Leichte Arbeit mit über 1,3 Mio. Datensätzen

Es gibt keine Handwerkersoftware, die Klaus-Peter Kusche nach eigenem Bekunden so überzeugt hat, wie „TopKontor Handwerk“. In seinem beruflichen Leben hat der Gas- und Wasserinstallateurmeister sowie Heizungs- und Lüftungsbauermeister schon einige kaufmännische Softwareprodukte gesehen und damit gearbeitet. Als er aber vor fünf Jahren auf das Programm „TopKontor“ stieß, stand damit die Entscheidung für sein Unternehmen fest. „Die Software ist einfach sowie intuitiv zu bedienen und gleichzeitig sehr zuverlässig sowie stabil“, erklärt der SHK-Unternehmer.

Aktuell hat er mehr als 1,3 Mio. Datensätze von Großhändlern und Herstellern in der Datenbank von „TopKontor Handwerk“ hinterlegt. Eingelesen hat er sie über Datanorm. „Diese Daten sind für meine alltägliche Arbeit unerlässlich. Und wenn da die Software nicht stabil läuft, hindert mich das in meinem Job. Das kann ich mir nicht erlauben“, erklärt er. „Hier kann ich mich aber auf die Software verlassen und wurde noch nie enttäuscht.“ Dagegen hätten andere Softwareprodukte, die er in der Vergangenheit kennenlernen durfte, schon mal geschwächelt. Über die Suchfunktion, die nur wenige Bruchstücke des Suchbegriffs braucht, findet er genau das Material, das er unter den rund 1,3 Mio. gesucht hat. „Das ist sehr praktisch“, sagt Kusche. Schon die Testversion, die er sich vor fünf Jahren bei dem Fachhändler seines Vertrauens angesehen hat, überzeugte ihn in dieser Sache. Und diese Überzeugung ist bis heute geblieben: Dem Rheinenser Softwarehaus blue:solution software ist er treu geblieben und hat mittlerweile die fünfte Version im Einsatz. Kombiniert mit einem Pflegevertrag hat er zudem die Sicherheit, stets auf dem aktuellen Stand zu bleiben.

Schwerpunkt: Kundendienst
Der Schwerpunkt bei Kusche Haustechnik liegt im Bereich Service, Reparaturen und Instandsetzungen in den Bereichen Sanitär, Heizung, Klima und Lüftung. Für Großunternehmen in der Umgebung von Freudenberg im Siegerland übernimmt Kusche mit fünf Gesellen und einem Auszubildenden den Werkskundendienst. Im Umkreis von 30km, aber manchmal auch bis 130 km, ist das Team um Klaus-Peter Kusche unterwegs. Der Chef selber hat sich in den letzten Jahren allerdings zum „administrativen Strippenzieher“ entwickelt, wie er sich selbst beschreibt. „Ich baue neue Kundenkontakte auf, fülle die Auftragsbücher und mache die leidige Büroarbeit, die mir aber mit der Software wirklich leicht von der Hand geht“, erklärt Kusche.

Zahlreiche Softwareprodukte
Bevor sich der zweifache Meister 2006 selbstständig machte, hatte er in anderen SHK-Unternehmen gearbeitet. Schon 1989 hatte er erste Berührungen mit der EDV in SHK-Unternehmen und seit dem einige Softwareprodukte kennengelernt. „Nur keine hat mich so überzeugt, wie „TopKontor Handwerk“. Und somit kam für mich in meinem eigenen Unternehmen nur diese Bürosoftware infrage“, erklärt er. Auch seine Frau Andrea ist überzeugt von der Arbeit mit der Software. Rund 2000 Rechnungen schreiben sie und ihr Mann im Jahr und nutzen dafür das Programm. Auch Kalkulationen und Angebote werden mit der Software erstellt. Dabei lobt Klaus-Peter Kusche den ständig aktualisierten Preisspiegel in der Software, der eine Übersicht über die Leis­tungspreise liefert. Für die Rechnungen greifen Kusche und seine Frau auf die umfangreich gesammelten Stammdaten der Kunden zu.

„wysiwyg“-Funktion
Eine leichte Übersicht in der Dokumentenbearbeitung verspricht die „wysiwyg“-Funktion (what you see is what you get): In allen Dokumenten, ob als Angebot, Auftrag oder Rechnung erstellt, ist der Inhalt sofort sichtbar. Außerdem hat Kusche Haustechnik die Möglichkeit genutzt, in allen Unternehmensdokumenten auch das Firmenlogo und einen Briefkopf mit den Unternehmensdaten einzubinden. Auch die Scannerschnittstelle hat Kusche für sich entdeckt. „Nun kann ich Dokumente, die ich im Kundenkontakt erhalte, einscannen und digitalisiert dem Mandat zuordnen. Das ist eine übersichtliche Sache“, betont der Chef.

Papierloses Büro – Zukunftsmusik
Eigentlich könnte er sich auch ein papierloses Büro vorstellen. Aber bis es soweit und völlig normal sei, gehen bestimmt noch einige Jahre ins Land, vermutet der 54-Jährige. Er liebäugelt auch mit der App „TopReparatur“. Die App ermöglicht es, Reparaturaufträge unterwegs zu bearbeiten, über neue Aufträge informiert zu werden und Nachrichten mit dem Büro auszutauschen. Dabei sind die Datenerfassung und der Zugriff auf die Materialbestände, Lohndaten oder Textstammdaten auch ohne Online-Verbindung möglich. Durch die Kooperation mit der Berliner SumUp Ltd. ist die sofortige Abrechnung über Kredit- und EC-Karten vor Ort möglich. Dies würde jede Menge administrativen Aufwand bei der herkömmlichen Erfassung und Abrechnung im Büro ersparen. „Hier sind unsere Kunden aber noch nicht soweit. Denn viele wollen noch direkt vor Ort einen ausgefüllten Auftragszettel“, erklärt Kusche. Im Handling sei das noch etwas kompliziert, sein Team mit transportablen Druckern auszustatten. Gleichzeitig müssten sich alle auch an die Bedienung gewöhnen, damit direkt vor Ort nicht zu viel Zeit verloren gehe. Auch die Verknüpfung zwischen der Software und dem Mailprogramm können Kusches nicht immer für sich nutzen. Rechnungen und andere Korrespondenzen werden heute immer noch auf vielfachen Wunsch der Kunden per Post verschickt. Aber auch hier sind sich Kusches sicher, dass sich die Zeiten ändern werden.

Bilder: blue:solution software
www.bluesolution.de