Aus der betrieblichen Beratungspraxis

Mit Schreiben der Rechnung und nachfolgendem Geldeingang ist der Auftrag abgeschlossen. Stimmt die Kalkulation und ist der Kunde zufrieden, ist die Welt in Ordnung. Wer allerdings mit einer geschriebenen Rechnung nachlässig umgeht, der riskiert damit eine Menge Geld.

Max Mustermann versteht die Welt nicht mehr: Die Betriebsprüfung ist so gut wie abgeschlossen, der Prüfer hat nichts gefunden. Beim abschließenden Gespräch erkundigt er sich beiläufig nach der Branchensoftware der Firma Mustermann. Der Firmeninhaber antwortet bereitwillig. Die Frage des Prüfers, ob sich damit auch eine bereits gedruckte Rechnung abgeändert neu ausdrucken ließe, bejaht er. An der Stelle bricht der Prüfer das Gespräch unvermittelt ab und kündigt an, die Buchhaltung zu verwerfen.

Was führte zu der harschen Reaktion des Prüfers?
Private Kfz-Nutzung, verdeckte Gewinnausschüttung, Gewährleistungs- und Pensionsrückstellung, Betriebsfeiern, Werbegeschenke – all das sind bekannte Themen von Betriebsprüfungen. Daneben hat jeder Steuerprüfer auch stets die Einhaltung der GoB, der Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung, im Blick. Danach muss eine Buchführung so beschaffen sein, dass sie einem sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und über die Lage des Unternehmens vermitteln kann. Eine nicht ordnungsmäßige Buchführung kann für das Unternehmen höchst unerfreuliche Konsequenzen haben. Letztlich kann das Finanzamt die Besteuerungsgrundlagen schätzen.
Aufgrund der fortschreitenden Digitalisierung in den Unternehmen reichen der Finanzverwaltung die üblichen GoB seit einiger Zeit nicht mehr aus. Im November 2014 veröffentlichte das Bundesministerium für Finanzen (BMF) die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD). Darin stellt das BMF klar, welche Vorgaben aus Sicht der Finanzverwaltung an EDV-gestützte Systeme zu stellen sind. Die GoBD präzisieren, wie mit geschäftsrelevanten Dokumenten und Daten aus steuerlicher Sicht umzugehen ist. Ältere steuerrechtliche Ergänzungen zu den GoB werden seit dem 1. 1. 2015 durch die GoBD ersetzt.
Paukenschlag oder alter Wein in neuen Schläuchen? Die steuerliche Fachwelt ist sich uneins. Fest steht, bei der Abfassung der GoBD war nicht der Handwerksbetrieb mit 5 Mitarbeitern das Maß der Dinge. Die Grundsätze orientieren sich an größeren Betrieben. Viele Aussagen klingen für Handwerksbetriebe zunächst unverständlich und überdimensioniert. Das darf allerdings nicht zur Annahme verleiten, dass diese Richtlinie für das Handwerk nicht gelten würde oder bloß den Steuerberater beträfe. Der Unternehmer wird ausdrücklich als Verantwortlicher für die Ordnungsmäßigkeit der Buchhaltung genannt.

Welche Regelung der GoBD ist für das SHK-Handwerk besonders bedeutsam?
Von den zahlreichen Regelungen der GoBD erscheint die Unveränderbarkeit von Belegen als besonders relevant. Sie war im letzten Jahr bei mehreren Steuerprüfungen in SHK-Betrieben der Stein des Anstoßes. Unter Punkt 8. Ziffer 110 findet sich dazu sinngemäß folgende Aussage: Es ist zu gewährleisten, dass Daten, die im Unternehmen elektronisch erzeugt wurden, nicht veränderbar sind, bzw. dass Änderungen nachvollziehbar sind.
Dabei geht es um die im Handwerk verwendeten Branchenlösungen. Die damit erstellten Belege (Rechnungen) werden in der Buchführung weiterverarbeitet. Somit müssen diese Programme den Regelungen der GoBD entsprechen. Das heißt, die mit diesen Programmen geschriebenen Rechnungen dürfen nicht veränderbar sein. Allein die Tatsache, dass ein Branchenprogramm es zulässt, eine abgeänderte Rechnung unter derselben Rechnungsnummer erneut auszudrucken, kann, wie oben dargestellt, zu massiven Problemen führen.

