Leistungsstarke Software trotz geringer HardwareleistungSHK-Unternehmen aus Hannover optimiert Betriebsablauf mit Taifun-Handwerker-Software

Seit 1920 besteht bereits die Firma Heymeier in Hannover. Mit viel Glück blieb der Sanitär- und Heizungsbetrieb in den Bombennächten verschont und wurde in den Nachkriegsjahrzehnten von verschiedenen Inhabern weitergeführt. Walter Heymeier war es schließlich, der seinen Namen in der Firmierung „Heymeier Sanitär + Heizung“ verewigte. Von ihm übernahm Installateurmeister Kai-Uwe Henneberg 1992 den Betrieb. Das Unternehmen ist heute spezialisiert auf den Einbau von Heizungs- und Solaranlagen, auf Installationen im Sanitärbereich und vor allem auf umfangreiche Sanierungs- und Instandsetzungsarbeiten. Mit von der Partie ist Heizungsbaumeister Hans Dupont. Mit Leidenschaft und Engagement haben er und Henneberg den Betrieb so weit ausgebaut, dass die Belegschaft auf 17 Beschäftigte angewachsen ist, darunter zwei Meister, acht Gesellen und vier Auszubildende. Im Jahr 2010 wurde ein weiterer Sanitär- und Heizungsbetrieb, die SHS Budde GmbH, in das Unternehmen integriert.

Bekir Özgen: „Die Software ist ebenso schnell wie einfach zu bedienen.“

Bekir Özgen und Bettina Spittmann kümmern sich um Kundenannahme, Verwaltung und Büroorganisation. Für die Einsätze stehen mehrere komplett ausgerüstete Fahrzeuge, gewissermaßen als mobile Werkstatt, zur Verfügung. Damit auch in Notfällen prompt reagiert werden kann, hat ein Monteur im Wechsel mit seinen Kollegen ständig Bereitschaftsdienst. Neben Privatkunden und Wohnungsverwaltungen betreuen Henneberg und sein Team auch Gewerbebetriebe. „Im gewerblichen Bereich wird besonderer Wert auf Geschwindigkeit gelegt“, weiß Henneberg. „Dank unseres EDV-gestützten Zeitmanagements können wir stets sehr schnell reagieren“, ergänzt Hans Dupont. Dafür sorgt der Terminplaner, der als optionales Modul zur Software „TAIFUN Handwerk“ gehört. „Ich probierte damals Testversionen von allen möglichen Herstellern aus und entschied mich am Ende für „TAIFUN“. Das Produkt hatte das beste Preis-Leistungs-Verhältnis, war logisch aufgebaut und besonders leicht bedienbar“, erzählt er. „Selbst viele unserer Auszubildenden kommen ohne Schulung damit klar“, ergänzt Büroleiter Özgen, „wobei wir natürlich entsprechende Schulungen abrufen könnten, wenn wir Bedarf hätten“.

Alles auf einen Blick: Die Projektübersicht ist mit den Stammdaten des Kunden verknüpft und umfasst Belege, Briefe, sonstige Dokumente sowie die bisherige Kontakthistorie.

Per Mausklick auf den Eintrag „Telefon“ wird die Nummer direkt aus der Software angewählt.

Stammdatenverwaltung und Auftragsabwicklung
Keine kompletten PCs, sondern sieben Terminal-Clients sind bei Heymeier mit einem Server verbunden. Die SHS Budde GmbH wird von der Software als zweiter Mandant geführt. „Die Stammdatenverwaltung ist flexibel und selbst bei der Bearbeitung großer Datenmengen außergewöhnlich schnell“, urteilt Özgen. Dafür sorgt eine einzige Adressdatenbank mit einem speziellen Differenzierungssystem. Jede Kunden- und Lieferantenadresse muss nur einmal eingegeben werden und Datensätze lassen sich durch die Feldzuordnungen Debitor, Kreditor, Kunde, Lieferant und Mieter klassifizieren. Das Herzstück der Anwendung ist die Auftragsabwicklung: „Sehr gut, einfach und praktisch“ – so der Befund von Obermeister Henneberg. Aus einem Angebot lässt sich per Klick ein Auftrag und aus diesem wiederum die Rechnung erstellen. Außerdem wichtig: GAEB-Belege können im- und exportiert werden.
Abschlagsrechnungen können nach verschiedenen Kriterien erstellt, in der Schlussrechnung einzeln aufgeführt und automatisch verrechnet werden. Begleit- und Nachkalkulationen sind leicht erstellbar. Die Stundenerfassung gibt einen Überblick über die Lohnkosten, und die Nachkalkulation fasst alle relevanten Soll- und Ist-Daten zum Projekt zusammen: Stunden, Aufmaß, Kosten, Lieferungen und fakturierte Mengen. „Rechnungen lassen sich automatisch aus erledigten Aufträgen generieren“, ergänzt Bettina Spittmann.

