hofmann: „Im Umkreis von 500 m gibt es acht andere Elektrofirmen.“ Aber das Unternehmen steht gut da. „Uns geht es prima“, freut sich der 43-Jährige. Zu den Kunden gehören zu zwei Dritteln Privatkunden und ein Drittel Gewerbekunden. „Wir machen sowohl einen einfachen Schalterwechsel im Einfamilienhaus als auch komplexe Elektrolösungen für Unternehmen wie vossloh Kiepe.“
Die Mitarbeiterzahl ist im Laufe der Jahre stetig gestiegen. War der Düsseldorfer vor 15 Jahren noch allein, so beschäftigt er mittlerweile 16 Mitarbeiter. Kai Hofmann ist sich sicher: „Unser Unternehmen ist geprägt durch die Leute, die bei uns arbeiten.“ Als Chef, der aus der Industrie kommt, hat er besonders hohe Ansprüche an seine Mitarbeiter. Diese sind in den „Tugenden & Untugenden“ formuliert. „Wir geben ein Sauberkeitsversprechen, sind pünktlich, ehrlich und zuverlässig“, so Hofmann. Das junge Team kommt damit bei den Kunden bestens an. „Wir müssen keine Werbung machen, sondern werden empfohlen“, sagt Kai Hofmann nicht ohne Stolz.
Damit im Unternehmen und im Kundendienst alles so reibungslos läuft, zieht Kai Hofmann im Büro die Fäden. Sein wichtigstes Arbeitsmittel ist dabei heute die Branchensoftware „Labelwin“. „Als ich mit der GmbH anfing, da hatte ich Word im Einsatz. Danach hatte ich ein anderes Programm, das aber keine richtige Branchensoftware war. Ich stieß immer wieder an Grenzen. Und als dann die Sache mit dem Brief passierte, da platzte mir der Kragen“, erinnert sich Hofmann. „Es gab in der alten Software keine digitale Archivierung und je größer wir wurden, umso mehr haben wir uns verzettelt – und das im wahrsten Sinne des Wortes.“