Wie reagieren die Softwarehäuser auf diesen Sachverhalt?
Die Softwarehäuser bauen die Programme entsprechend um. Ist wegen interner Kontrollen ein erneuter Rechnungsausdruck wahrscheinlich, sollte der Erstausdruck in einem „Entwurfs-Modus“ erfolgen. Moniert der Kunde eine bereits geschriebene Rechnung und wird dem stattgegeben, muss die alte Rechnung storniert und zurückgefordert werden. Die korrigierte Rechnung wird mit neuer Rechnungsnummer ausgedruckt. Hier sind klare Verfahrensdokumentationen empfehlenswert. Wer hier nicht korrekt agiert, riskiert bei der nächsten Betriebsprüfung Kopf und Kragen.
Kurzer Exkurs zu den Rechnungsnummern: Auch hier haken Prüfer gerne ein. Zwar wurde die Forderung nach Lückenlosigkeit fallengelassen, soweit sichergestellt ist, dass jede Rechnungsnummer nur einmal vergeben wird. Dennoch schauen die Prüfer hin: Tauchen in einem Unternehmen, das die Rech­nungsnummern in Einserschritten hochzählt, Lücken auf, wird der Prüfer nachfragen. Können die Lücken, nicht be­gründet werden, ist Ärger vorprogrammiert.

Die GoBD enthalten noch eine Reihe weitere wichtige Punkte, z. B.:

• Werden Daten und Dokumente elektronisch erhalten oder im Unternehmen erstellt, dann müssen diese auch elektronisch aufbewahrt werden.
• E-Mails, die einen Geschäftsbezug haben, müssen aufbewahrt werden. Das gilt nicht für E-Mails, die nur zum Transport einer Rechnung („Briefumschlag“) dienen.
• Dokumente dürfen nur dann in ein anderes Format konvertiert werden, wenn die maschinelle Auswertbarkeit nicht reduziert wird.
• Gescannte Papierbelege (Rechnungen), die nicht nach etwaigen Spezialvorschriften ausdrücklich im Original aufzubewahren sind, können nach dem Scannen vernichtet werden. Werden Papierbelege nach dem Scannen weiterverwendet und mit handschriftlichen Buchungsvermerken versehen, müssen diese Dokumente später erneut gescannt und zusammen mit dem ers­ten Scan abgelegt werden.
• Gescannte Dokumente müssen nicht mit einer elektronischen Signatur versehen sein.
• Grundsätzlich sind Geschäftsvorfälle innerhalb von 10 Tagen zu erfassen. Diese Bestimmung wird kontrovers diskutiert. Häufig wird die Meinung vertreten, dass diese Anforderung bereits durch eine geordnete und sichere Belegablage erfüllt wird. Ist diese Belegsicherung und -ablage ordnungsgemäß, kann auch zu einem späteren Zeitpunkt gebucht werden.

Wie ging’s mit Herrn Mustermann weiter?
Er machte die Erfahrung, dass man nicht nur auf hoher See und vor Gericht in Gottes Hand ist. Man ist es auch bei jeder Steuerprüfung. Nach einer Reihe von in Schweiß gebadeten Nächten und der Konfrontation mit horrenden Nachforderungen, konnte durch den Einsatz von Steuerberater und Fachverband eine Lösung gefunden werden. Es hat Geld gekos­tet, das Unternehmen kann aber weiterbestehen.
Deshalb der Ratschlag an dieser Stelle: Ersparen Sie sich diese Erfahrung. Sorgen Sie in Ihrem Unternehmen für einen korrekten Umgang mit Rechnungen. Klären Sie mit Ihrem Steuerberater, welche weiteren Folgen sich aus dem Umgang mit der neuen Verwaltungsanweisung für Ihr Unternehmen konkret ergeben.

Autor: Alfred Jansenberger