Betriebsablauf leichter und effizienter führen - Einsatz der „TAIFUN“-Handwerker-Software in einem Kölner SHK-Betrieb

Der Gas- und Wasserinstallateurmeis­ter sowie Zentralheizungs- und Lüftungsbaumeister musste nicht von den Vorteilen überzeugt werden, die eine ganzheitliche EDV-Branchenlösung bietet. „Seit vielen Jahren arbeiten wir mit betrieblicher Software. Wir haben einen hohen Anspruch an uns selbst und brauchen Technik, die uns die Büro- und Verwaltungsarbeit erleichtert. Wie wir klarkämen, wenn wir – wie viele weniger professionelle Kollegen – mit Excel und Word wurschteln würden, weiß ich nicht“, bekennt Stallberg. Einst begann er mit Taylorix Software, im Jahr 2000 hat er sich nach intensiver Recherche für „TAIFUN Handwerk“ entschieden. „Die Umstellung hat gut geklappt. Die wenigen Daten, die wir aus der alten Anwendung migrieren mussten, konnten wir gut ins neue Programm importieren“, berichtet Stallberg. Seit 1968 schon besteht sein Unternehmen, die Stallberg GmbH Heizung & Sanitär. Mit ihrem 22-köpfigen Team zählt sie zu den größeren Handwerksbetrieben der Domstadt.

Nicht nur bei der Datenmigration, sondern auch bei den ersten Schritten mit der Software wurde das Unternehmen von dem im Vorort zuständigen Fachhändler, der Scheffler & Prinz GmbH, unterstützt. „Wobei man sagen muss, dass die Einarbeitung im Großen und Ganzen ohnehin problemlos ablief, weil das System einfach durchdacht ist“, erinnert sich der Handwerksmeis­ter. „Den zentralen TAIFUN-Support mussten wir noch nie beanspruchen. Wenn doch mal ein Problem auftaucht, unterstützt uns Scheffler & Prinz kompetent und fair.“

Gutes Zeitmanagement sorgt für Servicequalität

Nach Umsatz gliedert sich die Kundenstruktur der Stallberg GmbH in etwa 30% Hausverwaltungen und 70% Privatkunden. Schwerpunkte liegen in den Bereichen Bäderbau, Heizungsbau und Solaranlagen, einen großen Stellenwert hat auch der Kundendienst. Und zwar „an 365 Tagen im Jahr“, betont der Chef. „Ehrliche Beratung steht bei uns an erster Stelle. Bei Reparaturen wird nichts, was nicht erforderlich ist, eingebaut oder abgerechnet. Unsere Fahrzeuge führen einen großen Bestand von Artikeln mit, um unnötige Fahrtkosten zu vermeiden.“ Gutes Zeitmanagement ist eine Voraussetzung für diese Servicequalität. Dafür sorgt der Terminplaner, der als optionales Modul zur Software gehört. Gabi Stevens gefallen die einfache Handhabung und das durchdachte Handling – nicht nur beim Terminplanermodul, sondern auch beim Hauptprogramm. „Das beginnt schon bei der aufgeräumten Arbeitsoberfläche, die ich mir nach Bedarf auch selbst konfigurieren kann“, betont die gelernte Bürokauffrau im Handwerk.

Schnelle Stammdatenverwaltung und Auftragsabwicklung

Schon bei der Stammdatenverwaltung stellt die Software ihre Stärken unter Beweis. „Das Programm arbeitet sehr schnell, und wir müssen jede Kunden- und Lieferantenadresse nur ein einziges Mal eingeben. Das spart Zeit und schont die Nerven“, findet Bürokaufrau Denise Kilburg, die schon ihre Ausbildung in dem SHK-Betrieb und mit der Software absolvierte. „Nützlich finde ich auch die sehr vielfältigen Suchmöglichkeiten für Artikel- und Kundendaten“, ergänzt Gabi Stevens. „Stimmt alles. Aber in den verschiedenen Phasen der Auftragsabwicklung ist die Software für uns am hilfreichsten“, erklärt Installateur- und Heizungsmeister Gregor Geyer. „Das fängt bei der Kalkulation und Erstellung von Angeboten an. Mit einem Mausklick machen wir daraus einen Auftrag.“ „Und aus erledigten Aufträgen lassen sich automatisch Rechnungen erzeugen“, ergänzt Kilburg.
Überzeugt ist man im Meisterbüro auch vom Zusatzmodul „Wartung“. Kundendienstleiter Jens Westram: „Es vereinfacht die Verwaltung von Verträgen, Anlagen und Geräten mit zugehörigen Messwerten doch recht stark.“ Stallberg geht noch weiter: „Nicht nur das. Es ist vor allem auch anpassbar. Das sind Attribute, die für mich durchaus Einfluss auf die Kaufentscheidung hatten“. Das Modul „TAIFUN Wartung“ wurde darüber hinaus vom nord­rhein-westfälischen SHK-Fachverband erfolgreich getestet.

