Nicht die steuerliche Bodenhaftung verlieren

Ein Firmenwagen kann genauso wie die Büroeinrichtung ein wichtiger Bestandteil der Geschäftsausstattung sein. Für Mitarbeiter sind sie häufig ein Motivationsfaktor. Bei diesem Thema spielen jedoch viele Aspekte eine Rolle. Neben rechtlichen, steuerlichen und versicherungstechnischen Fragen, bedarf es noch weiterer Klärung. Wir geben Antworten.

Für viele Inhaber und leitende Angestellte von Handwerksbetrieben ist ein Firmenwagen unverzichtbar, wenn es um Akquise, Kundenbesuche, Messeteilnahmen, Transport von Waren oder Treffen mit Geschäftspartnern geht. Außer von praktischem Nutzen wird der eigene Firmenwagen aber oftmals auch als Prestigeobjekt angesehen. Ein Firmenauto kann auch als Anreiz für Mitarbeiter eingesetzt
werden, wenn sie es auch privat nutzen dürfen.

Zuordnung zum Betriebsvermögen und Steuern
Wenn ein Selbstständiger sich die Frage stellt, ob er einen Firmenwagen anschaffen soll, dann stehen zunächst zwei Überlegungen im Vordergrund:
1. Welcher Anteil der Kosten kann betrieblich geltend gemacht werden?
2. Wie ist der Firmenwagen zu versteuern?

Grundsätzlich gilt, dass Kosten für Anschaffung, Haltung und Nutzung als Betriebsausgabe abzugsfähig sind, sofern der Firmenwagen als notwendiges Betriebsvermögen einzuordnen ist. Dabei spielt in erster Linie der Anteil der privaten bzw. betrieblichen Nutzung eine Rolle. Wird das Fahrzeug zu mehr als 50 % betrieblich genutzt, gehört es zum Betriebsvermögen. Liegt die Nutzung dagegen unter 10 % zählt es zum Privatvermögen. Bei einer Nutzung zwischen 10 und 50 % hat der Selbstständige oder Firmeninhaber die Wahl. Beides hat aus steuerlicher Sicht Vor- und Nachteile, auch wenn die Zuordnung zum Betriebsvermögen in der Mehrzahl der Fälle die steuerlich günstigere Variante sein dürfte.
Der Firmenwagen wird i. d. R. auf sechs Jahre abgeschrieben. Ist die Jahresfahrleis­tung sehr hoch, kann evtl. auch ein kürzerer Zeitraum gewählt werden. Kauft der Inhaber einen Gebrauchtwagen, erfolgt die Abschreibung auf die voraussichtliche Restnutzungsdauer. Während eines Geschäftsjahres können alle Ausgaben wie Treibstoff, Versicherungen, Steuern etc. als Betriebsausgaben steuerlich geltend gemacht werden. Dies gilt auch für Treibstoffkosten oder Mautgebühren während der Urlaubsreise.
Für die private Mitbenutzung des Firmenfahrzeugs ist ein Privatanteil anzusetzen. Dieser erhöht den betrieblichen Gewinn und sollte daher so niedrig wie möglich ausfallen. Zwei Möglichkeiten stehen zur Auswahl:

• die 1-%-Regelung,
• das Fahrtenbuch.

1-%-Regel oder Fahrtenbuch?
Bei der 1-%-Regel wird der Bruttolistenpreis bei Erstzulassung zugrunde gelegt und monatlich 1 % seines Wertes als geldwerter Vorteil auf die Einkommensteuer gezahlt. Hinzu kommt die Fahrt vom Wohnort zur Firma. Als Wertansatz werden pauschal monatlich 0,03 % des Brutto-Listenpreises je Entfernungskilometer angesetzt. Wer nicht pauschal besteuert werden möchte, muss ein lückenloses Fahrtenbuch führen. Dementsprechend kann dann der tatsächliche Anteil der privaten Wege ermittelt und steuerlich zugrunde gelegt werden.
Im Vorfeld ist daher zu überlegen, welche Methode im individuellen Fall die günstigere ist. Ist man unsicher, kann man auch zweigleisig fahren, also nach 1-%-Regelung versteuern und parallel ein Fahrtenbuch führen. Am Jahresende entscheidet man sich dann für die günstigere steuerliche Methode.

