Elektronischer Entgeltnachweis ab 2010 Pflicht

Der elektronische Entgeltnachweis - früher auch Jobcard genannt - bildet künftig die Grundlage für die Leistungsberechnungen der Bundesagentur für Arbeit und der Behörde für Wohn- und Elterngeld. Im ersten Schritt sollen die Bundesagentur für Arbeit (BA) und die leistungsbewilligenden Behörden für Wohn- und Elterngeld mit dem Abruf der Bescheinigungsdaten beginnen. Auf der Grundlage der gewonnenen Erfahrung soll dann das Verfahren auf weitere Sozialleistungen ausgedehnt werden. Für die Zukunft besteht sogar die Möglichkeit, die Abwicklung von Lohnersatzleistungen in das ELENA-Verfahren aufzunehmen. Das Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie (BMWi) prüft, ab dem 1. 1. 2015 alle weiteren Auskünfte, Bescheinigungen und Nachweise nach dem Sozialgesetzbuch und seiner besonderen Teile nach § 68 SGB I in das ELENA-Verfahren mit einzubeziehen.

Ziel ist, durch eine zentrale Datenbank zur Speicherung von Arbeitnehmer-Daten die Arbeit in deutschen Behörden und Arbeitsagenturen zu erleichtern. Eine schnelle Online-Abfrage über die auf einem Zentralrechner der Rentenversicherung gespeicherten Einkommensnachweise soll dabei helfen, einige Millionen Euro Bürokratiekos­ten pro Jahr zu sparen. Bescheinigungen in Papierform sollen später entfallen. Insgesamt sollen durch die neue Datenbank Arbeitgeber und Behörden entlastet werden. Die Vorteile, die durch den Abbau bürokratischer Hürden entstehen, sollen den Leistungsberechtigten zugute kommen.

Welche Bescheinigungen sind betroffen?
Gemäß § 95 SGB IV wird das ELENA-Verfahrensgesetz für folgende Auskünfte, Bescheinigungen und Nachweise angewandt:

• Arbeitsbescheinigung (§ 312 des Dritten Buches),
• Nebeneinkommensbescheinigung (§ 313 des Dritten Buches),
• Auskunft über die Beschäftigung (§ 315 Abs. 3 des Dritten Buches),
• Auskünfte über den Arbeitsverdienst zum Wohngeldantrag (§ 23 Abs. 2 des Wohngeldgesetzes),
• Einkommensnachweise (§ 2 Abs. 7 Satz 4 und § 9 des Bundeselterngeld- und Elternzeitgesetzes).

Welche Pflichten hat der Arbeitgeber?
a) Monatliche elektronische Meldung
Der Arbeitgeber hat gem. § 97 Abs. 1 SGB IV der Zentralen Speicherstelle für jeden Beschäftigten (auch Beamte, Richter, Soldaten) monatlich zusammen mit der Entgelt­abrechnung eine elektronische Meldung an die Zentrale Speicherstelle (ZSS) zu erstatten.

Ausnahmen:

• Geringfügig Beschäftigte in einem Privathaushalt (nach § 8a SGB),
• Versorgungsbezugsempfänger.

Die Meldung beinhaltet (gemäß § 95 SGB IV) insbesondere folgende Daten:

• Versicherungsnummer (§ 147 des Sechsten Buches) oder Verfahrensnummer (Absatz 4),
• Familienname des Beschäftigten,
• Geburtsdatum des Beschäftigten,
• Anschrift des Beschäftigten,
• erfasstes Einkommen des Beschäftigten in Euro,
• Beginn und Ende des Zeitraums, für den das erfasste Einkommen erzielt wurde,
• Art des Einkommens,
• Beitragsgruppen (falls vorhanden),
• laufende Nummer der Meldung,
• Name des Arbeitgebers,
• Anschrift des Arbeitgebers und
• Betriebsnummer des Beschäftigungsbetriebs.

