Pflicht zum Umdenken bei der Archivierung

Die Hausmann & Wynen-„TopTage“ finden jährlich statt, zu denen sich rund 200 „Powerbird“-Anwender drei Tage lang treffen. Diesjähriger Austragungsort war Frankfurt am Main, zu dem neben Softwareschulungen und Workshops u. a. das Thema der Pflicht zur digitalen Archivierung im Fokus der Veranstaltung stand.

Seit dem 1. Januar 2015 müssen sich Betriebe, die zur Unterstützung und Steuerung ihrer betrieblichen Prozesse ein Datenverarbeitungssystem einsetzen, umfassend mit dem Thema der digitalen Archivierung beschäftigen. Denn mit dem GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) hat die Finanzverwaltung die gesetzlichen Vorschriften zur ordnungsgemäßen Buchführung beim Einsatz von IT neu geregelt. Damit besteht nun in einem definierten Umfang die Pflicht zur elektronischen Archivierung von Unterlagen. Die neuen Grundsätze beziehen sich nicht nur auf Finanzbuchhaltungssysteme, sondern auch auf alle anderen Haupt- und Nebensys­teme, in denen steuerrelevante Daten erzeugt, verarbeitet oder ausgetauscht werden. Dazu gehören z. B. auch Softwaresys­teme für Material- und Warenwirtschaft, Dokumenten-Management, Fakturierung, Lohnbuchhaltung und Zeit­erfassung.
Gerade wenn ein Betrieb mit sogenannten „Insellösungen“ arbeitet, d.  h. verschiedene Softwaresysteme für die unterschiedlichen Bereiche einsetzt, stellen die neuen Regelungen die betroffenen Unternehmen meist vor eine immense Herausforderung. Aber auch Betriebe, die mit einer Komplettlösung arbeiten, müssen sicherstellen, dass die Software den gesetzlichen Anforderungen entspricht.

Digital ablegen gleich rechtssicher archivieren?
Viele Betriebe nutzen bereits für die Verwaltung ihrer Geschäftsunterlagen ein Dokumenten-Management-System. Gerade der schnelle und zentrale Zugriff auf alle Informationen, die Dokumentensicherheit und letztendlich auch der geringe Platzbedarf sprechen für den Einsatz eines solchen Systems. Aber aufgepasst: Will man diese Unterlagen auch rechtskonform und revisionssicher archivieren, sind die Anforderungen an die eingesetzten IT-Systeme und an das Unternehmen hoch. Denn mit dem GoBD hat es eine teilweise deutliche Verschärfung der Anforderungen an die Dokumentation und Unveränderbarkeit von steuerrelevanten Daten gegeben. Bei einer rechtskonformen Archivierung muss jetzt jederzeit gewährleistet sein, dass alle Geschäftsunterlagen sicher, unveränderbar, vollständig, ordnungsgemäß, verlustfrei übertragbar und datenbankgeschützt aufbewahrt werden.
Die Revisionssicherheit bezieht sich dabei aber nicht nur auf die technischen Komponenten, sondern auf die ganzheitliche Abwicklung der Archivierung. So muss jedes Unternehmen in einer firmenindividuell zu erstellenden Verfahrensdokumentation nachweisen, dass eine rechtskonforme digitale Archivierung in dem Betrieb möglich ist. In der Verfahrensdokumentation müssen die Abläufe, die Organisation, die ordnungsgemäße Nutzung und der sichere Betrieb detailliert beschrieben werden.

Vorteile durch digitale Archivierung
Neben der langfristigen, unveränderbaren und sicheren Aufbewahrung von Dokumenten und Informationen, ermöglicht ein digitales Archiv vor allen Dingen eine höhere Zugriffsgeschwindigkeit auf alle zentral abgelegten Informationen, wie z. B. Papierdokumente, E-Mails, Faxe, Bilder oder auch Pläne. Dadurch werden Prozesse beschleunigt und Reaktionszeiten deutlich verkürzt, was sich letztendlich positiv auf den betriebsinternen Ablauf und letztlich auf die Kundenzufriedenheit auswirkt.
Ein weiterer Vorteil: Wird gemäß den Anforderungen der GoBD archiviert, sind fast alle elektronischen Dokumente für den Gesetzgeber nunmehr gleichwertig mit Papierdokumenten. Eine Vielzahl der anfallenden Papierbelege kann daher nach dem ordnungsgemäßen Ablegen im elektronischen Dokumentationssystem vernichtet werden. Das hat zur Folge, dass das klassische Papierarchiv kleiner wird und dadurch Kosten, Platz und Arbeitszeit gespart werden können.