Luxusauto im Betriebsvermögen tabu
Fährt ein selbstständiger Handwerker betrieblich einen Porsche oder Ferrari, hat er i. d. R. nicht nur Neider, sondern vor allem das Finanzamt im Nacken. Dieses prüft nämlich, ob ein unangemessener betrieblicher Repräsentationsaufwand nach § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 7 EStG vorliegt. Der Bundesfinanzhof (BFH) hat 2014 in dieser Streitfrage ein Urteil gefällt und hält Luxusautos für unangemessen. Und zwar auch dann, wenn der schnittige Sportwagen hauptsächlich für betriebliche Fahrten genutzt wird. Entscheidend ist: Kann das Finanzamt keine zwingenden Gründe dafür erkennen, dass ein Luxusfahrzeug als Türöffner für neue Aufträge fungiert, werden unangemessene Fahrzeugaufwendungen nicht als Betriebsausgaben zum Abzug zugelassen.
In dem erwähnten Fall (BFH, Urteil vom 29. 4. 2014, AZ. VIII R 20/12) kürzte das BFH den Betriebsausgabenabzug. Das bedeutet, nicht die kompletten Fahrzeugkosten dürfen vom Betriebskostenabzug ausgeschlossen werden, sondern die Fahrzeugkosten werden geschätzt. Dazu werden die durchschnittlichen Kosten für aufwendigere Modelle gängiger Marken der Oberklasse ermittelt und berücksichtigt.

Dienstwagen für Geschäftsführer
Auch der Firmenwagen des (Gesellschafter-)Geschäftsführers führt in der Praxis immer wieder zu Diskussionen mit dem Fiskus. Um Fehlerquellen zu vermeiden, sollten sich Gesellschafter und Geschäftsführer an die Spielregeln halten.
Besteht ein Privatnutzungsverbot für den Firmenwagen, braucht der Geschäftsführer keinen geldwerten Vorteil zu versteuern. Das macht Betriebsprüfer misstrauisch, insbesondere wenn es sich um Gesellschafter-Geschäftsführer handelt, die sich nur selbst kontrollieren können und denen bei Verstößen keine arbeitsrechtlichen Konsequenzen drohen.
Aber: Steht nicht zweifelsfrei fest, ob der Geschäftsführer den Dienstwagen überhaupt privat nutzen darf, kann das Finanzamt nicht einfach private Nutzung unterstellen und von einer „allgemeinen Lebenserfahrung“ ausgehen. Dennoch: Ein Fahrtenbuch bringt hier Klarheit. Es kann bei Bedarf vorgelegt werden und dient als Beweis. Außerdem sollte ein Privatnutzungsverbot in den Arbeitsvertrag aufgenommen werden.