Sonstige personenbezogene Daten dürfen nicht enthalten sein.
Alle weiteren Inhalte des "Multifunktionalen Verdienstdatensatzes" (MVDS) ergeben sich aus den einzelnen Bescheinigungen. Zumindest betroffen sind folgende Informationen:

• bei Teilzeitbeschäftigten die durchschnittlich vereinbarte Wochenstundenzahl,
• das vereinbarte Entgelt und gesondert vereinbarte Zulagen,
• laufende Zahlungen unterschieden nach Mehrarbeitsvergütung, Zulagen oder Zuschlägen, leistungsunabhängige variable Entgelte, vermögenswirksame Leistungen und Fahrgelderstattungen,
• Einmalzahlungen unterschieden nach Weihnachtsgeld, Urlaubsgeld, Urlaubsabgeltungen, Jubiläumsgeld, Abfindungen und sonstige Sonderzahlungen,
• Sachbezüge,
• Entgeltumwandlungen,
• Zuschüsse des Arbeitgebers zu Sozialversicherungsbeiträgen,
• Aufstockungsbeiträge nach dem Altersteilzeitgesetz,
• Kurzarbeitergeld,
• abgeführte Beiträge an die einzelnen Zweige der Sozialversicherung oder Versorgungswerke,
• Lohnsteuer, Kirchensteuer und Solidaritätszuschlag,
• einbehaltene Pfändungsbeträge.

In der Regel sind folgende Summierungen einzeln auszuweisen. Dabei liegt derzeit noch das Problem in der Definition bestimmter Werte, die - je nach Leistungsträger - unterschiedlich definiert werden:

• laufende Zahlungen,
• Einmalzahlungen,
• Gesamt-Brutto,
• das gesetzliche Netto,
• Nettozulagen,
• das ausgezahlte Entgelt,
• das Steuer-Brutto, jeweils gesondert für laufende Zahlungen und Einmalzahlungen,
• das Sozialversicherungs-Brutto, jeweils gesondert für laufende Zahlungen und für Einmalzahlungen und begrenzt auf die Beitragsbemessungsgrenze für die Kranken- und Pflegeversicherung sowie die Renten- und Arbeitslosenversicherung.

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b) Protokollierung (§ 97 Abs. 2 SGB IV)
Die Datenübermittlung muss mit folgendem Inhalt protokolliert werden:

• Absendezeitpunkt der Übermittlung,
• Monat, für den die Meldung erfolgt,
• die Versicherungsnummer oder Verfahrensnummer des Teilnehmers und
• die Betriebsnummer des Beschäftigungsbetriebs.

Nach Ablauf von zwei Jahren muss die Protokollierung gelöscht werden, sofern sie nicht darüber hinaus zu Beweiszwecken in einem bereits eingeleiteten Verwaltungs- und Gerichtsverfahren benötigt wird. In diesem Fall ist sie unverzüglich nach Mitteilung der abrufenden Behörde, dass das Verfahren abgeschlossen worden ist, zu löschen. Ein Datenübermittlungsprotokoll für den einzelnen Arbeitnehmer ist nicht erforderlich.

c) Korrektur/Stornierung von Meldungen (§ 97 Abs. 5 SGB IV)
Werden Daten nach der Übermittlung an die Zentrale Speicherstelle für einen Abrechnungszeitraum geändert, ist die Meldung für diesen Abrechnungszeitraum unverzüglich zu stornieren und eine neue Meldung mit den geänderten Daten zu erstellen. Korrekturmeldungen sind nicht zulässig. Verstöße können als Ordnungswidrigkeit geahndet werden.

d) Information für den Arbeitnehmer (§ 97 Abs. 1 Satz 3 SGB IV)
In der Entgeltbescheinigung (Abrechnung der Brutto/Netto-Bezüge) des Arbeitnehmers muss auf die Datenübermittlung an die Zentrale Speicherstelle hingewiesen werden.

Welche Stellen sind an dem neuen Verfahren beteiligt?