Zahlreiche Softwarelösungen
Dem Auswahlprozess, die richtige Software für eine revisionssichere Archivierung zu finden, kommt eine hohe Bedeutung zu, da die einmal getroffene Entscheidung in der Regel langfristig Bestand haben soll. Schnell wird dabei festgestellt, dass der Markt die unterschiedlichsten Lösungen anbietet. Dabei sind die funktionalen und technischen Besonderheiten häufig auf den ersten Blick kaum zu erkennen. Vor diesem Hintergrund sollte sich der interessierte Betrieb die Zeit nehmen, die individuellen Anforderungen für eine Software zu ermitteln – und das am bes­ten ganzheitlich gesehen. Von Vorteil ist dabei meist, wenn das digitale Archiv bereits ein fest integrierter Bestandteil einer kaufmännischen Gesamtlösung ist.

Powerbird
Eine Software, die diese Anforderungen erfüllt, ist „Powerbird“ von Hausmann Wynen. Als modulare Komplettlösung konzipiert, bietet die Software von Angebot bis Rechnung, von Kalkulation, GAEB und Materialeinkauf bis hin zu Projektverwaltung und Einsatzplanung ein umfängliches Werkzeug zur Unternehmensführung. Neben den immer wichtiger werdenden mobilen Lösungen und den verschiedenen Bestellsystemen zu den Großhandlungen, sind in die Software auch eine komplette Finanz- und Lohnbuchhaltung sowie ein digitales Archiv integriert.
„Geprüft und testiert von einem verei­digten Wirtschaftsprüfer ist mit dem Modul ,Digitales Archiv’ ein vom Finanzamt anerkanntes revisionssicheres Archiv möglich. Und um den ,Powerbird’-Anwendern möglichst viel Arbeit abzunehmen, hat Hausmann & Wynen in Zusammenarbeit mit einer Wirtschaftsprüfungsgesellschaft bereits die erforderliche Muster-Verfahrensbeschreibung erstellt, die der jeweilige Betrieb nur noch auf seine individuellen Gegebenheiten anpassen muss“, erklärt das Softwareunternehmen. Im Programm ist das „Digitale Archiv“ eine Erweiterung des vorhandenen Dokumentenmanagementsystems. Zahlreiche der ausgehenden Dokumente werden bereits automatisch aus dem Programm heraus archiviert. Beispielsweise werden Angebote, Kundenlieferscheine, Kundenrechnungen, Gutschriften oder Lieferanten-Bestellungen direkt beim Druck oder E-Mail-Versand archiviert. Gleichzeitig erfolgt die automatische Zuordnung zu Projekt/Auftrag und Kunden. „Das funktioniert auch, wenn diese Dokumente per EDI (z. B. UGL) in elektronischer Form verschickt werden“, betont Hausmann & Wynen. Auch E-Mails, Zeichnungen, Bilder von der Baustelle, Stundenzettel oder andere eingehende Dokumente werden per Drag & Drop oder Scanner im Archivsystem abgelegt und kunden- bzw. projektbezogen in der Dokumentenablage gespeichert. Ein aufgedruckter Barcode bei Dokumenten, die bereits aus Powerbird heraus erzeugt werden, z. B. Stundenzettel und Material­scheine, beschleunigt den Prozess noch zusätzlich. Wird ein solches Dokument später wieder eingescannt, ordnet die Software es automatisch zu.

Finden statt suchen
Eine vordefinierte Ablagestruktur erleichtert und beschleunigt später erheblich das Finden eines bestimmten Dokumentes. Je nach den individuellen Bedürfnissen des Betriebes, kann diese Struktur unproblematisch um eigene Ordner erweitert oder durch selbst angelegte Kategorien dokumentübergreifend ausgebaut werden. Die Zuordnung eindeutiger Stichworte zum Dokument, sowie intelligente Filter- und Suchfunktionen ermöglichen das schnelle Finden, ohne sich durch Ordner mühsam durchwühlen zu müssen.
Durch Verteilung von Zugriffsrechten kann darüber hinaus definiert werden, für welche Beschäftigten welche Dokumente sichtbar sein sollen. So sind auch vertrauliche Dokumente im Archiv sicher aufgehoben.

Bilder, soweit nicht anders angegeben:
IKZ-HAUSTECHNIK
www. powerbird.de