Kommunikation und E-Mail-Archivierung auf clevere Art

Die vielfältigen Kommunikationsmöglichkeiten der Software können in der Firma Stallberg nur eingeschränkt genutzt werden. Denn eigentlich ist es möglich, direkt aus der Software heraus über entsprechende Schnittstellen zu telefonieren, zu faxen, SMS und E-Mails zu senden, jedoch: „Telefon und Fax funktionieren bei uns leider nicht über die Software“, bedauert der Chef. „Unsere Telefonanlage zickt und will nicht mit dem Programm kooperieren.“
Das Thema Kommunikation hat aber auch noch eine andere Dimension: Fluten von E-Mails wollen sinnvoll strukturiert und aufbewahrt werden, schließlich gibt es Vorschriften wie die GoB (Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung) und die GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen). Gerade in Handwerksbetrieben sollten Tätigkeiten in diesem oft frustrierenden Aufgabenbereich keine Zeitkiller sein, weil es auch für Bürokräfte wichtigere Dinge, etwa in der Belegbearbeitung, zu erledigen gibt. Aus diesem Grund sind die Bürokauffrauen Stevens und Kilburg ganz froh, dass Sie mit dem „TAIFUN MailServer“ arbeiten können. Die Software archiviert empfangene und versendete E-Mails automatisch. Dabei stelle ein gezieltes Ausschlussverfahren sicher, dass nur erwünschte E-Mails gespeichert werden. Kilburg: „Wir sehen die E-Mails kundenbezogen im Hauptprogramm. Für uns heißt das: Zu jedem Kunden oder Lieferanten können wir bequem den kompletten E-Mail-Verkehr anschauen.“ Werner Stallberg fasst den Nutzen von „MailServer“ auf seine ganz eigene Art zusammen: „Es unterstützt uns auf geniale Weise“. Und er fügt hinzu: „Angespornt von der offenbar positiven Kundenresonanz hat das Softwareunternehmen wohl das Aufgabenfeld Archivierung im Sinne umfassenden Dokumentenmanagements erweitert.“

Dokumentenmanagement und „DATANORM“

Tatsächlich präsentierte die hannoversche Softwareschmiede auf den diesjährigen Fachmessen ihr neues Dokumentenmanagementsystem „TAIFUN openDocument“, mit dem der SHK-Betrieb aber erst kurze Zeit arbeite. Es handelt sich um eine barcodegestützte Scannerlösung. Per Mausklick könne der Anwender Aufträge, Rechnungen und alle sonstigen Dokumente projekt- und kundenbezogen auf seinen Bildschirm holen. Dabei ermögliche es laut Hersteller, Abläufe zu automatisieren, Workflows abzubilden und rechtssicher zu archivieren.
Geübter ist das Stallberg-Team in der Arbeit mit „DATANORM Online“. Immer mehr Großhändler und Hersteller ziehen mit und zahlreiche Softwarehersteller lassen ihre Produkte entsprechend zertifizieren. „Bei TAIFUN ist das System – ebenso wie „DATANORM ShopConnect“ – natürlich gleich eingebaut“, weiß Stallberg.

„Ein bisschen knifflig war die Einrichtung von „DATANORM Online“ schon, aber die Sache selbst ist bequem“, ergänzt Gabi Stevens. Die „Sache“ ist ein vom Schwester­unternehmen TAIFUN eBusiness GmBH entwickelter Web-Service für die Übermittlung von Artikel- und Preiskatalogen. Der Vorteil: Handwerker müssen nicht mehr auf Homepage oder Datenträger des Herstellers zugreifen oder „DATANORM“-Dateien per E-Mail anfordern. Artikeldaten und Preise werden direkt aus der Handwerkersoftware heraus importiert.

Der zweite TAIFUN-Webservice, „DATANORM ShopConnect“, wird derzeit noch eher selten im Betrieb eingesetzt. „Sehr positiv“, lautet Stallbergs schnelles Urteil über die Funktionalität: Mit „DATANORM ShopConnect“ ist der Anwender direkt an die Webshops der Großhändler angebunden. Artikel können in den Beleg übernommen und dort weiter bearbeitet werden.  Zusätzlich können bereitgestellte Produktdetails sowie technische Informationen, Prospekte, Zeichnungen, Fotos und Angaben zur Verfügbarkeit der Artikel aufgerufen werden.

Fazit

Am Beispiel der „TAIFUN“-Branchenlösung samt ihrer Zusatzmodule wird deutlich: Die neue Generation der Handwerkersoftwaresysteme bietet den Sanitär-, Heizungs- und Klimabetrieben nicht mehr nur ein kaufmännisches EDV-System zur Kalkulation von Angeboten und zur Bewältigung des Rechnungswesens. Handwerkersoftware des Jahres 2012 ist idealerweise ganzheitlich angelegt. Bei „TAIFUN“ deckt sie nahezu alle Bereiche der zeitintensiven, aber notwendigen Büroarbeit ab und will in jedem Aufgabenfeld Zeit und Aufwand sparen helfen, Effizienz steigern sowie die Produktivität erhöhen.

Bilder, soweit nicht anders angegeben:
Taifun Software AG, Hannover

www.taifun-software.de
www.stallberg.com