Einhaltung der DSGVO leicht gemacht

Seit Mai des letzten Jahres besteht für alle Unternehmen die Pflicht, die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) anzuwenden. Mittlerweile haben sich die Aufsichtsbehörden gerüstet, sodass nun vermehrt mit betrieblichen Kontrollen zu rechnen ist. Während sich ein Teil der SHK-Unternehmen bereits mit den Anforderungen auseinander gesetzt hat, stehen andere Betriebe noch in den Anfängen. Hilfen zur praxisorientierten Umsetzung der DSGVO bietet jetzt eine Reihe von fünf IKZ-Webinaren an. Hier finden sowohl Einsteiger als auch Fortgeschrittene einen Leitfaden mit Tipps und Tricks zur leichten Anwendung für ihren betrieblichen Ablauf. Start der Reihe ist der 30. Januar.

Alle Unternehmen, vom Ein-Mann-Betrieb beginnend, müssen die DSGVO einhalten. Dies betrifft den Umgang mit einer Vielzahl von personenbezogenen Daten, die in einem Betrieb aufgenommen, verarbeitet, weitergeleitet oder Dritten zugänglich gemacht werden. So dürfen – um ein Beispiel aufzuzeigen – ohne gesonderte Einwilligung des (potenziellen) Kunden immer nur solche Daten verwendet werden, die entweder für die Entstehung eines neuen Kundenverhältnisses oder zur konkreten Vertragserfüllung notwendig sind. Zudem gilt, dass diese Daten nur so lange gespeichert werden dürfen, bis der entsprechende Auftrag beendet ist. „Alle Notizen, Anschreiben und Dokumente müssen nach der Fertigstellung des Auftrags somit vernichtet werden, wenn der Kunde keine schriftliche Genehmigung zur weiteren Archivierung gegeben hat“, erklärt Christoph Kleine, Datenschutzexperte und Geschäftsführer der Procova UG, der mit Benjamin Richter die IKZ-Webinar-Reihe betreut. „Hiervon ausgenommen sind lediglich solche Unterlagen, für die gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen, z. B. die Kundenrechnung für das Finanzamt. Allerdings müssen selbst diese nach Ende der vorgeschriebenen Aufbewahrungszeit sachgerecht vernichtet werden“, ergänzt Benjamin Richter und rundet damit das Beispiel ab.

Notwendiges Muss: Arbeitsabläufe anpassen
Für die Umsetzung der DSGVO-Anforderungen müssen zahlreiche Arbeitsabläufe in Betrieben angepasst oder neu erstellt werden. Dazu kommen die Einweisung und Belehrung von Beschäftigten, die regelmäßig mit personenbezogenen Daten arbeiten. Betriebe, in denen zehn oder mehr Personen mit diesen Daten zu tun haben, ist ein ausgebildeter Datenschutzbeauftragter (DSB) öffentlich zu benennen. „Diese, sowie zahlreiche weitere Anforderungen und die notwendigen Maßnahmen zum Schutz der Daten, sind aber in vielen Unternehmen nicht oder noch nicht in vollem Umfang erfüllt“, hebt Datenschutzexperte Kleine hervor. Seinen Erfahrungen nach haben hier von Großunternehmen bis insbesondere hin zu Klein- und Einzelunternehmen ihre DSGVO-Hausaufgaben noch nicht gemacht.

Beginn der Datenschutzkontrollen
Für das Jahr 2019 haben die Aufsichtsbehörden bereits umfangreiche Maßnahmen zur Marktüberwachung angekündigt, nachdem diese sich im letzten Jahr personell aufgestellt haben und auch aktuell noch aufstocken. „Soweit wir wissen sind allein in NRW derzeit etwa 80 Stellen von der Landesdatenschutzbehörde ausgeschrieben“, bestätigt auch Chris­toph Kleine. Im besonderen Fokus sollen hier die Personalprozesse sowie der Umgang mit Kundendaten stehen. Vor diesem Hintergrund empfehlen Datenschutzexperten Betrieben, ihre Arbeitsabläufe zu überprüfen und ggf. anzupassen sowie Beschäftigte zu schulen.

Webinare zur Umsetzung der DSGVO-Anforderungen
Der Aufwand für Vor-Ort-Schulungen ist für viele Unternehmen im arbeitsreichen Tagesablauf nur schwer umsetzbar. Vor diesem Hintergrund bieten sich Online-Weiterbildungen an, die eine Teilnahme von zu Hause oder von einem anderen beliebigen Ort aus ermöglichen. Hierzu hat die IKZ-Akademie in Kooperation mit der Procova UG eine speziell auf das SHK-Handwerk ausgerichtete, fünfteilige Webinar-Reihe unter der Überschrift „DSGVO – Datenschutz im Handwerk leicht gemacht“ erstellt. So können sich Unternehmer und Mitarbeiter mittels kurzen Lerneinheiten in abendlichen Live-Webinaren oder im Nachgang per Aufzeichnung fit zum Thema machen.

Start und Anmeldung für IKZ-Webinare
Der Startschuss für die Webinar-Reihe fällt am 30. Januar 2019 um 18:30 Uhr. Die Dozenten Christoph Kleine und Benjamin Richter sind Berater aus der Praxis und haben bereits für viele Betriebe die notwendigen Strukturen zum Thema Datenschutz aufgebaut. Stück für Stück wird gezielt Wissen vermittelt, damit die Teilnehmer die notwendigen Schritte für ihr SHK-Unternehmen umsetzen können (Themen und Termine siehe Infokasten). Das erste Seminar ist kostenfrei (Dauer ca. 45 Min.). Die vier weiteren, individuell wählbaren Webinare können jeweils für 59 Euro gebucht werden (Dauer jeweils rund 60 Min.). Ein weiterer Vorteil: Den Teilnehmern steht nach jeder Veranstaltung eine Aufzeichnung zur Verfügung, die sich beliebig oft aufrufen lässt. Dies ermöglicht auch „Nachzüglern“ eine Aufarbeitung bereits stattgefundener Termine. Abgerundet wird das Gesamtpaket durch Muster­unterlagen (zum Download und Ausdruck), mit denen sich die notwendigen Dokumentationspflichten erfüllen lassen.
Weitere Informationen und die Möglichkeit zur Anmeldung stehen im Internet unter www.ikz.de/akademie zur Verfügung. Die Teilnahme kann mittels PC (Lautsprecher oder Kopfhörer erforderlich), Laptop, Tablet oder Smartphone erfolgen. Fragen an die Dozenten sind während der Veranstaltung möglich.

Bilder: IKZ

www.ikz.de/akademie

IKZ-Webinare „DSGVO – Datenschutz im Handwerk leicht gemacht“ –  Termine und Themen
In fünf Webinaren werden die Anforderungen und notwendigen Maßnahmen zum Datenschutz nach DSGVO praxisorientiert aufgezeigt und mit den Teilnehmern ausführlich besprochen. Detaillierte Informationen zu den Inhalten stehen im Internet unter www.ikz.de/akademie bereit. Dort ist auch eine Anmeldung möglich.