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„Pflicht zur digitalen Archivierung nicht außer Acht lassen“

GoBD-Anforderungen werden vielfach nicht umgesetzt. Mögliche Folgen und Empfehlungen

„Die GoBD-Vorschrift sollte nicht nur als Pflicht angesehen werden, die einem vom Staat ‚aufgedrückt‘ wird. Schluss­endlich hat eine Archivierung auch viele Vorteile“, sagt Sven Wollthan, Mitglied der Geschäftsführung bei Hausmann & Wynen Datenverarbeitung GmbH. Bild: Hausmann & Wynen Datenverarbeitung

 

Spätestens seit dem 1. Januar 2017 gelten die Vorschriften der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff). Jedes Unternehmen, unabhängig von Branche und Größe, unterliegt damit der Pflicht zur unveränderbaren und sicheren Archivierung, sofern für die Unterstützung und Steuerung der betrieblichen Prozesse eine Software eingesetzt wird. Diese Pflicht wird aber offensichtlich vielfach noch nicht erfüllt, wie das Softwareunternehmen Hausmann & Wynen festgestellt hat. „Wir empfehlen daher allen betroffenen Unternehmen möglichst schnell zu handeln“, sagt Sven Wollthan, Mitglied der Geschäftsführung bei Hausmann & Wynen Datenverarbeitung GmbH. Die IKZ-Redaktion erörterte im Interview mit dem Softwarespezialisten u.a. die Anforderungen zur ordnungsgemäßen Umsetzung, mögliche Nachteile bei einer Nichtbeachtung, aber auch die Vorteile durch die Umsetzung der Vorschriften.

IKZ-HAUSTECHNIK: Herr Wollthan, kurz zum Hintergrund der bestehenden Vorschrift: Welche Bereiche der digitalen Daten sind von der Archivierungspflicht betroffen? Und welche Anforderungen muss eine ordnungsgemäße Datensicherung in diesem Zusammenhang erfüllen?
Sven Wollthan: Es müssen alle elektronischen Dokumente zu einem Auftrag archiviert werden: z. B. eine Bestellung des Kunden per E-Mail, Lieferscheine, Rechnungen, GAEB-Dateien etc. Wichtig ist aber auch zu wissen, dass man nicht alles archivieren muss. Erhält man z. B. Dokumente per Papier, so ist man laut GoBD nicht gezwungen diese zu scannen. Scannt man diese Papierdokumente aber, dann müssen diese revisionssicher zusätzlich abgelegt werden. Dazu reicht kein reines speichern in einem Windows-Ordner.
„Bei der eigentlichen Datensicherung existieren auch noch viele Ammenmärchen, d. h. dass z. B. spezielle Hardware eingesetzt werden müsste. Dem ist nicht so: Wenn die Daten z. B. über Powerbird verschlüsselt in der Datenbank gespeichert wurden, reicht jede normale Hardware + Datensicherungssoftware. Es ist   natürlich vom Kunden sicherzustellen, dass diese technisch auch funktioniert. Die Anwender müssen das auch regelmäßig überprüfen.“

IKZ-HAUSTECHNIK: Wie hoch ist Ihren Erkenntnissen nach das Versäumnis in der Durchführungspflicht?
Sven Wollthan: Aktuell nutzen nur rund 15 % unserer Betriebe das revisionssichere Archiv. Sieht man mal von einem kleinen Teil der Unternehmen ab, die aufgrund ihrer Umsatzgröße nicht von den Vorschriften betroffen sind – damit sind die nicht bilanzierungspflichtigen Betriebe gemeint –, gibt es somit noch eine Vielzahl von Betrieben, die sich in der Pflicht befinden.

IKZ-HAUSTECHNIK: Welche möglichen Folgen können den Betrieben drohen, die die entsprechende Pflicht zur vorgeschriebenen Datensicherung außer Acht lassen bzw. nicht erfüllen?
Sven Wollthan: Wenn die vorgeschriebene Pflicht zur revisionssicheren Archivierung der Belege nicht erfolgt, können hier zum Teil empfindliche Strafen drohen. Dies kann bei einer Verwarnung beginnen, geht aber auch mit Bußgeldern einher.
Damit es nicht unbewusst zu einer Ahndung kommt, sollte sich der Archivierungspflichtige sicher sein, seine Daten „richtig“ gesichert zu haben. Denn in unseren Gesprächen erleben wir immer wieder, dass die Kunden „Speichern auf dem Server“ mit „verschlüsselt im revisionssicheren Archiv speichern“ verwechseln. Hier besteht ein himmelweiter Unterschied, denn es wird dann nicht die vom Gesetzgeber geforderte Unveränderbarkeit von Dateien eingehalten.