Papierloses Büro
Das sieht heute ganz anders aus. Da sucht Kai Hofmann nicht mehr verzweifelt nach Kundendokumenten. „ELO Digital Office“ mit der digitalen Archivierung ist dabei hilfreich, alles wird gescannt, die Papierberge werden immer kleiner. Das Suchen hat ein Ende. Papierloses Büro, arbeiten ohne Zettelwirtschaft – wie „papierlos“ kann ein Betrieb in der Elektrobranche heute sein? Dazu sagt Kai Hofmann: „Für Handwerksbetriebe wird die Lösung der digitalen Archivierung erst interessant, wenn sie sich mit der im Betrieb eingesetzten Branchensoftware verknüpfen lässt. Nur so findet man sofort am Bildschirm die Informationen wieder, die man sucht – genau an der richtigen Stelle.“
Die Anzahl der zu bearbeitenden Vorgänge im Betrieb steigt ständig. Genauso erwarten die Kunden immer schnellere Antworten. Gute Organisation und zufriedene Kunden setzen einen reibungslosen Informationsfluss im Betrieb voraus. Informationen müssen heute rasch und zuverlässig bearbeitet werden. Rechnungen, Faxe, gedruckte E-Mails, Prüf- und Abnahmeprotokolle usw. – die Papierflut nimmt kein Ende. Zettel erweisen sich häufig als unzuverlässige „Zeitdiebe“. Wer hat nicht schon einmal nach einem Zettel gesucht oder durch das Haus getragen und nachgefragt, ob er angekommen ist? Mit einer in die Software integrierten digitalen Archivierung kann ein Betrieb punkten.
Kai Hofmann beschreibt: „Ein Beispiel sind Kundendienstberichte: Der Kunde ruft an, hat Fragen zu seiner Rechnung und mit Knopfdruck ist der unterschriebene Kundendiensttechnikerzettel auf dem Bildschirm. Fragen können sofort beantwortet werden – ohne lästiges „Telefon-Pingpong“. Aber auch bei Eingangsrechnungen, Lieferscheinen, Ausschreibungsunterlagen, Fotos von Baustellen oder Artikeln aus Fachzeitschriften wird die digitale Archivierung zum hilfreichen Instrument. Es gilt: Weniger Papier bedeutet weniger Stress.“
Konkret sieht der Ablauf so aus: Der Techniker kommt mit dem unterschriebenen Auftragszettel zurück ins Büro. Das Dokument wird gescannt. Die Archivierungssoftware „ELO“ legt den eingelesenen Auftragszettel in die „Postbox“. Von da aus übernimmt die Branchenlösung „Labelwin“ – ohne weitere Eingabe – automatisch die Zuordnung.
Aber nicht nur im Bereich der Archivierung arbeitet das Unternehmen mit „Labelwin“. Genutzt werden fast alle Module. Kai Hofmann: „Hier sind Systeme in den Bereichen Projekt-,  Kundendienst- und Wartungsverwaltung für uns besonders effektiv. Der Kundendienst ist natürlich ganz wichtig, dabei gibt es die Terminverwaltung und eine vollständige Historie. Kundendienst und Mitarbeitereinsätze können effektiv geplant werden. Die Zeitwirtschaft bringt 100% Transparenz im Bereich der Arbeitszeit. Toll sind auch die Auswertungsmöglichkeiten mit „Labelwin“. Ich weiß zu jeder Zeit, wie sich mein Projekt entwickelt.“ Positiv ist für den Elektro-Installateurmeister dabei die einfache Handhabung des Programms: „Neue Mitarbeiter haben kein Problem sich zurechtzufinden, wenn sie bereits einmal mit einem Computer gearbeitet haben.“
Bei der Elektro Kai Hofmann GmbH ist das Büro die Wissenszentrale. Der Geschäftsführer erklärt: „ Bei uns ist alles so organisiert, dass jeder gut vertretbar ist.“ Der Vater von zwei Töchtern (sechs und acht Jahre) hat sich durch die Familie stark verändert. „Ich setze meine Prioritäten anders als früher. So mache ich viel Urlaub mit meiner Familie.“ Die Hofmanns reisen am liebsten nach Griechenland. Wenn es möglich ist, verbringen sie die Ferien dort. „Das Gute ist, dass ich beruhigt außer Haus sein kann. Ich weiß, dass mein Laden so gut organisiert ist, dass auch ohne mich alles optimal weiterläuft.“
Für dieses Jahr ist der Umzug in neue Räume geplant. Eine Immobilie mit neuem Konzept wird gerade umgebaut. „Wir haben viel Geld in die Hand genommen. Das wird eine tolle Sache“, ist sich Kai Hofmann sicher. „Unser  Ranking bei der Bank ist gut. Es läuft!“


Bei Schlag den Star konnte Kai Hofmann gegen Wiegald Boning punkten und gewann 50000 Euro. Auch sein Unternehmen ist „unschlagbar organisiert“.

Apropos Laufen: Das ist neben dem Reisen eine weitere Leidenschaft des sympathischen Rheinländers, er läuft Marathon. Insgesamt ist Kai Hofmann äußerst aktiv. So hat er unlängst bei der Serie „Schlag den Star“ von Pro Sieben seinen Gegner Wiegald Boning besiegt und 50000 Euro erkämpft.
In Bezug auf seine Software sagt er: „Von der Auftragsannahme und Kalkulation bis hin zur Rechnungsstellung, von der Nachkalkulation bis hin zum Controlling – das Zusammenspiel aller Komponenten der Software bringt die Vorteile.“ Somit ist Kai Hofmann mit seinem Unternehmen für die Zukunft wirklich unschlagbar organisiert.

KONTAKT: Label Software Gerald Bax GmbH, 33607 Bielefeld, Tel. 0521 5241960, Fax 0521 137680, info@label-software.de, www.label-software.de