Besuch vom Finanzamt

So reagieren Sie richtig gegenüber Betriebsprüfern

Dr. Siegfried Santura

Der Fiskus rüstet seit Jahren auf. Die Zahl der bundesweit eingesetzten Betriebsprüfer stieg vom Jahr 1995 bis heute um über 5000 Mann. Die Wahrscheinlichkeit, geprüft zu werden, wächst mit der Größe des Betriebes. Die Finanzverwaltungen gehen davon aus, dass in einem größeren Betrieb mehr zu holen ist als in einem kleinen. Der Betriebsprüfung unterliegende Unternehmen teilt der Fiskus in drei Größenklassen ein, und zwar in Groß-, Mittel- und Kleinbetriebe.

Überraschungsbesuche von Betriebsprüfern müssen nicht einfach hingenommen werden. Normalerweise kündigt das Finanzamt den Prüfungstermin schriftlich zwei Wochen vorher an. Bevor man sich mit dem Betriebsprüfer auf eine Termindiskussion einlässt, sollte man erst einmal mit dem Steuerberater sprechen, der auch während der Prüfung dabei sein sollte, zumindest aber bei den Zwischenbesprechungen und vor allem beim Schlussgespräch. Argumente für eine Terminverschiebung sind:

Krankheit des Betriebsinhabers,
Krankheit des Steuerberaters,
Urlaub,
Umbau,
Saisonbetrieb,
Inventur.

Der Prüfungsordnung, die man vorab zugesandt bekommt, kann man entnehmen, welche Steuerarten und welche Steuerjahre geprüft werden. Meist sind die letzten drei Wirtschaftsjahre seit der letzten Steuererklärung gefragt.

Steuerberater vorab sprechen

Die Prüfunterlagen sollten gut vorbereitet sein. Besprechen Sie mit Ihrem Steuerberater Schwachstellen und strittige Fälle und vereinbaren Sie mit ihm die Vorgehensweise, wenn der Prüfer diese Punkte aufgreifen sollte. Besonders kritisch wird der Betriebsprüfer Verträge zwischen nahen Angehörigen unter die Lupe nehmen. Besonders häufige Ursachen für unliebsame Mehrergebnisse ist die Nichtbeachtung steuerlicher Formvorschriften bei:

Geschenken an Geschäftsfreunde,
Bewirtungsaufwendungen,
Privatbelegen,
Reisekosten,
Spesen.

Bei leichtfertigen Steuerordnungswidrigkeiten können Sie sich noch etwas mehr Zeit lassen. Sie können unrichtige oder unvollständige Angaben berichtigen oder unterlassene Angaben nachholen, so lange Ihnen nicht die Einleitung eines Straf- oder Bußgeldverfahrens bekannt gegeben worden ist.

Ein Trumpf in der Hinterhand

Und noch etwas: Legen Sie sich einen Ordner an, in dem Unterlagen über bisher nicht geltend gemachte Betriebsausgaben gesammelt und sorgfältig aufbewahrt werden. Halten Sie diese Papiere am besten bis gegen Ende der Betriebsprüfung zurück, damit Sie den Betriebsprüfer nicht zu noch eifrigerem Aufspüren von Mehrergebnissen anspornen.

Durchleuchten Sie sämtliche Jahresabschlüsse seit der letzten Betriebsprüfung. Vergleichen Sie Ihren Jahresabschluss mit dem der Vorjahre und nach Möglichkeit mit Branchen-Durchschnittswerten. Stellen Sie dabei erhebliche Abweichungen fest, sollten Sie zusätzliches Beweismaterial sammeln, um die Unterschiede gegenüber dem Betriebsprüfer begründen zu können.

Der Finanzbeamte ist kein Feind

Vergessen Sie bei allem eines nicht: Der Mann vom Finanzamt ist nicht Ihr Feind, sondern auch nur ein Mensch. Behandeln Sie ihn entsprechend. Wer klug taktiert und dabei freundlich ist, sich nicht mit dem Prüfer anlegt und unkorrektes Verhalten zurückweist, wird am Ende ein zufrieden stellendes Ergebnis erzielen.

Der wichtigste Vorgang ist die Schlussbesprechung. Ohne zu einem formalen Rechtsbehelf greifen zu müssen, können Sie hier im direkten Gespräch sehr viel erreichen. Mit Fingerspitzengefühl hat dabei schon so mancher Unternehmer mehr herausgeholt, als später nach Erhalt des Prüfungsberichts mit Beschwerden, Einsprüchen oder gar einer Klage.