• Zentrale Speicherstelle,
• Arbeitgeber,
• Leistungsberechtigter (jeder Bürger),
• Antragsstelle,
• Registratur Fachverfahren (ITSG),
• Trustcenter,
• Leistungsgewährende Stelle (derzeit: Bundesagentur und Behörde für Wohn- und Elterngeld).

Derzeit sind der Verdienstdatensatz und die Verfahrensbeschreibung noch nicht offiziell bestätigt, es sollte von folgendem Verfahren ausgegangen werden:

• Bei der Datenstelle der Träger der Rentenversicherung wird eine eigenständige Organisationseinheit (räumlich, organisatorisch und personell getrennt) als Zentrale Speicherstelle (ZSS) eingerichtet. Diese speichert nach § 97 Abs. 1 SGB IV übermittelte Daten in verschlüsselter Form. Datendrehscheibe wird die Deutsche Rentenversicherung in Würzburg (DRV) sein.
• Der Arbeitgeber übermittelt mit jeder Lohnabrechnung ab Januar 2010 elektronisch in einem multifunktionalen Verdienstdatensatz die erforderlichen Daten an die neue Zentrale Speicherstelle (ZSS). Diese speichert die Daten unter einem Pseudonym und bestätigt dem Arbeitgeber den Dateneingang per Protokoll.
• Leistungsberechtigt kann jeder Bürger sein. Um die entsprechenden Leistungen beantragen zu können, ist eine einmalige Anmeldung bei der Antragsstelle erforderlich.
• Die Antragsstelle gibt die Daten des Leistungsberechtigten (Antragstellers) weiter an die Registratur Fachverfahren. Die Aufgaben der Registratur Fachverfahren übernimmt die ITSG (informationstechnische Servicestelle der gesetzlichen Krankenversicherung GmbH). Sie gilt als öffentliche Stelle, soweit sie diese Aufgaben nach dem ELENA-Verfahrensgesetz wahrnimmt. Außerdem gibt die Antragsstelle die Daten des Leistungsberechtigten (Antragsteller) zur Prüfung an das Trustcenter.
• Erst nach erfolgreich durchlaufenem Prüfverfahren stellt das Trustcenter dem Leistungsberechtigten (Antragsteller) die erforderliche Signaturkarte aus.
• Mit der neuen Signaturkarte wendet sich der Leistungsberechtigte an die leistungsgewährende Stelle (derzeit: Bundesagentur und Behörde für Wohn- und Elterngeld).
• Die leistungsgewährende Stelle prüft ihrerseits erneut die Signaturkarte des Antragstellers über das Trustcenter.
• Erst nach erneutem "grünem Licht" durch das Trustcenter kann die leistungsgewährende Stelle (Bundesagentur und Behörde für Wohn- und Elterngeld) die persönlichen Daten des Leistungsberechtigten in der Zentralen Speicherstelle (ZSS) erfragen.
• Nur nach komplett erfolgreichem Verfahren schließt sich der Kreis und die Zentrale Speicherstelle stellt die gewünschten Daten bereit.
• Jeder Leistungsberechtigte hat das Recht, über seine persönliche Signaturkarte jederzeit die Daten, die in der ZSS über ihn gespeichert sind, zu erfragen.

Besondere Regelungen

• Für geringfügig Beschäftigte in Privathaushalten und Versorgungsbezugsempfänger sind keine Meldungen zu erstatten.
• Der Datenbaustein zur Kündigung/Entlassung ist zwingend ab Juli 2010 zu melden. Davon ausgenommen sind geringfügig Beschäftigte (Personengruppe 109/110).
• Auch bei voller Unterbrechung sind die monatlichen Fehlzeiten zu melden.
• Angaben zur Nebenbeschäftigung von Arbeitslosen werden ab Januar 2012 Pflicht.

Autor: Dipl.-Betriebswirt Josef Ellenrieder, Ratinganalyst sowie Fachautor im Bereich des Finanz- und Rechnungswesens.

www.das-elena-verfahren.de