EDV heilt kein Chaos
Mit einem verbreiteten Irrtum will Henneberg aufräumen: „EDV heilt kein Chaos! Schlecht verwaltete Kundendaten, Belege oder Lagerführung werden auch durch die beste Software nicht geordneter.“ Wer allerdings schon manuell Ordnung in seine Kunden-, Lieferanten und Auftragsorganisation gebracht habe, könne von einer guten Handwerkersoftware enorm profitieren.
Ein weiterer Trugschluss: Leistungsfähige Handwerkersoftware erfordere moderne und schnelle Computer. „Taifun beweist das Gegenteil und ist damit auch für Existenzgründer interessant“, stellt Henneberg klar. „Wer eine EDV-Erstausrüstung braucht, sollte einfache und zweckmäßige Rechner, vernünftige Monitore und Drucker kaufen. Was Sie gegenüber einer Hightech-Ausstattung sparen, sollten Sie in ein ordentliches Handwerkerprogramm inves­tieren.“

Im Modul Terminplaner können für jeden Mitarbeiter Termine angelegt werden. Handelt es sich beispielsweise um Kunden, die in der Software bereits erfasst sind, werden die Stammdaten mit dem Termin verknüpft.

Importschnittstellen und Warenkorbanbindung
Interessant sei die Branchenlösung auch wegen ihrer Schnittstellen zum Großhandel und zu den Herstellern. Artikelkataloge im „DATANORM“-Format können direkt aus der Software mit nur zwei Mausklicks importiert werden. Damit entfällt das Suchen auf den Seiten der Großhändler, Zwischenspeichern und Entpacken ebenso wie das Hantieren mit CDs. „Wir nutzen „DATANORM online“ seit Langem. Schneller und einfacher geht es nicht“, meint Henneberg. „TAIFUN Handwerk“ ist außerdem über eine universelle Schnittstelle an Shops und Online-Systeme vieler Großhändler angebunden. Dies ermöglicht nach Angabe des Softwareherstellers eine vereinfachte Beleg­erstellung und den sofortigen Abruf von Artikelinformationen. Angebote, Aufträge und Bestellungen könnten so schneller erstellt werden.
Komfortabel auch die Kommunikationsfunktionen: Über eine optionale Telefonschnittstelle können aus der Software heraus durch Doppelklick auf Kontaktdaten beispielsweise Telefongespräche geführt oder SMS versendet werden.

Modulare Zusatzfunktionen
Zur Ausstattung der Software gehören neben gewerkspezifischen Features auch optionale Zusatzmodule, mit denen das Programm je nach den individuellen betrieblichen Anforderungen erweitert werden kann. Henneberg und seine Mitarbeiter arbeiten z. B. täglich mit dem Modul „Preisspiegel“. „Der Nutzen ist groß, denn die Preisunterschiede bei den Großhändlern sind ja zum Teil enorm“, stellt der Obermeister fest. Für den Datenaustausch mit Steuerberater und „DATEV“ wird bei Heymeier das Modul „DATEV-Export“ eingesetzt, das Modul „Zahlungsverkehr“ hilft dem Betrieb bei der Abwicklung von Zahlungen, und das Modul „Wartung“ soll die Verwaltung von Verträgen, Anlagen und Geräten mit den zugehörigen Messwerten einfach und übersichtlich gestalten.

Hans Dupont: „Die EDV verbessert das Zeitmanagement und die Terminplanung bei uns.“

Mobile Auftragsabwicklung im Kundendiensteinsatz
Neu im Angebot des Herstellers ist das Programm „TAIFUN Mobile Aufträge“ für den Monteur im Außendienst. Die Software wurde dieses Jahr zunächst auf der CeBIT und dann auf der ISH vorgestellt. Die mobile Auftragsabwicklung für windowsbasierte Endgeräte verfügt über einen gro­ßen Funktionsumfang und ist zu „TAIFUN Handwerk“ kompatibel. Mit dem neuen Produkt ist ein asynchroner Versand von Auftragsdaten zwischen dem mobilen Gerät des Monteurs und dem PC in der Zentrale möglich. Damit hat die Zentrale zu jedem Zeitpunkt Zugriff auf aktualisierte Daten des Monteurs und umgekehrt – unabhängig davon, wann das mobile Gerät oder der PC im Büro in Betrieb ist, betont der Hersteller. Der Datenaustausch erfolgt über eine SSL-verschlüsselte Internetverbindung. Dafür genügen ein Internet-Anschluss im Büro und ein Internetzugang (beispielsweise ein UMTS-Adapter) für den Laptop, das Netbook oder den UMPC bzw. Tablet PC.

Bilder: Taifun Software AG, Hemmingen

www.taifun-software.de