IKZ-HAUSTECHNIK:
In der Regel bestehen Daten und EDV-Programme seit langer Zeit in Unternehmen. Daher kommen zur Archivierung nicht selten Software-Insellösungen zum Einsatz. Worauf sollte ein Betrieb für dessen Einsatz achten? Und welche Nachteile können entstehen?
Sven Wollthan: Allgemein würde ich immer von einer Insellösung abraten. Alle unsere Interessenten kontaktieren uns, da unsere Software einen ganzeinheitlichen Ansatz bietet. Von der Kalkulation über Nachkalkulation, Bestellprozesse, Fahrzeugverwaltung, Ortung, Lohn, Fibu, Mobile APP’s bis hin zur integrierten DMS/Archivierungslösung. Viele Insellösungen entfallen nach dem Einsatz von „Powerbird“. Dadurch läuft eine Organisation natürlich auch viel schlanker, effizienter und schneller. Also liegen die Nachteile der Insellösungen auf der Hand: Oft muss man dann Dinge zwei- oder dreimal machen, die wir im Hintergrund korrekt automatisch erledigen. Dazu stehen Informationen in der jeweiligen Branchenlösung mitunter nicht immer auf Knopfdruck zur Verfügung, sodass dann auch in die Insellösung geschaut werden muss. Zu guter Letzt sind viele Insellösungen oft auch teurer als eine ganzheitliche Lösung.

IKZ-HAUSTECHNIK: Welche allgemeinen Empfehlungen können Sie für einen Auswahlprozess einer geeigneten Softwarelösung geben?
Sven Wollthan: Dem Auswahlprozess, die richtige Software für eine revisionssichere Archivierung zu finden, kommt eine hohe Bedeutung zu, da die einmal getroffene Entscheidung in der Regel langfristig Bestand haben soll. Schnell wird dabei festgestellt, dass der Markt die unterschiedlichsten Lösungen anbietet. Dabei sind die funktionalen und technischen Besonderheiten häufig auf den ersten Blick kaum zu erkennen. Vor diesem Hintergrund sollte der interessierte Betrieb genauer hinschauen, um die individuellen Anforderungen für eine Software zu ermitteln – und das am besten ganzheitlich gesehen. Von Vorteil ist dabei, wenn das digitale Archiv bereits ein fest integrierter Bestandteil einer kaufmännischen Gesamtlösung ist.

IKZ-HAUSTECHNIK: Ergeben sich neben dem Aufwand zur Archivierung auch Vorteile für den Betriebsablauf?
Sven Wollthan: Auf jeden Fall. Eine Archivierung hat viele Vorteile – was ein Beispiel aus unserem eigenen Hause beweist: Nach der Einführung der digitalen Archivierung konnten wir bei uns den 30 m² umfassenden Archivraum auflösen. Jetzt wird der Raum als Büro genutzt. Ruft mich heute ein Kunde an, der eine Frage zu einem alten Angebot/Auftrag/Vorgang hat, kann ich ihm die Frage bequem vom Arbeitsplatz aus beantworten – ohne in ein staubiges Archiv zu gehen. Des Weiteren hat es den großen Vorteil, auf die Daten auch mobil über unsere APP zugreifen zu können.
Neben der langfristigen, unveränderbaren und sicheren Aufbewahrung von Dokumenten und Informationen, ermöglicht ein digitales Archiv vor allen Dingen eine höhere Zugriffsgeschwindigkeit auf alle zentral abgelegten Informationen. Dadurch werden Prozesse beschleunigt und Reaktionszeiten deutlich verkürzt, was sich positiv auf den betriebsinternen Ablauf und letztlich auf die Kundenzufriedenheit auswirkt.

www.powerbird.de

 


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