Gesetzeskonforme E-Mail-Sicherung

Im letzten Jahr feierte die E-Mail in Deutschland ihren 30. Geburtstag. Seitdem die erste Nachricht aus den USA auf einem Institutscomputer in Karlsruhe eintraf, hat sich der elektronische Postweg zu einem Erfolgsmodell gemausert. Im Falle von Geschäfts-E-Mails steht sie heutzutage in der Wichtigkeit ihrem Pendant auf Papier in nichts nach. Mit neuen Modellen wie der DE-Mail versuchen Anbieter ihre Rechtssicherheit weiter zu erhöhen. Die Archivierung von steuerlich und rechtlich relevanten E-Mails ist inzwischen ebenfalls klar geregelt. Seit dem 1. Januar 2015 betreffen viele bestehende Regelungen auch kleine Betriebe, die in der Vergangenheit ausgenommen waren. Die Umsetzung einer richtlinienkonformen Archivierung erfordert professionelle Werkzeuge und klare Regeln im Umgang mit dem elektronischen Geschäftsposteingang.

Früher galt: Wichtige geschäftliche Vereinbarungen schließt man auf Papier und versendet sie per Post oder später per Fax. Schließlich war nur ein physisches Schreiben ein echtes Dokument und auch nur dieses landete im Aktenordner. Diese Zeiten sind vorbei. Aufträge und Projekte werden heute zu einem Großteil per E-Mail abgewickelt. Anfragen von Bauträgern, Angebotseinreichungen, GAEB-Dateien und sogar Rechnungen werden regelmäßig elektronisch verschickt und bearbeitet. Sobald Geschäfts-E-Mails der Abwicklung von Aufträgen, Projekten, Kundenbeziehungen oder buchhalterischen Aufgaben dienen, sind sie jedoch archivierungspflichtig. Und Archivierung bedeutet mehr als nur die Ablage in einem Ordner des E-Mail-Programms oder das zusätzliche Abspeichern auf der Festplatte.

GoBD
Mit Stichtag 1. Januar 2015 sind zwei wichtige Richtlinien zur Archivierung digitaler Dokumente zu einer neuen Richtlinie zusammengefasst worden und unter der Bezeichnung „GoBD“ (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) erschienen. Diese weitet jedoch den Geltungsbereich aus: Unterlagen bisher nur jene Unternehmen den Auflagen zur digitalen Archivierung, die eine doppelte Buchführung anwenden, sind es nun auch kleine Unternehmen und Selbstständige, die eine Einnahmen-Überschussrechnung anfertigen. Auch die Art und Weise, wie Dokumente aufbewahrt werden müssen, ist seit dem 1. Januar klarer und teilweise strenger geregelt.
Bereits seit über 12 Jahren müssen steuerrelevante digitale Unterlagen zwingend elektronisch archiviert werden. Nicht nur der Fiskus kann Unternehmen bei der Feststellung einer mangelhaften E-Mail-Archivierung belangen. Auch wenn Mitarbeiter geschäftliche E-Mails ohne böswilligen Vorsatz löschen, z. B. um Speicherplatz zu gewinnen, kann eine Reihe unangenehmer Rechtsfolgen eintreten. Die Bandbreite reicht hier von der Verletzung handelsrechtlicher Buchführung über das Geltendmachen von Schadenersatzansprüchen bis hin zur persönlichen Haftung der Geschäftsführung. Die Vielzahl der möglichen Fallstricke hängt mit den vielen Rechtsgebieten zusammen, die in die E-Mail-Thematik hinein spielen.

Revisionssicherheit
Mindestens sieben verschiedene Gesetzbücher und Grundsatzdokumente enthalten Regeln und Vorgaben für die Archivierung von E-Mails. Wer seine elektronischen Dokumente gerichts- und steuersicher aufbewahren möchte, steht vor einer entsprechend großen Herausforderung. So müssen archivierte Mails zum einen unveränderlich, langlebig und unzerstörbar sein, zum anderen wieder auffindbar und jederzeit verfügbar. Hinzu kommt, dass geschäftliche Korrespondenz in elektronischer Form je nach rechtlicher Relevanz sechs bis zehn Jahre aufbewahrt werden muss. Besonders bemerkenswert ist, dass eine Ablage von E-Mails in Papierform nicht mehr ausreicht, da sie als nicht nachprüfbar gilt. Zudem sind E-Mails immer in dem Dateiformat zu speichern, in dem sie gesendet wurden. Das abgelegte Duplikat muss also dem Originaldokument entsprechen. Gleichzeitig sollte es aber zusätzlich in einem Format gespeichert sein, dass sich auch in zehn und mehr Jahren noch problemlos öffnen und lesen lässt. Wie also lässt sich die Aufgabe der E-Mail-Archivierung erfolgreich lösen?

Insellösungen mit systembedingten Nachteilen
Am Software-Markt gibt es viele Programme, die zur Archivierung der elektronischen Post entwickelt wurden. Ihr größter Nachteil: Sie kommen als weitere Lösung in bestehende EDV-Infrastrukturen und müssen über Schnittstellen eingebunden und separat gepflegt werden. Zudem haben sie keine direkte Verbindung zur Kunden- und Auftragsverwaltung eines Betriebes. Wer also nachvollziehen möchte, welche E-Mails er in den vergangenen Monaten mit einem Kunden ausgetauscht hat, kann nur auf die Drittlösung zurückgreifen und dort über den Kundennamen suchen. Eine Zuordnung direkt in seiner kaufmännischen Software ist mit einem solchen Fremdprodukt nicht möglich.