Wenn die Steuerfahndung kommt

Vierzehn wichtige Punkte

Wird die Steuerfahndung erwartet oder liegt das Erscheinen der Steuerfahndung "in der Luft": Möglichkeit und Zweckmäßigkeit der Selbstanzeige prüfen, die strafmindernd wirkt.
Sobald die Steuerfahndung tätig wird, beginnt in der Sache das Strafverfahren, sei es förmlich eingeleitet oder nicht. Jeder Schritt steht ab sofort unter einem Doppelaspekt: Die Steuerfahndung ermittelt im Strafverfahren und im Steuerermittlungsverfahren.
Vor dem Erscheinen, nach dem Erscheinen: Die Steuerfahndung ist besser und weiß mehr, als der Betroffene glaubt. Vorsicht vor Unterschätzung.
Die Steuerfahndung beginnt häufig mit einer Hausdurchsuchung; gleichzeitig im Betrieb, am Arbeitsplatz, in der Privatwohnung und im Wochenendhaus. Steuerfahnder sind geübte Durchsucher. Gegenstände, auf die sich das Augenmerk der Fahnder richtet: Briefe, Notizzettel, Notizbücher, Kalender, Schmierzettel, Bankmitteilungen, Kontoauszüge, Schlüssel (Safe), Verträge. Die Hausdurchsuchung muss "durchgestanden" werden. Rechtsbehelfe haben meist wenig Sinn.
Beschlagnahme: Die Steuerfahndung hat das Recht, alle Papiere zu durchsuchen. Die Unterlagen, die sie mitnehmen will, kann sie beschlagnahmen. Der Betroffene muss darauf bestehen, dass die Steuerfahndung gegenständlich genau aufzeichnet, was sie mitnimmt. Eine Ausfertigung dieser "Inventur" muss dem Betroffenen auf Verlangen ausgehändigt werden.
Nach dem Erscheinen sofort den Steuerberater verständigen. Der Steuerbürger darf telefonieren, was hin und wieder von den Durchsuchenden bestritten wird.
Ohne Beistand eines Beraters oder Verteidigers sind Aussagen unmittelbar anlässlich der Durchsuchung, von den Fahndern häufig angestrebt, nicht ratsam.
Überhaupt gilt während des gesamten Verfahrens: Keine Einlassung, keine Auskünfte ohne Beratung.
Vorsicht vor Kurzschlussreaktionen. Reisen ins Ausland, Leerräumen von Konten usw. können Haftgründe darstellen.
Falls die Fahndung bei Kunden, Lieferanten, Arbeitnehmern, Arbeitgebern etc. ermittelt wird oder will, sollte der Betroffene vorher mit ihnen Kontakt aufnehmen. Das unvorbereitete Erscheinen der Steuerfahndung bei den besten Kunden kann für einen Unternehmer verheerend sein. Zeugenbeeinflussung darf nicht stattfinden.
Die Fahndung kann sich bei ihren Ermittlungen an die Banken wenden. Ein Bankgeheimnis besteht gegenüber der Fahndung nicht. Der Betroffene sollte seine Hausbank rechtzeitig informieren, falls mit Fahndungsermittlungen zu rechnen ist, um die Rufschädigung gering zu halten.
Bei Aussagen der Fahndung über die Straffolgen einer Hinterziehung, wie z.B. "Sagen Sie alles, dann ist auch die Strafe gering" ist große Vorsicht geboten. Die Fahndung entscheidet nicht über die strafrechtlichen Folgen.
Das gleiche gilt, wenn sich die Fahndung zu Steuererlass-, Steuerstundungs- oder Vollstreckungsmaßnahmen äußert. Hier ist nicht die Fahndung, sondern das Finanzamt zuständig.
Folgt der Steuerfahndung unmittelbar ein Arrest zur Sicherung der Steuerschuld, so sollte mit der Vollstreckungsstelle ein Arrangement getroffen werden. Die Höhe der Steuerschuld, die der Betreffende sichert, präjudiziert nicht die endgültige festgesetzte Schuld. Ein Anerkenntnis liegt nicht vor. Der Streit an zwei Fronten - Steuerfahndung und Vollstreckungsstelle - muss vermieden werden.

Die Prüfunterlagen gut vorbereiten

Klären Sie mit dem Steuerberater in einem Vorgespräch die Punkte, in denen ein Nachgeben in Betracht kommt. Hüten Sie sich davor, ohne Abstimmung mit dem Steuerberater eine verbindliche Erklärung abzugeben. Deren Pferdefuß erkennen Sie dann meist zu spät.

Die Prüfung endet mit der Vorlage eines schriftlichen Prüfungsberichtes. Sollten sich die Teilnehmer an der Schlussbesprechung über strittige Punkte nicht geeinigt haben, bestehen Sie am besten im Hinblick auf ein anschließendes Rechtsbehelfsverfahren darauf, dass der Prüfer den Sachverhalt und seine Rechtsauffassung dazu besonders ausführlich darstellt. Den zugesandten Bericht sprechen Sie anschließend mit dem Steuerberater durch.

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