Motivationsfaktor für Mitarbeiter
Der Firmenwagen ist ein wichtiges Argument bei der Gewinnung von Fach- und Führungskräften. Für Mitarbeiter ist er Motivation und Statussymbol zugleich. Die vielfältigen Möglichkeiten der Ausgestaltung der Firmenwagenregelungen sollten aber gründlich überdacht werden. Der Firmenwagen ist eine Zusatzleis­tung. Neben sogenannten On-Top-Modellen (Entgelt plus Dienstwagen) kommen in der Praxis auch Gehaltsumwandlungsmodelle infrage. Firmenwagen für Mitarbeiter, die dienstlich viel unterwegs sind, können Unternehmen finanziell entlas­ten. Denn der Betrieb zahlt weniger als er bei dienstlich mit Privatfahrzeugen gefahrenen Kilometern erstatten müsste. In Rahmenverträgen mit ausgewählten Vertragspartnern wie Autohändlern oder Leasing-Gesellschaften lassen sich Vergünstigungen für Kauf, Leasingraten oder Wartungskosten vereinbaren.
Häufig bieten solche Gehaltsumwandlungsmodelle nicht nur für den Unternehmer Vorteile, sondern auch für den Mitarbeiter. Aber Vorsicht ist geboten: Es kommt immer auf den Einzelfall an. Durch die Umwandlung eines Teils des Gehalts reduziert sich die monatliche Nettoauszahlung für den Arbeitnehmer. Für den Mitarbeiter gilt die 1-%-Regelung standardmäßig, für Fahrten zwischen Wohnort und Arbeitsort kommen die 0,03 % je Entfernungskilometer hinzu. Auch wenn der Arbeitnehmer die private Nutzung als Arbeitslohn und die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte als geldwerte Vorteile versteuern muss, kann er Steuern und Abgaben sparen.
Allerdings erhält er möglicherweise auch niedrigere Versorgungsleistungen aus der Renten- und Arbeitslosenversicherung, wenn durch den Gehaltsverzicht die Sozialabgaben sinken. Dies ist der Fall, wenn das Bruttogehalt nach der Gehaltsumwandlung oder bereits zuvor unter der Beitragsbemessungsgrenze liegt. Als Faustformel gilt dann: Je güns­tiger der Dienstwagen und je kürzer der Arbeitsweg, desto niedriger fällt die Besteuerung des geldwerten Vorteils aus – umso eher lohnt sich also die Gehaltsumwandlung. Eine exakte Berechnung ist jedoch notwendig, um zu ermitteln, ob sich der Lohntausch empfiehlt.
Zu beachten sind auch weitere Vereinbarungen zur Nutzung und Versicherung. Dürfen zum Beispiel auch die Ehefrau oder Kinder den Wagen privat fah­ren? Was passiert bei Ausscheidung aus dem Unternehmen, bei Diebstahl oder Unfall? Mitarbeiter sollten sich im Klaren sein, dass der Ausstieg aus dem Leasing-Dienstwagenmodell nicht so leicht möglich ist. In der Regel wird der Arbeitgeber darauf bestehen, dass der Arbeitnehmer den Leasingvertrag bei Ausscheiden aus dem Betrieb übernimmt. Auch bei unvorhergesehenen Ereignissen wie Unfall oder Diebstahl kann es Komplikationen geben. Bei Totalschaden etwa ersetzt die Vollkasko-Police nur den Wiederbeschaffungswert des Wagens. Die Differenz zwischen Zeit- und Ablösewert erstattet die Vollkaskoversicherung nicht. Mitarbeiter sollten daher alle vertraglichen Aspekte von Versicherungs- und Leasingverträgen eingehend prüfen. Oft ist eine zusätzliche Risikovorsorge nur gegen Aufpreis erhältlich.

Kauf oder Leasing
Ein selbstständiger Handwerker hat bei der Entscheidung, ob er den Firmenwagen leasen oder kaufen möchte, die unterschiedlichen Auswirkungen auf die Liquidität und die Gewinn- und Verlustrechnung zu beachten. Auch wenn er beim Kauf einen guten Rabatt beim Autohändler herausholen kann, belastet der Kaufpreis direkt die Liquidität. Eine Kreditfinanzierung verschlechtert die Eigenkapitalquote. Abzugsfähig als Betriebsausgaben sind dann die Abschreibungen, die laufen Betriebskos­ten wie Treibstoff und Reparaturen sowie die Zinsen für den aufgenommenen Kredit.
Leasing ist dagegen schonender für die Liquidität, da über die Leasingraten eine monatliche Belastung vorliegt. Damit steigen aber die monatlichen Fixkosten. Steuerlich abzugsfähig sind dann die monatlichen Leasingraten sowie die Betriebskosten.

Die Qual der Wahl
Ob der Inhaber nun kauft oder die Leasingvariante wählt, die Automobilhersteller halten ein breites Angebot bereit. Zusätzlich zu den Modellen sind zahlreiche Konfigurationen und Servicepakete bei der Auswahl des Firmenwagens möglich. Interessant mag angesichts der Förderung auch die Anschaffung eines Elektro- oder Hybridfahrzeuges sein. Das Stichwort Elektromobilität kann auch mit einer positiven Imagewirkung verbunden sein.

Autorin: Angela Kanders, freie Journalistin