Softwareunterstützte Archivierung
Kaufmännische Programme mit einer vollintegrierten E-Mail-Archivierung erfüllen die Ansprüche an die Lagerung der elektronischen Post entsprechend elegant. Die Archivierung fügt sich nahtlos in die Kundenverwaltung, die Auftragsabwicklung oder die Projektbearbeitung ein. Von Kunden- oder Lieferantenseite eingehende E-Mails werden automatisch archiviert und dem Absender zugeordnet. Im Anschluss sind sie jederzeit beim jeweiligen Kunden bzw. Lieferanten unter dem angegebenen Schlagwort abrufbar. Je nach Softwarelösung gehen auf Wunsch alle E-Mails oder nur diejenigen, die nicht eindeutig zugewiesen werden, in den sogenannten Vorbereich. Von dort aus können Sie manuell zugewiesen werden.
Des Weiteren können E-Mails auch einem Projekt, einem Lieferanten, einer Baustelle oder einem Wartungsobjekt zugeordnet werden. Sämtliche Mail-Eingänge werden über einen E-Mailserver-Dienst direkt ins Archiv geleitet. Dadurch ist eine Manipulation der E-Mails vor der Archivierung nicht möglich. Ein wichtiger Punkt für die Erfüllung der gesetzlichen Vorgaben. Zudem stehen die E-Mails wie gewohnt in Outlook oder anderen marktüblichen Mail-Programmen bereit. Das Gleiche passiert mit ausgehenden E-Mails, die an Kunden oder andere Kontakte versandt werden. Über die Schnittstelle des E-Mail-Serverdienstes wird sichergestellt, dass jede E-Mail einmalig im Archiv abgelegt wird. Ein Datenverlust durch voreiliges oder unbedachtes Löschen von E-Mails wird verhindert. Das Löschen unerwünschter Spams bleibt natürlich weiterhin möglich. Eine durchdachte E-Mail-Archivierung beansprucht darüber hinaus ausgesprochen wenig Speicherplatz. Die Basisdatei sollte einmalig und in zwei Formaten gespeichert und mit den verschiedenen Archiv­einträgen verknüpft werden. Dubletten und Mehrfachablagen lassen sich so vermeiden. Die zwei Formate haben den Hintergrund, um zum einen, wie vom Gesetz gefordert, die Originaldatei zu behalten, zum anderen deren Lesbarkeit dauerhaft zu gewährleisten. Für die zweite Version bietet sich das PDF-Format an.

Problem private E-Mails
Durch die gesetzliche Archivierungspflicht von E-Mails wirft auch der private Mailverkehr im Unternehmen eine ganze Reihe von Problemen auf. Denn die Archivierung privater E-Mails von Beschäftigten ist Arbeitgebern gesetzlich untersagt. Duldet der Arbeitgeber das Schreiben privater Mails am Geschäfts-PC, so wird er laut Gesetz selbst zum Anbieter von Telekommunikationsdiensten. Damit unter­liegt er dem Fernmeldegeheimnis und darf nicht mehr auf private elektronische Daten seiner Mitarbeiter zugreifen. Entschließt er sich, private E-Mails zu verbieten, so muss er die Einhaltung dieses Verbots kontrollieren. Ansons­ten führt die inoffizielle Duldung des privaten Mailverkehrs dazu, dass die Beschäftigten diesen quasi als Gewohnheitsrecht betrachten können. Rechtlich gesehen bietet ein konsequentes und regelmäßig überprüftes Verbot von privaten E-Mails für Unternehmen die meisten Vorteile, da sich dann bezüglich der E-Mail-Archivierung keine Zielkonflikte ergeben.

Fazit
Der E-Mail-Verkehr hat mittlerweile große Teile der traditionellen Geschäftskorrespondenz abgelöst. Damit hat die E-Mail buchhalterisch und steuerrechtlich neue Tatsachen geschaffen. E-Mails enthalten eine Unmenge geschäftskritischer Daten, die archiviert werden müssen. Zum einen, um die Rechtmäßigkeit geschäftlicher Vorgänge im Zweifelsfall nachvollziehbar zu machen, zum anderen, um eine nachträgliche Veränderung von Geschäftsunterlagen wirksam zu unterbinden. Die gesetzliche Pflicht zur Archivierung verdeutlicht aber auch, dass Unternehmen Software-Lösungen benötigen, die ihnen die Arbeit – also auch den Prozess der Archivierung – erleichtern. Hier empfiehlt sich die Entscheidung für eine kaufmännische Software, die über eine vollintegrierte Archivierungslösung verfügt, wie z. B. „Streit V.1“ von der Streit Datentechnik GmbH. Eine gute Option für SHK-Unternehmen, die sich mit dem Thema der E-Mail-Archivierung nicht mehr als nötig beschäftigen wollen.

Autor: Roland Gmeiner, Geschäftsführer, Streit Datentechnik GmbH

Bilder: Streit Datentechnik

www.streit-datec.de